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企业采购管理标准化流程供应商筛选实用版

一、适用场景：明确供应商筛选的应用边界

本标准化流程适用于各类企业（含生产型、服务型、贸易型企业）在采购活动中对新供应商的准入筛选及现有供应商的定期复评，具体场景包括：

企业首次采购某类产品/服务，需建立合格供应商资源库；

现有供应商合作期满或绩效不达标，需重新筛选替代供应商；

采购品类扩大或技术标准更新，需补充符合新要求的供应商；

企业为优化供应链结构，引入竞争机制，对多品类供应商进行集中筛选。

二、标准化操作流程：六步完成供应商全周期筛选

（一）第一步：需求梳理与采购标准明确——筛选的“基础前提”

操作目标：清晰定义采购需求，为供应商筛选提供量化依据。

具体步骤：

需求拆解：由采购部门牵头，联合使用部门（如生产部、运营部）、技术部门，明确采购品类的名称、规格型号、质量标准（如ISO、国标、行标）、数量（年度/季度预估）、交付周期（如“下单后7个工作日内交付”）、预算单价（含税/不含税）及服务要求（如售后响应时间、质保期限）。

标准分级：将采购需求分为“核心项”与“次要项”——核心项为不可妥协的底线（如食品供应商需具备《食品生产许可证》），次要项为可协商的优化项（如交付周期可缩短1-2天）。

输出文档：形成《采购需求说明书》（模板见附件1），经采购经理、使用部门负责人、技术负责人*联合审批后，作为后续筛选的基准。

（二）第二步：供应商寻源与信息收集——扩大“候选池”

操作目标：通过多渠道收集潜在供应商信息，保证候选资源充足。

具体步骤：

渠道选择：

公开渠道：行业展会（如中国工业博览会）、采购网、企业官网“供应商招募”栏目；

定向渠道：行业协会推荐（如中国物流与采购联合会）、现有优质供应商转介绍（需签署《保密协议》避免信息泄露）、第三方供应商数据库（如邓白氏、企查查）；

主动挖掘：通过行业报告、竞品分析，锁定领域内头部企业。

信息收集：向潜在供应商发放《供应商信息征集表》（模板见附件2），收集基本信息包括：公司名称、统一社会信用代码、注册资金、成立时间、主营业务、核心产品/服务、产能规模、主要客户案例、联系人及职务（仅限姓名，如“张经理”）。

初步筛选：采购专员*根据《采购需求说明书》中的“核心项”，剔除明显不符合要求的供应商（如注册资金低于100万元、无相关行业资质），形成《候选供应商名单》（初始数量建议为5-10家）。

（三）第三步：资格预审——过滤“不合规者”

操作目标：验证候选供应商的合法性与基本履约能力，排除高风险对象。

具体步骤：

资料提交：要求候选供应商在3个工作日内提交以下资料（复印件加盖公章）：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一营业执照）；

行业资质证书（如医疗器械供应商需《医疗器械经营许可证》）；

财务报表（近2年资产负债表、利润表，若为新成立企业提供银行资信证明）；

质量体系认证（如ISO9001、IATF16949）；

社保缴纳证明（近6个月，验证员工稳定性）。

交叉验证：采购专员*通过“国家企业信用信息公示系统”查询企业信用记录（有无经营异常、严重违法失信），通过第三方平台核实资质证书真伪。

结果判定：满足以下条件的供应商通过资格预审：

资证齐全且在有效期内；

注册资金不低于采购项目预算的2倍（或行业惯例标准）；

无失信记录、无重大诉讼（败诉金额超100万元）；

财务状况健康（资产负债率≤70%、无连续2年亏损）。

输出结果：形成《供应商资格预审报告》（模板见附件3），通过预审的供应商进入下一环节（数量建议为3-5家）。

（四）第四步：现场考察/资料复核——验证“真实力”

操作目标：通过实地考察或深度资料审核，评估供应商的生产/服务能力、质量管控水平及风险点。

操作方式：根据采购品类选择考察方式——

生产型企业：必须现场考察，重点关注生产车间环境、设备先进性（如自动化率）、产能利用率（≥80%为佳）、原材料溯源体系、成品检验流程（如是否有专职质检团队、检测设备台账）；

服务型企业：可结合资料复核，重点审核服务方案（如SOP流程）、服务团队资质（如项目经理需具备5年以上行业经验）、客户满意度证明（近1年无重大投诉案例）；

贸易型企业：重点核查上游合作协议（保证供货稳定性）、仓储物流能力（自有仓库或合作物流方资质）。

具体步骤：

制定考察计划：由采购经理带队，技术负责人、质量负责人、法务专员组成考察小组，提前3个工作日向供应商发送《考察通知书》，明确考察时间、内容及需配合人员（如生产主管、质量经理）。

现场考察实施：按照《供应商现场考察评分表》（模板见附件4）逐项评分，重点关注“一票否决项”（如生产现场存在重大安全隐患、使用假冒伪劣原材料）。

考察报告输出：考察结束后2个工作日内，形成《供应商现场考察报告》，明确考察结论（“推荐”“有条件推荐”“不