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企业内部数据共享标准流程

一、概述

企业内部数据共享是提升运营效率、促进跨部门协作的关键环节。为规范数据共享行为，确保数据安全、合规使用，特制定本标准流程。本流程旨在明确数据共享的申请、审批、执行、监控及归档等环节，通过系统化管理降低数据泄露风险，优化数据利用效率。

二、数据共享标准流程

（一）数据共享申请

1.申请主体：需进行数据共享的业务部门或个人，需填写《数据共享申请表》。

2.申请内容：明确需共享的数据类型（如客户信息、财务数据、运营报表等）、共享目的、共享范围（具体部门或人员）、共享期限。

3.申请条件：

(1)申请者需说明数据共享的必要性及业务价值；

(2)涉及敏感数据（如个人身份信息）需额外注明合规性保障措施。

（二）数据共享审批

1.审批层级：

(1)普通数据共享：由部门负责人审批；

(2)敏感数据共享：需提交至数据安全委员会，由主管领导审批。

2.审批依据：

(1)数据共享申请表；

(2)相关业务需求说明；

(3)数据安全风险评估报告（如适用）。

3.审批时限：常规数据共享审批需在2个工作日内完成，敏感数据需3个工作日。

（三）数据共享执行

1.数据脱敏处理：

(1)对外共享前，需对敏感字段（如身份证号、手机号）进行脱敏处理；

(2)示例：手机号显示为“1381234”。

2.共享渠道：

(1)通过企业内部数据平台（如ODM、ERP系统）进行传输；

(2)纸质文件需通过加密邮件或专人递送。

3.访问权限控制：

(1)设定最小权限原则，仅授权必要人员访问；

(2)记录所有访问日志，保存期限不少于6个月。

（四）数据共享监控与审计

1.定期检查：

(1)数据安全部门每月抽查数据共享记录；

(2)发现异常访问需立即暂停共享权限。

2.审计要求：

(1)每季度由内审团队对数据共享流程合规性进行评估；

(2)保留所有审批及操作记录，以备追溯。

（五）数据共享终止与归档

1.终止条件：

(1)共享期限届满；

(2)业务需求变更或取消；

(3)审批部门要求终止。

2.归档要求：

(1)已共享数据需按类别整理，删除临时访问权限；

(2)敏感数据需按规定销毁或封存，存档需符合《数据存储规范》。

三、附则

1.本流程适用于所有部门及员工，需严格遵守。

2.如遇流程未覆盖的特殊场景，需提交至数据安全委员会临时处理。

3.本流程每年修订一次，确保与业务发展及数据安全要求同步更新。

一、概述

（一）目的与意义

企业内部数据共享标准流程的建立，旨在为企业内部各业务单元、部门及员工之间提供一套规范、高效、安全的协作机制。通过明确的数据共享规则，可以实现以下核心价值：

1.提升决策效率：确保相关部门能够及时获取所需数据，支持业务分析和战略制定；

2.减少重复劳动：避免因数据分散管理导致的重复采集与整理工作；

3.优化资源配置：通过集中化数据管理，降低数据冗余，提升存储与计算资源利用率；

4.强化数据安全：通过权限控制、审计追踪等机制，防止数据滥用或泄露。

（二）适用范围

本流程适用于企业内部所有涉及数据创建、处理、存储及共享的行为，覆盖部门包括但不限于：

1.业务运营部（销售、市场、客服等）；

2.技术研发部（产品、研发、测试等）；

3.财务管理部（会计、审计、预算等）；

4.人力资源部（招聘、培训、绩效等）；

5.数据管理部门及信息中心。

（三）核心原则

1.最小必要原则：仅共享完成特定任务所必需的数据，避免过度共享；

2.目的明确原则：每次数据共享均需有清晰、合法的业务目的；

3.安全可控原则：全程监控数据流向，确保数据在传输、使用过程中不被未授权访问；

4.责任明确原则：明确数据提供方、使用方及监管方的责任，确保可追溯性。

二、数据共享标准流程

（一）数据共享申请

1.申请表填写规范

（1）基本信息：

-申请部门；

-申请日期；

-联系人及联系方式；

-业务背景简述（说明为何需要共享数据）。

（2）数据描述：

-数据类型（如客户交易记录、产品库存、项目进度等）；

-数据来源系统（如CRM系统、ERP系统、项目管理工具等）；

-数据范围（具体字段、时间跨度、数据量级）。

示例：申请共享“2023年Q1销售数据”，包含客户ID、订单金额、支付方式字段，数据量约5GB。

（3）共享目的：

-详细说明数据共享的业务目标（如“用于分析客户购买行为，优化营销策略”）；

-预期成果及衡量标准。

（4）共享对象：

-明确接收数据的部门或个人；

-每个接收者的具体角色及所需数据权限级别。

（5）共享期限：

-设定明确的数据共享结束日期或使用期限；

-如需长期共享，需额外说明理由及续期流程。

2.申请表提交渠道

-通过企业