行政管理标准化流程工具.docVIP

日常行政管理标准化流程工具

一、适用工作场景

本工具适用于企业日常行政管理中的高频场景，包括但不限于：部门例会与专项会议组织、办公用品申领与发放、内部文件流转与归档、外部访客接待与登记、固定资产申购与盘点等。通过标准化流程设计，可提升行政工作效率，保证管理规范统一，减少操作随意性，适用于行政专员、部门负责人及相关岗位人员。

二、标准化操作流程

（一）会议管理流程

会议发起与申请

需求人明确会议主题、时间（建议提前1-3个工作日）、地点（线上/线下）、参会人员范围及核心议程，填写《会议申请表》（见表1），提交至部门负责人审批。

若涉及跨部门会议，需提前与相关部门沟通协调，保证参会时间可行。

会议审批与通知

部门负责人审核会议必要性及资源需求（如会议室、设备等），审批通过后报行政部备案。

行政部根据申请内容协调会议室（若需），需求人提前1个工作日通过邮件或企业通讯工具发送会议通知，明确时间、地点、议程及需提前准备的资料。

会议准备与召开

会前30分钟，行政或需求人检查会议室设备（投影仪、麦克风、视频会议软件等），摆放会议材料、茶水等。

会议开始时，主持人引导按议程进行，控制会议时长，指定专人记录会议要点（形成《会议纪要草稿》）。

会议纪要与归档

会议结束后2个工作日内，记录人整理《会议纪要》（见表2），经主持人审核确认后，分发给参会人员及相关部门。

行政部将会议申请表、会议通知、会议纪要等资料整理归档，保存期限不少于1年。

（二）办公用品申领流程

需求提出与统计

各部门每月25日前汇总下月办公用品需求（笔、纸、文件夹等常用耗材），填写《办公用品申领表》（见表3），部门负责人签字确认后提交行政部。

临时急需用品需填写《临时用品申领单》，说明紧急原因，经部门负责人审批后提交行政部。

采购与入库

行政部根据申领表核对库存，制定采购计划，按采购流程（比价、审批、下单）执行采购。

物品到货后，行政部验收数量、质量，填写《物品入库登记表》（见表4），更新库存台账。

发放与登记

部门人员凭审批后的《办公用品申领表》至行政部领取，当面核对物品名称、数量。

行政部发放时在申领表上签字确认，同步更新库存台账，保证账实相符。

（三）访客接待流程

访客预约与信息登记

接待人提前与访客确认到访时间、事由、人数及身份信息（姓名、单位、联系方式），填写《访客预约登记表》（见表5）。

若访客为外部单位重要人员，需提前向行政部报备，安排接待方案（如引导人员、会议室、茶水等）。

接待与引导

访客到访时，前台人员核对预约信息，引导至指定区域，通知接待人。

接待人主动上前接待，引导至会议室，提供茶水或所需物料，全程保持礼貌。

送别与记录

会谈结束后，接待人送访客至公司门口或前台，若需送离办公区域，需陪同至电梯口。

前台人员填写《访客接待记录表》（见表6），记录到访时间、离开时间、接待事由及陪同人员，资料保存期限不少于6个月。

（四）文件归档流程

文件分类与整理

各部门对日常工作中形成的文件（通知、报告、合同等）进行分类，按“年度-部门-文件类型”编号（如2024-行政部-会议纪要-001）。

移交归档的文件需为最终版本，内容完整、字迹清晰，电子文件需备份至指定服务器。

归档与登记

每月最后5个工作日，各部门将整理好的文件移交至行政部，填写《文件归档交接单》（见表7），双方签字确认。

行政部按编号顺序存放文件至档案柜，电子文件录入档案管理系统，标注检索关键词。

借阅与销毁

员工借阅归档文件需填写《文件借阅申请表》（见表8），经部门负责人审批后，至行政部办理借阅手续，借阅期限不超过3个工作日。

超过保存期限的文件（如3年前的临时通知），需经行政负责人审批后，填写《文件销毁清单》（见表9），由2人共同监督销毁，保证信息不外泄。

三、配套表单模板

表1：会议申请表

申请部门

申请日期

会议主题

会议时间

会议地点

参会人员

会议议程（简述）

所需资源（设备/物料）

部门负责人签字

行政部备案意见

日期：

表2：会议纪要

会议名称

会议时间

会议地点

主持人

记录人

参会人员

会议议程及要点

决议事项

待办事项（责任人、截止时间）

主持人审核签字

日期：

表3：办公用品申领表

申领部门

申领日期

申领人

物品名称

规格型号

申领数量

用途说明

部门负责人签字

审批意见（行政部）

日期：

表4：物品入库登记表

入库日期

物品名称

规格型号

数量

供应商

验收人

表5：访客预约登记表

预约日期

预约时间

访客姓名

单位

联系方式

到访事由

接待人

陪同人员

预约人

行政部确认

日期：

表6：访客接待记录表

接待日期

访客姓名

到访时间

离开时间

接待事由

陪同人员

表7：文件归档交接单

移交部门

移交日期

移交人

接收人

文件清单（编号、名称、份数）

移交部门负责人签字

接收部门确认