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采购流程及审批表单标准模板

一、适用范围与典型应用场景

本模板适用于各类企业、事业单位及社会组织的日常采购活动，涵盖办公用品、生产设备、服务外包、工程物资等各类采购类型。典型应用场景包括：

常规采购：如日常办公耗材、低值易耗品的定期采购；

项目采购：如新建项目所需的原材料、设备或技术服务采购；

紧急采购：如突发故障维修所需物资、临时应急需求采购；

战略采购：如年度框架协议下的批量物资采购。

二、采购全流程操作指引

（一）需求发起与申请

责任主体：需求部门（如行政部、生产部、项目部）指定专人（申请人*）发起。

操作步骤：

申请人*根据部门实际需求，填写《采购申请审批表》（详见第三部分），明确采购品名、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途及需求时间等关键信息；

如涉及技术参数，需附《技术需求说明书》或相关图纸作为附件；

需求部门负责人*对采购需求的必要性、合理性及预算匹配性进行初审，签字确认后提交至采购部。

（二）采购部审核与计划制定

责任主体：采购专员、采购部经理。

操作步骤：

采购专员*收到申请后，1个工作日内完成初审，重点核对：

需求描述是否清晰、规格参数是否明确；

预算金额是否符合公司采购权限规定（如金额≤5万元由部门负责人审批，5万-20万元由分管领导审批，≥20万元需总经理审批）；

是否存在替代方案（如现有库存是否满足、是否有更性价比高的替代品）。

初审通过后，采购专员*根据采购类型制定采购计划：

常规采购：纳入月度采购计划，统一批量采购；

项目/紧急采购：启动专项采购流程，优先选择合格供应商库内供应商；

采购部经理*对采购计划的可行性、合规性进行审核，签字确认后进入供应商选择环节。

（三）供应商选择与比价

责任主体：采购专员、采购部经理、需求部门代表*。

操作步骤：

询价：采购专员*至少向3家合格供应商发出询价单（需明确物资规格、数量、交付时间、付款方式等要求），要求供应商在2个工作日内提供书面报价（加盖公章）。

比价/议价：

采购专员*整理报价信息，形成《比价分析表》，对比供应商报价、质量保障、交付周期、售后服务等维度；

对于金额≥10万元的采购，需组织需求部门代表、财务部参与议价，保证价格公允；

供应商确定：根据“质优价廉、服务优先”原则，选定最终供应商，填写《供应商选择审批表》，附比价分析表及报价单，按权限报批。

（四）采购订单与下达

责任主体：采购专员、采购部经理、法务部（如需）。

操作步骤：

采购专员*根据审批通过的供应商信息及采购需求，拟定《采购订单》（需注明订单号、供应商信息、物资明细、单价、总价、交付时间、交付地点、质量标准、违约责任等条款）；

金额≥5万元的采购订单，需经法务部*审核合同条款，保证合规性；

采购部经理*审批订单后，加盖公司公章送达供应商，并同步将订单复印件抄送需求部门、财务部备案。

（五）交付验收与入库

责任主体：需求部门、仓库管理员、采购专员*。

操作步骤：

交付核对：供应商按订单约定时间交付物资，需求部门与采购专员共同现场核对：物资数量、规格型号是否与订单一致，外包装是否完好；

质量验收：

技术类物资（如设备、原材料）：需求部门联合技术部依据《技术需求说明书》进行质量检测，出具《质量验收报告》；

办公类物资（如文具、耗材）：需求部门*核对品名、数量后，在《采购申请审批表》“验收结果”栏签字确认；

入库管理：验收合格后，仓库管理员办理入库手续，填写《入库单》，注明入库时间、物资信息、验收人，同步更新库存台账；验收不合格的，由采购专员联系供应商退换货，并记录供应商履约评价。

（六）付款申请与审批

责任主体：采购专员、财务部、分管领导、总经理。

操作步骤：

采购专员*在物资验收合格且收到供应商合法发票后，填写《付款申请表》，附采购订单、入库单、验收报告、发票等资料；

财务部*审核资料完整性、发票合规性（如发票抬头、税号、金额是否正确）、付款条件是否达成（如是否达到付款节点），3个工作日内完成审核；

按审批权限逐级报批：

金额≤5万元：财务部经理*审批；

5万-20万元：分管领导*审批；

≥20万元：总经理*审批；

审批通过后，财务部*按公司财务制度安排付款，并同步更新应付账款台账。

三、采购申请审批表标准模板

采购申请审批表

申请基本信息

申请部门

申请日期

年月日

采购类型□常规采购□项目采购□紧急采购□战略采购

申请人*

联系电话

采购明细

序号

物资名称

1

2

3

合计预算金额（大写）

合计预算金额（小写）

￥元

需求说明

（请详细描述采购背景、技术要求、交付时间、特殊需求等，可附页）

审批流程

需求部门负责人*审核

□同意，理由：_________________________□不同意，理由：_________________________签字：___