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《建设工程文件归档整理规范》

一、《规范》的核心价值与适用范围

《规范》的制定旨在统一建设工程文件的归档范围、整理方法和质量要求，确保归档文件的齐全、完整、准确、系统。其适用范围广泛，涵盖了从工程准备阶段到竣工验收及备案的各个环节，涉及建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位等多方主体。无论是新建、扩建还是改建的建筑工程、市政基础设施工程，均需遵循本规范的要求。理解《规范》的核心价值，首先要认识到工程文件不仅是项目竣工验收的必备条件，更是工程生命周期管理中不可或缺的基础性资料。

二、归档文件的质量要求：真实、完整、有效、规范

归档文件的质量是归档工作的生命线，《规范》对此提出了明确且严格的要求。

真实性是首要原则。归档文件必须是工程建设过程中直接形成的原始记录，严禁伪造、变造。例如，施工记录应如实反映施工时的实际情况，签字盖章手续必须齐全、真实。

完整性要求归档文件能够全面反映工程的建设过程和成果。从项目建议书、可行性研究报告到竣工验收报告，从设计图纸、施工方案到检测记录，各个环节、各个专业的文件材料都应收集齐全，避免出现漏项或断档。

有效性体现在文件的形成应符合国家法律法规、技术标准和合同约定，具有法定效力。文件的签署、审批手续必须完备，如施工图设计文件需经相关部门审查合格，施工日志需有施工负责人签字等。

规范性则贯穿于文件的形成、收集、整理全过程。文件格式、用纸规格、书写材料、签章样式等均需符合《规范》及相关行业标准的规定，确保文件的规范性和可读性。例如，手写文件应采用不易褪色的书写工具，计算机输出文件应采用耐久性好的打印设备和纸张。

三、归档文件的整理方法与步骤：科学分类，系统组卷

归档文件的整理是一项系统性工作，需按照一定的逻辑关系进行分类、组卷、排列、编号、编目，使其条理化、系统化。

分类是整理工作的基础。《规范》通常建议按照工程文件的形成单位、专业、阶段或内容性质进行分类。例如，可分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等大类，每大类下再根据专业或工序细分。

组卷是将具有内在联系的文件材料组合成案卷。组卷应遵循“遵循文件的自然形成规律和工程专业特点，保持卷内文件的有机联系”的原则。例如，一个单位工程的地基与基础分部工程施工文件，可以组成一个或若干个案卷；一套完整的竣工图应单独组卷。

卷内文件的排列与编号应保证卷内文件的系统性和可检索性。通常按文件形成的时间顺序或逻辑顺序排列，对每份文件进行编号，并填写卷内目录和备考表。卷内目录应包含文件序号、文号、责任者、文件题名、日期、页次等信息，备考表则用于说明卷内文件的完整性、有效性及其他需要说明的事项。

案卷的编目与装订是整理工作的最后环节。案卷封面应填写规范、清晰，包含工程名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级等要素。装订应牢固、整齐，便于保管和利用。对于页数较多的案卷，可采用“三孔一线”等装订方式；对于不宜装订的图纸等，可采用卷盒或卷夹存放。

四、归档与移交的管理：明确责任，及时移交

工程文件的归档与移交是确保文件最终得到妥善保管和有效利用的关键环节。

归档责任方面，《规范》明确了各参建单位的归档职责。施工单位负责收集、整理其在工程施工过程中形成的文件材料，并向建设单位移交；监理单位负责收集、整理其监理工作中形成的文件材料，并向建设单位移交；建设单位则负责汇总各参建单位移交的文件材料，以及自身形成的工程准备阶段文件和竣工验收文件，并按规定向城建档案管理机构或其他指定单位移交。

归档时限应严格遵守合同约定及《规范》要求。一般而言，工程竣工验收后三个月内，施工单位、监理单位应将符合要求的归档文件向建设单位移交；建设单位在工程竣工验收备案后，应按规定时限向城建档案管理机构移交一套完整的工程档案。

移交手续必须完备。移交时应填写《工程文件移交书》，双方签字盖章，明确移交文件的套数、页数、移交日期等，并办理交接手续，确保责任清晰。

五、实践中的若干要点与建议

在实际操作中，准确理解和执行《规范》还需注意以下几点：

1.强化过程管理意识：工程文件的归档整理并非竣工后的突击任务，而应贯穿于工程建设的全过程。各单位应从项目伊始就建立健全文件管理制度，明确专人负责，确保文件材料的及时收集和规范整理。

2.注重与相关方的沟通协调：建设单位应发挥主导作用，加强与勘察、设计、施工、监理等单位的沟通，统一归档要求和标准，避免因各方理解不一或标准不一导致返工。

3.善用信息化手段：随着信息技术的发展，电子文件归档已成为趋势。应积极采用符合《规范》要求的工程档案管理软件，实现文件的电子化形成、流转、归档和管理，提高工作效率和管理水平。同时，需注意电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性保障。

4.加强培训与学习：定期组织相关人员学习《规范》及