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企业成本控制费用审批流程模板

一、适用范围与典型场景

日常办公费用：如办公用品采购、通讯费、物业费等；

业务招待费用：客户接待、商务宴请、礼品赠送等；

差旅费用：员工出差产生的交通、住宿、补贴等；

采购与供应链费用：原材料采购、服务外包、固定资产购置等；

市场推广费用：广告投放、活动策划、宣传物料制作等。

适用对象为企业各部门（含分支机构）、项目负责人及财务管理部门，可根据企业规模、行业特性及管理需求进行个性化调整。

二、费用审批全流程操作指南

（一）第一步：费用申请发起

申请人准备材料

申请人需根据费用类型，填写《费用申请审批表》（见模板表格），详细说明费用用途、明细金额、预算归属及预期效益；

附件材料需齐全，包括但不限于：报价单、合同、发票（或收据）、行程单、验收报告等（具体要求以企业财务制度为准）；

涉及预算外支出的，需额外提交《预算外费用说明》，详细说明超预算原因及必要性。

提交申请

申请人通过企业OA系统、邮件或纸质流程，将《费用申请审批表》及附件提交至部门负责人审核，保证信息准确无误。

（二）第二步：部门负责人审核

审核要点

必要性审核：判断费用支出是否与部门业务目标匹配，是否存在可替代方案（如更经济的采购渠道、压缩非必要开支）；

合理性审核：核对费用明细（如单价、数量）是否符合市场行情或企业标准，是否存在虚报、重复申报；

预算符合性审核：确认费用是否在部门年度/月度预算额度内，超预算部分是否符合企业预算外审批流程。

审核结果处理

审核通过：签署意见后流转至财务部门；

审核不通过：注明退回原因（如“预算不足”“明细不清晰”），反馈至申请人补充材料或重新申请。

（三）第三步：财务部门复核

复核要点

合规性审核：检查费用是否符合国家财税法规（如发票真伪、税目适用）及企业财务制度（如差旅补贴标准、招待费限额）；

金额准确性审核：核对申请金额与附件凭证（如发票、合同）是否一致，计算是否无误（如报销总额、税费分摊）；

预算控制审核：通过财务系统查询部门预算余额，保证费用支出后预算不超支（特殊紧急事项需标注“特急”，同步启动预算调整流程）。

复核结果处理

复核通过：签署意见后根据审批权限流转至对应管理层；

复核不通过：注明问题（如“发票抬头错误”“超预算未说明”），退回至申请人或部门负责人整改。

（四）第四步：管理层审批

根据企业授权体系，按费用金额及性质划分审批权限（以下为通用示例，企业可自行调整）：

部门经理级：审批单笔金额≤5000元（含）的日常费用；

总监/分管副总级：审批单笔金额5001-20000元（含）的费用，或跨部门协调事项；

总经理/决策委员会级：审批单笔金额＞20000元的费用，或预算外支出、重大资本性支出。

审批要点

战略匹配度：判断费用支出是否符合企业年度战略目标（如市场推广费是否对应新业务拓展）；

成本效益比：评估费用投入与预期产出（如采购设备是否提升生产效率、降低长期成本）；

风险控制：关注费用支出可能带来的财务风险（如预付款比例、合同履约条款）。

审批结果处理

审批通过：签署最终意见，流程闭环至财务部门；

审批不通过：注明决策依据（如“暂不符合季度成本管控目标”），退回至申请人并同步抄送部门负责人。

（五）第五步：审批结果通知与费用支付

结果通知

财务部门在完成最终审批后1个工作日内，通过OA系统或邮件将审批结果（含电子版审批表）反馈至申请人及部门负责人，纸质版审批表由财务部门留存。

费用支付

审批通过后，申请人凭审批表及原始附件至财务部门办理付款：

应付账款类：财务部门在合同约定账期内安排转账（需提供对方账户信息，通过企业对公账户支付）；

员工报销类：财务部门在审核无误后3-5个工作日内完成工资卡/备用金退款；

预付款类：需提供合同或担保协议，按约定比例支付，尾款待验收后结清。

（六）第六步：资料归档

财务部门负责对审批完成的费用资料进行分类归档，保存期限不少于5年（按企业档案管理规定执行）：

电子档案：扫描审批表、发票、合同等材料，至企业档案管理系统，按“部门-年份-费用类型”编号；

纸质档案：将原始凭证（含审批表纸质版）整理装订，存放于专用档案柜，标注“可查阅”标识，便于审计或追溯。

三、费用申请审批表（模板）

申请基本信息

申请日期

年月日

申请人

（姓名）

所属部门

（部门名称）

联系方式

（电话/分机）

费用类型□办公费□招待费□差旅费□采购费□市场费□其他_________

预算科目

（如：管理费用-办公费、销售费用-招待费）

预算编号

（如：BG2024-001）

申请总金额

人民币（大写）：____________________元整（小写：￥_________）

费用明细

序号

费用项目

单位

数量

单价（元）

金额（元）

用途说明

预算金额（元）

预算差额（元