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企业资产管理制度与工具
一、引言
企业资产是企业运营的物质基础，涵盖固定资产（如设备、房产）、无形资产（如专利、软件）、低值易耗品（如办公文具）等。规范资产管理流程，可有效降低资产流失风险、提高资产使用效率、保障财务数据准确性。本制度与工具适用于各类企业，尤其适合资产规模较大、部门较多或跨区域运营的企业，为企业提供从资产入库到报废的全生命周期管理指南。
二、适用场景与对象
（一）行业场景
制造业：生产设备、工具、原材料等资产的采购、维护、盘点管理，避免设备闲置或损坏影响生产进度。
零售业：门店货架、收银系统、库存商品的动态管理，保证资产账实一致，减少损耗。
服务业：办公设备（电脑、打印机）、专业仪器（医疗、检测设备）的领用、归还、维护管理。
科技企业：研发设备、软件著作权、实验材料的全流程跟踪，保障研发资产安全与高效利用。
（二）适用对象
行政部门：负责资产采购、入库、登记、调配等日常管理。
财务部门：负责资产价值核算、折旧计提、报废审批等财务处理。
各业务部门：负责本部门资产的申领、使用、维护及归还。
管理层：负责资产购置审批、重大处置决策及制度监督执行。
三、资产管理全流程操作指南
（一）资产需求申请与审批
目的：规范资产购置流程，避免重复采购或闲置浪费。
责任部门：需求部门→行政部门→财务部门→管理层（根据资产金额分级审批）。
操作步骤：
提交需求：需求部门填写《资产需求申请表》（见表1），注明资产名称、规格型号、数量、预估金额、用途及使用人，部门负责人签字确认。
初审：行政部门审核需求的合理性（如现有资产是否可调配、是否属于必备资产），重点核查重复申领或超预算需求。
复审：财务部门审核资产预算是否符合年度预算计划，大额资产（如单笔超10万元）需评估采购成本效益。
终审：根据资产金额分级审批：
金额≤5000元：需求部门负责人+行政部门审批；
5000元＜金额≤5万元：需求部门负责人+行政部门+财务部门审批；
金额＞5万元：增加分管副总/总经理审批。
结果反馈：审批通过后，行政部门通知需求部门进入采购流程；驳回则反馈具体原因，需求部门可调整后重新申请。
（二）资产采购与入库
目的：保证采购资产符合需求，入库登记信息准确完整。
责任部门：行政部门（主导采购）→需求部门（配合验收）→财务部门（核对票据）。
操作步骤：
供应商选择：行政部门根据资产类型选择采购方式（公开招标、询价、单一来源采购），优先选择合作良好、资质齐全的供应商。
签订合同：采购金额超1万元的需签订采购合同，明确资产规格、价格、交付时间、质保条款等，由行政部门负责人及法务（如有）审核签字。
资产验收：资产送达后，需求部门与行政部门共同验收：
核对资产名称、规格、数量是否与订单一致；
检查资产质量、功能是否达标（如设备通电测试、软件功能演示）；
验收合格后，双方在《资产验收单》签字确认；不合格则联系供应商退换货。
入库登记：行政部门根据验收合格的资产信息，填写《资产入库登记表》（见表2），唯一“资产编号”（规则：资产类别拼音首字母+年份+流水号，如“SB2024001”），粘贴资产标签（含编号、名称、入库日期）。
财务入账：行政部门将采购合同、验收单、发票等交财务部门，财务部门核对无误后编制资产卡片，登记固定资产台账（如适用）。
（三）资产领用与归还
目的：明确资产使用责任，防止资产被占用或损坏。
责任部门：需求部门（领用/归还）→行政部门（登记/核验）。
操作步骤：
领用登记：员工领用资产时，填写《资产领用/归还表》（见表3），注明资产编号、名称、领用人、领用日期、用途，部门负责人签字确认。行政部门核对资产信息后发放，领用人签字验收。
日常管理：领用人负责所领资产的日常保管（如定期清洁、规范操作），禁止私自转借、拆卸或外带（特殊情况需行政部门审批）。
归还登记：员工离职、调岗或资产不再使用时，需在7个工作日内归还资产：
行政部门核验资产是否完好（如有损坏，需填写《资产损坏报告》说明原因，明确责任）；
核验无误后，在《资产领用/归还表》中记录归还日期，经办人签字；
涉及资产移交（如部门间调剂）的，需双方经办人及行政部门共同签字确认。
（四）资产维护与保养
目的：延长资产使用寿命，降低维修成本。
责任部门：使用部门（日常维护）→行政部门（专业维修）→财务部门（费用核算）。
操作步骤：
日常维护：使用部门按资产说明书进行日常保养（如设备定期润滑、软件及时更新），填写《资产日常维护记录》（见表4），记录维护时间、内容及操作人。
专业维修：资产出现故障时，使用部门及时报行政部门，行政部门联系供应商或专业维修机构维修，填写《资产维修申请表》，明确故障现象、维修要求及预估费用。
费用处理：维修费用由财务部门审核，区分日常维修（计入当期费用）和大修（符合资本化条件的计入资产
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