采购控制管理程序文件.docxVIP

一、总则

（一）目的

为规范公司采购行为，确保采购过程的公平、公正、公开，提高采购效率，降低采购成本，保障采购物资及服务的质量，满足公司生产经营及发展的需求，特制定本程序。本程序旨在建立一套科学、系统的采购控制机制，防范采购风险，维护公司合法权益。

（二）依据

本程序依据国家相关法律法规、公司内部管理制度及相关部门的实际运作需求制定，并将随着公司发展和外部环境变化进行动态调整与完善。

（三）适用范围

本程序适用于公司所有与生产经营、项目建设、日常办公等相关的物资、设备、服务的采购活动。除非另有特殊规定或经公司管理层批准，所有采购行为均应遵循本程序的要求。

（四）定义

1.采购：指从外部获取物资、设备或服务的全过程，包括需求提出、计划制定、供应商选择、合同签订、订单下达、物资接收、检验、付款及后续管理等环节。

2.供应商：指能向公司提供符合要求的物资、设备或服务的外部单位或个人。

3.需求部门：指因自身业务开展需要，提出采购需求的公司内部部门。

二、组织机构与职责

（一）采购部门

采购部门作为采购活动的归口管理部门，主要负责：

*本程序的制定、修订、解释与监督执行；

*组织编制公司年度及月度采购计划；

*供应商的开发、评估、管理及信息库的维护；

*采购方式的确定与实施（如询价、比价、招标等）；

*采购合同的洽谈、起草、评审与管理；

*采购订单的下达与执行跟踪；

*协调处理采购过程中的异议与纠纷。

（二）需求部门

需求部门是采购需求的发起者，主要负责：

*根据实际业务需要，准确、及时地提出采购需求，并提交相关技术规格或质量要求；

*参与所购物资或服务的技术评审、选型及供应商的初步筛选（如必要）；

*配合进行采购物资的到货接收、数量清点与质量初步检验；

*对采购效果进行反馈与评价。

（三）财务部门

财务部门在采购活动中主要负责：

*采购预算的审核与控制；

*采购资金的筹措与安排；

*采购发票的审核与付款结算；

*参与采购合同的财务条款评审；

*对采购成本进行核算与分析。

（四）其他相关部门

根据采购物资或服务的特性，法务、技术、质量等部门可根据需要参与采购过程中的合同评审、技术支持、质量标准确认等工作，履行相应职责。

三、采购控制程序

（一）采购需求与计划管理

1.需求提出：需求部门根据业务发展规划、生产计划或实际消耗情况，填写统一格式的《采购需求申请表》，明确所需物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预估单价、需求日期及其他特殊要求，并经部门负责人审批后提交至采购部门。

2.需求审核与汇总：采购部门收到《采购需求申请表》后，对其完整性、必要性及合规性进行审核。审核通过后，结合公司库存状况（如适用），汇总编制《采购计划明细表》。

3.采购计划审批：《采购计划明细表》经采购部门负责人审核后，按审批权限逐级上报审批。重大或特殊采购项目需报公司管理层审批。审批通过的采购计划作为采购执行的依据。

（二）供应商管理

1.供应商开发：采购部门应积极拓展供应商渠道，收集潜在供应商信息。供应商应具备合法的经营资格、良好的商业信誉、必要的生产或服务能力、稳定的质量保证体系及合理的价格水平。

2.供应商评估与准入：对潜在供应商，采购部门应组织相关部门（如技术、质量）进行实地考察或资料评审，评估内容包括资质、生产能力、质量控制、财务状况、供货周期、售后服务及社会责任等。通过评估的供应商纳入《合格供应商名录》进行管理。

3.供应商动态管理：采购部门定期（如每年度）对合格供应商的履约情况、产品质量、价格竞争力、服务水平等进行综合评价。评价结果作为续用、暂停或淘汰供应商的依据，并及时更新《合格供应商名录》。鼓励与优质供应商建立长期稳定的合作关系。

（三）采购方式确定与实施

1.采购部门应根据采购物资或服务的金额、数量、市场特性、重要程度等因素，选择适宜的采购方式。常见的采购方式包括但不限于：公开招标、邀请招标、询价采购、比价采购、单一来源采购等。

2.招标采购：对于达到规定金额标准或具有通用性的重要物资或服务，应采用招标方式采购。招标过程应遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则，严格按照公司招标管理相关规定执行。

3.询价与比价采购：对于金额较小、市场价格透明或规格标准统一的物资，可采用询价或比价方式。向不少于三家合格供应商发出询价单，获取报价后进行比较，综合考虑价格、质量、交货期等因素确定供应商。

4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情况，需提供充分的理由并按规定程序报批。

（四）合同签订与管理

1.合同洽谈：确定供应商后，采购部门与供应商就采购价格、数量、质量标准、交货期、付款方式、违