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公司行政文件制作与存储规范

一、适用范围与应用场景

本规范适用于公司内部各类行政文件的标准化制作、审核、存储及管理，涵盖通知、报告、制度、会议纪要、函件、申请等常用行政文书类型。具体应用场景包括但不限于：

公司层面重要决策的传达与部署（如年度工作计划、管理制度发布）；

部门间工作沟通与协调（如跨部门协作函、资源申请）；

日常行政管理事项的记录与存档（如会议记录、费用报销单）；

对公事务往来（如合作邀请函、公函回复）。

通过规范文件制作与存储流程，保证行政文件的严肃性、可追溯性及安全性，提升公司内部管理效率。

二、行政文件制作流程指引

（一）文件立项与需求明确

确定文件类型与目的：根据具体需求明确文件类型（如“通知”“报告”“制度”），清晰阐述文件目的（如“传达会议精神”“规范流程”）。

收集基础信息：涉及具体事项的文件，需提前收集相关数据、背景资料及政策依据，保证内容真实、准确。例如制定《费用管理制度》需参考公司财务现状、行业惯例及过往执行问题。

（二）文件内容撰写与格式规范

标题规范：标题应简明扼要，概括文件核心内容，格式为“发文单位+事由+文种”（如“行政部关于规范办公用品申领流程的通知”）。若为紧急文件，需在标题后标注“（紧急）”。

结构：

开头：说明发文依据、目的或背景（如“为提升办公效率，降低行政成本，根据会议精神，特制定本流程”）；

主体：分条列项阐述具体事项，逻辑清晰、语言简洁，避免歧义（如使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等层级序号）；

结尾：明确执行要求、生效日期或联系方式（如“本通知自发布之日起执行，执行中如有疑问，请联系行政部*，电话：-X”）。

附件说明：如有支撑材料（如表格、图表、旧文件），需在末尾注明“附件：1.《申请表》”，并保证附件内容与一致。

落款规范：包括发文单位全称（如“公司行政部”）及成文日期（格式为“YYYY年MM月DD日”），加盖公司公章或部门章（制度类文件需加盖公司公章）。

（三）审核与审批流程

部门内部审核：文件初稿完成后，由拟稿人所在部门负责人审核，重点核对内容准确性、部门职责衔接及可行性，审核通过后签字确认。

跨部门会签（如需）：涉及多部门职责的文件（如《绩效考核管理制度》），需发送至相关部门会签，收集修改意见并完善内容。

最终审批：根据文件重要性确定审批层级：

一般行政文件（如部门通知、会议纪要）：部门负责人审批；

涉及公司整体管理的制度、重要报告：分管领导审批；

重大事项文件（如年度工作计划、战略调整方案）：总经理审批。

审批人需对文件内容负最终责任，审批通过后方可印发或发布。

（四）定稿与印发/发布

格式终校：审批通过后，由拟稿人对文件格式（字体、字号、行距、页码等）进行统一校对，保证符合公司视觉识别系统规范（如标题二号黑体、三号仿宋GB2312、行距28磅）。

印发/发布：

纸质文件：使用公司统一公文用纸（A4纸），双面打印，按审批层级分发至相关部门及人员，并做好签收记录；

电子文件：通过公司OA系统、内部邮件或指定共享平台发布，命名规则为“部门-文件类型-年份-序号”（如“行政部-通知-2024-001”），避免使用“最新”“最终”等模糊名称。

三、行政文件存储管理规范

（一）存储方式分类

电子存储：所有行政文件需同步保存电子版，存储介质包括公司服务器、OA系统、加密云盘等，严禁存储于个人电脑或私人云盘。

纸质存储：需长期保存或具有法律效力的文件（如合同、制度、审计报告），需打印纸质版并归档，电子版与纸质版内容需完全一致。

（二）电子文件存储细则

文件夹结构：按“年份-月份-文件类型”三级目录分类存储，示例：

公司行政文件/2024年/01月/通知类

/02月/报告类

/制度类/（长期有效）

文件命名规则：统一为“发文日期+文件标题+文种+版本号”，示例：办公用品申领流程-通知-V1.0”。

备份要求：

服务器文件：每周自动全量备份，每月异地备份；

个人终端文件：每日下班前至公司指定存储平台，避免因设备故障导致数据丢失。

（三）纸质文件存储细则

装订要求：使用公司统一档案盒，文件左侧装订，多页文件需加装封面（含文件名称、编号、日期、责任人）和封底，避免散乱。

标签管理：档案盒正面需粘贴标签，标注“年份+月份+文件类型+数量”，示例：“2024年1月通知类5份”。

存放环境：文件柜需放置在干燥、通风、防火、防潮区域，远离阳光直射和易燃物品，密级文件需存带锁保密柜。

（四）文件查阅与权限管理

权限分级：

公开文件：公司内部员工可通过OA系统自行查阅；

部门内部文件：仅限相关部门员工及授权人员查阅；

密级文件（如未公开制度、财务数据）：需经部门负责人及分管领导审批后方可查阅，查阅需登记《文件查阅记录表》（含查阅人、时间、用途、签字）。

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