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企业采购流程与规范手册
一、手册适用范围与核心目标
本手册适用于企业各类采购业务场景，包括但不限于日常办公用品采购、生产原材料采购、固定资产采购、服务类采购（如咨询、维修等）及项目专项采购。手册旨在规范采购全流程操作，明确各部门职责，保证采购活动的合规性、经济性和效率，同时防范采购风险，保障企业资产安全。核心目标包括：实现采购流程标准化、提高采购资金使用效益、建立公平透明的供应商管理体系、强化采购过程监督。
二、采购全流程操作细则
（一）需求发起与提报
责任主体：需求部门（如行政部、生产部、项目部等）。
操作内容：
（1）需求部门根据实际工作需要（如新增设备、物料短缺、服务采购等），填写《采购申请单》（详见附件1），详细注明采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付日期及供应商推荐意见（如有）。
（2）对于技术复杂或金额较大的采购项目（如大型设备、定制化服务），需求部门需附《采购需求说明书》，明确技术要求、验收标准及商务条款。
（3）需求部门负责人对采购需求的合理性、必要性及预算准确性进行初审，签字确认后提交至采购部。
输出物：《采购申请单》（含附件）、《采购需求说明书》（如需）。
（二）采购审批与立项
责任主体：采购部、财务部、管理层。
操作内容：
（1）采购部收到《采购申请单》后，1个工作日内完成形式审核，重点检查需求描述是否清晰、预算是否符合标准、附件是否齐全。
（2）审核通过后，采购部将《采购申请单》按审批权限流转（审批权限详见下表）：
采购金额（人民币）
审批层级
5,000元以下
需求部门负责人+采购部经理
5,000-50,000元
需求部门负责人+采购部经理+分管副总
50,000元以上
需求部门负责人+采购部经理+分管副总+总经理
（3）财务部同步对预算进行复核，保证采购支出在年度预算范围内，超预算采购需提交《预算调整申请表》并经总经理审批。
（4）审批通过后，采购部正式立项，启动采购流程；审批驳回的，采购部需反馈至需求部门，说明原因并退回修改。
输出物：审批通过的《采购申请单》、《预算调整申请表》（如需）。
（三）供应商选择与管理
责任主体：采购部、需求部门、质检部（如需）。
操作内容：
（1）供应商寻源：采购部通过公开招标、邀请招标、询价比价、单一来源采购等方式筛选供应商。其中：
公开招标：适用于50,000元以上的标准物品采购，通过企业官网或第三方招标平台发布招标公告；
邀请招标：适用于技术复杂或供应商有限的采购项目，邀请3家及以上合格供应商参与；
询价比价：适用于5,000-50,000元的常规采购，至少向3家供应商询价并填写《询价记录表》（详见附件2）；
单一来源采购：仅适用于因专利、专有技术等唯一供应商的情况，需经总经理审批并书面说明理由。
（2）供应商资质审核：采购部要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证等）、过往业绩证明等资料，审核通过后录入《合格供应商名录》（详见附件3）。
（3）供应商评估：定期（每季度/每半年）对合作供应商从价格、质量、交期、服务、履约能力等方面进行评估，评估结果作为续用、淘汰或分级管理的依据。
输出物：《招标文件》（如需）、《询价记录表》、《合格供应商名录》、《供应商评估报告》。
（四）合同签订与执行
责任主体：采购部、法务部（如需）、供应商。
操作内容：
（1）采购部与供应商根据谈判结果拟定《采购合同》（详见附件4），明确标的物名称、规格、数量、单价、总价、交付时间与地点、验收标准、付款方式、违约责任等条款。
（2）合同金额50,000元以上的，需经法务部审核；审核通过后，由授权代表（总经理或分管副总）签字并加盖企业公章，供应商签字盖章后生效。
（3）采购部向供应商下达《采购订单》（详见附件5），同步跟踪生产/备货进度，保证按期交付。如需变更合同（如交付时间、数量等），需双方书面确认并履行审批流程。
输出物：《采购合同》、《采购订单》。
（五）物料/服务验收
责任主体：需求部门、采购部、质检部（如需）。
操作内容：
（1）供应商交付物料/服务后，需求部门牵头组织验收，采购部、质检部（涉及质量检测时）共同参与。
（2）验收内容：
数核对：对照《采购订单》检查数量是否一致；
质量检测：按技术参数、验收标准进行检验（如需提供检测报告）；
文件核查：检查合格证、保修卡、使用说明书等资料是否齐全。
（3）验收合格后，填写《采购验收单》（详见附件6），需求部门、采购部、质检部签字确认；验收不合格的，需在《验收单》注明原因，采购部及时与供应商沟通处理（如退换货、索赔等）。
输出物：《采购验收单》（合格/不合格）。
（六）付款结算
责任主体：财务部、采购部。
操作内容：
（1）供应商凭《采购合同》、《采购订单》、《采购验
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