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企业采购流程规范及合同范本

一、概述：适用范围与核心目标

本规范适用于企业各类采购业务，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购（如咨询、运维等）及办公用品采购等。核心目标是通过标准化流程保证采购合规、高效、透明，降低采购成本，控制运营风险，保障企业资源合理配置，同时维护与供应商的长期稳定合作关系。

二、企业采购全流程操作指引

（一）采购需求提报与初审

需求发起

各部门根据业务需求填写《采购需求申请表》（见配套表单1），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望交付时间及特殊要求（如质量认证、环保标准等）。

需求部门负责人对需求的必要性及合理性进行审核，签字确认后提交至采购部。

采购部初审

采购部收到需求后，重点审核：

（1）需求是否符合公司年度采购计划；

（2）预算金额是否在部门授权范围内；

（3）技术参数是否明确，是否存在可替代方案（如通用型号替代定制型号以降低成本）。

初审通过后进入下一环节；不通过的，反馈需求部门补充或调整。

（二）采购方式确定与审批

根据采购金额、物品类型及市场情况，选择对应的采购方式，履行审批流程：

采购金额/类型

采购方式

审批权限

单次采购＜5000元

询价比价（不少于3家供应商）

采购部经理

5000元≤单次采购＜5万元

竞争性谈判/邀请招标（≥3家合格供应商）

采购分管副总

单次采购≥5万元或关键设备

公开招标（需在第三方招标平台发布）

总经理办公会

说明：紧急采购（如生产突发故障需立即更换的备件）可简化流程，但需需求部门出具《紧急采购说明》，经总经理审批后执行，事后补办手续。

（三）供应商寻源与评估

供应商寻源

采购部通过以下渠道收集供应商信息：

（1）企业合格供应商库（已合作且评估合格的供应商优先）；

（2）行业展会、专业招标平台；

（3）供应商自荐（需提交资质文件）。

供应商资质审核

对潜在供应商进行资质审查，必备材料包括：

（1）营业执照（副本复印件加盖公章）；

（2）相关经营许可证（如食品需《食品经营许可证》，特种设备需《特种设备生产许可证》）；

（3）ISO9001质量体系认证（或行业同等认证）；

（4）近3年同类业绩合同（至少2份）。

资质审核不合格的，直接淘汰。

供应商评估与选择

组织技术部、使用部门、财务部成立评估小组，从以下维度评分（总分100分）：

评估维度

分值

评分标准

价格合理性

30分

满足需求的前提下，最低价得满分，其他按比例折算

资质与业绩

25分

资质齐全且业绩突出得满分，缺项扣分

技术服务能力

20分

响应速度、方案可行性、售后保障等

信誉度

15分

无诉讼记录、合作评价良好得满分

付款条件

10分

付款周期灵活、支持账期得满分

按得分高低排序，推荐得分前2-3家供应商进入谈判环节。

（四）商务谈判与合同拟定

商务谈判

采购部与选定的供应商就价格、交付周期、付款方式、违约责任等条款进行谈判，形成《谈判纪要》，由双方谈判代表签字确认。

合同拟定

采购部根据谈判结果，使用《采购合同范本》（见配套表单2）拟定合同，重点条款包括：

（1）标的物名称、规格型号、数量、单价及总价（大写和小写）；

（2）质量标准（需注明执行的国家标准/行业标准/企业标准，或提供技术附件）；

（3）交付时间、地点及方式；

（4）验收标准与流程（如“到货后7个工作日内完成验收，验收不合格供应商需3日内更换”）；

（5）付款方式（如“验收合格后30日内支付90%，质保期满无质量问题后支付10%”）；

（6）违约责任（如“逾期交付按日收取合同总额0.5%违约金，质量不合格需无条件退换并赔偿损失”）；

（7）争议解决方式（约定“提交合同签订地人民法院诉讼”）。

合同拟定后，需经法务部审核（合同金额≥5万元的必须法务审核）、采购部经理、分管副总、总经理签字盖章。

（五）合同签订与执行

合同签订

合同经双方签字盖章后生效，采购部将原件分发至财务部、使用部门、法务部存档，供应商留存一份复印件。

订单下达与跟踪

采购部根据合同签订《采购订单》，发送给供应商并确认交期。

执行过程中，每周跟踪供应商生产/备货进度，如遇可能延期风险，及时协调解决，保证按期交付。

（六）交付验收与付款

到货验收

供应商按合同约定交付货物后，使用部门、采购部、质检部（或指定技术负责人）共同到场验收：

（1）核对数量、规格型号是否与合同一致；

（2）检查外观是否完好，包装是否符合运输要求；

（3）按质量标准进行测试（如设备需通电试运行，材料需送检化验）。

验收合格，三方签字确认《验收确认单》（见配套表单3）；不合格的，出具《不合格品通知单》，要求供应商在约定时间内整改或退货，相关费用由供应商承担。

付款申请

采购部凭《采购合同》《采购订单》《验收确认单》《发票（或收据）》等资料，填写《付款申请表》，按财务审