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固定资产管理清查及维护流程表

一、适用范围与应用场景

本流程表适用于各类企业、事业单位及社会组织的固定资产全生命周期管理，涵盖从资产入库、日常使用到清查盘点、维护保养、报废处置等核心环节。具体应用场景包括：

年度/半年度固定资产全面清查：保证账实相符，摸清资产使用状况；

新增资产验收登记：规范资产入库流程，建立初始台账；

日常资产巡检与维护：及时发觉并处理资产故障，延长使用寿命；

资产调拨/报废处置：保证资产变动有据可依，避免资产流失；

审计合规检查：提供完整的资产管理轨迹，满足内外部审计要求。

二、固定资产管理清查及维护全流程操作指南

（一）前期准备阶段

目标：明确管理责任、制定可行计划、备齐工具资料，为清查维护工作奠定基础。

成立专项工作小组

由分管领导（总经办）牵头，成员包括财务部（会计）、行政部（资产管理员）、使用部门（部门负责人及专员），明确职责分工：

领导小组：统筹协调资源，审批工作计划；

执行小组：负责具体清查、登记、维护工作；

监督小组：核查流程合规性，保证数据真实。

制定详细工作计划

明确清查范围（如“所有办公设备”“生产车间机器”等）、时间节点（如“2024年X月X日-X月X日”）、人员分工及应急预案；

提前通知各部门配合，避免影响正常业务运作。

准备工具与资料

清查工具：资产标签扫描仪、盘点表（纸质/电子）、相机（拍摄资产现状）、测量工具（如尺、万用表等，需根据资产类型调整）；

资料清单：现有固定资产台账、采购合同、发票、历史维护记录、资产调拨单等。

（二）固定资产清查执行阶段

目标：全面核对资产信息，保证账、卡、物三者一致，记录资产实际状态。

资产信息核对

以台账为基础，逐项核对资产编号、名称、规格型号、购置日期、原值、使用部门、责任人等信息；

现场扫描资产标签（或核对铭牌），确认信息与台账一致，对无标签、标签模糊的资产，及时补充或更新标签。

资产盘点与状态记录

实地盘点资产数量，重点关注“账上有、物无”“物上有、账无”的差异情况；

检查资产使用状况，分类记录状态：

正常：能正常运行，无损坏；

待修：存在故障但可修复；

待报废：严重损坏、无法修复或超过使用年限；

闲置：连续3个月以上未使用且无使用计划。

对异常资产（如损坏、闲置）拍照留存，备注发觉时间、地点及初步原因。

差异情况登记

对盘点中发觉的差异（数量不符、信息错误、状态异常等），填写《固定资产差异报告》，注明差异资产编号、台账数量、实盘数量、差异原因（如“遗失”“报废未销账”“信息录入错误”等），由清查人员、使用部门负责人签字确认。

（三）问题处理与维护阶段

目标：针对清查发觉问题，制定整改措施，实施维护保养，恢复资产效能。

差异问题整改

账实不符：财务部根据《差异报告》调整台账，如“资产遗失”需由使用部门提交《资产遗失说明》，经领导审批后销账；

资产闲置：行政部牵头协调调拨，优先调配给需求部门，无法调拨的按规定启动报废流程；

信息错误：资产管理员更正台账信息，更新资产标签，保证后续管理准确。

资产维护保养

日常维护：根据资产类型制定维护计划（如“办公设备每季度除尘1次”“生产设备每月润滑保养1次”），由使用部门或维保单位执行，填写《固定资产日常维护记录表》，记录维护时间、内容、执行人、结果；

故障维修：对“待修”资产，由使用部门提交《维修申请单》，行政部联系维保单位维修，维修后验收并填写《维修记录表》，注明故障原因、维修费用、维修日期及责任人；

报废处置：对“待报废”资产，由鉴定小组（技术部、财务部、行政部）评估确认，填写《固定资产报废审批单》，经领导审批后，按程序处置（如变卖、回收），处置收入及时入账。

（四）结果归档与总结阶段

目标：固化管理成果，更新台账，总结经验，优化后续管理流程。

资料整理归档

将清查记录、差异报告、维护记录、审批单等资料分类整理，形成“一资产一档案”，电子档案备份至服务器，纸质档案存档备查。

台账更新与公示

根据清查及维护结果，更新固定资产总台账及分部门台账，保证账实、账卡、账账三相符；

向各部门公示最新资产清单，明确责任人，便于日常管理。

工作总结与优化

召开总结会，分析清查中暴露的问题（如标签管理不规范、维护不及时等），提出改进措施（如引入资产管理系统、加强培训等）；

修订《固定资产管理制度》，完善清查、维护、处置等流程，形成长效管理机制。

三、配套工具表格模板

（一）固定资产清查表（示例）

资产编号

资产名称

规格型号

购置日期

原值（元）

使用部门

账面数量

实盘数量

差异说明

资产状态

备注

001

办公电脑

联想ThinkPad

2023-05-10

5,000

销售部

1

1

无

正常

002

打印机

惠普M404n

2022-08-20

3,500

行政部

1

0

遗失

-

已提交遗失说明

003