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行业通用采购申请及审批标准化流程

一、适用范围与业务场景

本标准化流程适用于各类企业、事业单位及社会组织内部常规采购活动的申请与审批管理，涵盖办公设备、生产物料、服务外包（如咨询、维修）、低值易耗品等非紧急采购需求。特别适用于需规范采购行为、控制采购成本、保证流程合规的场景，例如：

部门因新增业务需要采购原材料或设备；

办公区域需补充文具、耗材等日常用品；

项目实施需外包第三方技术服务或租赁场地；

更换老化固定资产（如电脑、打印机等）。

二、标准化操作流程详解

步骤1：采购需求发起

操作主体：需求部门申请人（如部门专员、项目负责人）

操作说明：

申请人根据业务需求，填写《采购申请表》（见模板），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、交付时间等核心信息；

附件准备：根据采购类型补充必要材料，例如：

物料采购：提供技术参数要求、历史采购记录（若有）、质量标准说明；

服务采购：提供服务范围描述、验收标准、合作期限建议；

大额采购（单笔超5万元）：需附至少2家供应商的报价单或比价记录。

确认预算：通过财务系统或预算表核对本次采购是否在部门年度预算额度内，超预算需提前提交预算调整申请。

输出成果：《采购申请表》（含附件）

步骤2：部门负责人初审

操作主体：需求部门负责人（如部门经理、项目负责人）

操作说明：

接收申请人提交的《采购申请表》及附件，重点审核：

采购需求的合理性：是否符合部门业务目标，是否存在重复采购或可替代方案；

预算匹配性：是否在部门预算范围内，超预算部分是否说明调整理由；

附件完整性：技术参数、报价单等材料是否齐全、清晰。

审核通过：在《采购申请表》“部门负责人意见”栏签字确认，并转交至采购部门；

审核不通过：注明退回原因（如“需求不明确”“预算不足”等），反馈给申请人修改，修改后重新提交。

时限要求：1个工作日内完成审核。

步骤3：采购部门复核

操作主体：采购部门专员/负责人

操作说明：

接收部门负责人转来的申请表，重点审核：

采购必要性：是否可通过内部调配、租赁等方式满足，避免闲置浪费；

采购方式合规性：根据金额及品类确定采购方式（如公开招标、询价、单一来源采购等），是否符合公司《采购管理办法》；

供应商资质：若附件中含报价单，需初步审核供应商营业执照、相关行业资质（如ISO认证、经营许可证等）是否有效；

历史价格对比：查询历史采购数据库，对比预估单价是否合理，异常波动需申请人说明。

复核通过：在“采购部门意见”栏签字，并按采购流程推进后续供应商筛选、谈判等工作；

复核不通过：注明问题（如“供应商资质不全”“采购方式不当”等），退回需求部门补充材料或调整方案。

时限要求：2个工作日内完成复核（复杂采购可延长至3个工作日）。

步骤4：财务部门预算及资金审核

操作主体：财务部门专员/负责人

操作说明：

接收采购部门复核通过的申请表，重点审核：

预算科目准确性：是否对应正确的预算项目（如“办公费”“原材料采购”等）；

资金来源：是否为预算内资金，专项资金是否专款专用；

付款方式：是否符合公司财务制度（如预付款比例、票据类型要求等）。

审核通过：在“财务部门意见”栏签字确认，明确资金安排；

审核不通过：注明原因（如“预算科目错误”“资金不足”等），反馈至采购部门或需求部门调整。

时限要求：1个工作日内完成审核。

步骤5：分级审批决策

操作主体：分管领导/总经理/决策委员会

操作说明：

根据采购金额及重要性分级审批（以下为示例，企业可自行调整标准）：

小额采购（单笔5万元以下）：由分管领导审批，在“审批意见”栏签字；

中额采购（单笔5万-20万元）：由分管领导审核后，报总经理审批；

大额采购（单笔20万元以上）：需经总经理办公会或决策委员会集体审议，形成会议纪要作为审批依据。

审批要点：

采购事项是否符合公司战略发展目标；

投入产出比是否合理，能否带来预期效益；

风险评估：供应商履约能力、市场价格波动等风险是否可控。

时限要求：小额采购1个工作日，中额采购2个工作日，大额采购3个工作日（集体审议时间除外）。

步骤6：采购执行与合同签订

操作主体：采购部门

操作说明：

审批通过后，采购部门根据采购方式实施采购：

询价采购：向3家及以上合格供应商发出询价单，综合价格、质量、交期等因素确定供应商；

招标采购：按《招标投标法》及公司规定组织招标，公示中标结果；

单一来源采购：需提供唯一性说明（如专利、专有技术），经审批后直接采购。

与供应商签订采购合同，明确标的物、数量、价格、质量标准、交付时间、验收方式、违约责任等条款；

将合同复印件抄送财务部门、需求部门备案。

时限要求：审批完成后5个工作日内完成供应商确定及合同签订（大宗或复杂采购可适当延长）。

步骤7：交付验收与付款

操作主体：需求部门、采购部门、财