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一、制度概述

本制度旨在规范企业行政文件的分类、归档、存储及管理工作，保证文件的完整性、安全性及可追溯性，提高行政工作效率，满足合规性要求。适用于公司各部门在日常运营中形成的各类行政文件，包括但不限于综合管理、人事、财务、资产、法务等领域的纸质及电子文件。

二、制度适用范围与核心目标

（一）适用范围

文件类型：涵盖公司各类行政性文件，如会议纪要、通知通报、请示报告、规章制度、合同协议、人事档案、财务凭证、资产台账、审计报告等。

责任主体：公司各部门为文件归档的第一责任部门，行政部统筹监督，档案管理员负责具体执行。

文件形式：包括纸质文件、电子文档（含邮件、扫描件、办公系统的文件等）及声像资料（如会议录音、照片等）。

（二）核心目标

规范文件分类标准，保证同类文件集中管理；

明确归档流程，避免文件遗漏或丢失；

优化存储方式，保障文件安全与长期可读性；

建立高效检索机制，提升文件查阅效率；

符合《档案法》及行业监管要求，规避合规风险。

三、行政文件归档全流程操作指引

（一）第一步：文件收集与移交

收集责任：各部门在文件办理完毕后3个工作日内，由经办人*整理文件正本（含附件），保证内容完整、字迹清晰（纸质文件无涂改、破损，电子文件无病毒）。

移交要求：

纸质文件：填写《文件移交清单》（一式两份），注明文件标题、形成日期、页数、密级等信息，经部门负责人审核签字后，连同文件一并提交至行政部档案管理员某；

电子文件：通过公司办公系统“档案管理模块”，或刻录至光盘/存储U盘（标注文件名称及归档编号），同步提交电子版《文件移交清单》。

交接确认：档案管理员*某核对文件与清单信息一致后，双方签字确认，各自留存一份清单备查。

（二）第二步：文件分类与编号

分类标准：采用“年度-部门-问题级-保管期限”四级分类法，具体

一级分类（年度）：以文件形成自然年度为单位，如“2024年”；

二级分类（部门）：按文件形成部门划分，代码为部门名称首字母缩写（如行政部-XZ、人事部-RS、财务部-CW）；

三级分类（问题级）：按文件内容主题细分，参考《行政文件分类表》（见附件1），如“综合管理类-会议纪要（01）”“人事管理类-劳动合同（02）”；

四级分类（保管期限）：分为永久（Y）、长期（C，10年以上）、短期（D，10年及以下）。

编号规则：

纸质文件编号格式：年度-部门代码-问题级代码-流水号-保管期限

示例：2024-XZ-01-001-Y（2024年行政部会议纪要第1号，永久保管）

电子文件编号格式：在纸质编号后加“-D”，如2024-XZ-01-001-D

分类操作：档案管理员*某根据上述标准，对移交文件逐一分类、编号，并在文件右上角（纸质）或文件名首部（电子）标注编号。

（三）第三步：文件整理与装订

纸质文件整理：

去除文件中的金属夹、回形针等易锈蚀物品，修复破损页面（使用档案修复胶带）；

按编号顺序排列，检查页码是否连续，缺失页需由经办人*补充说明并签字；

采用“三孔一线”装订方式（左侧装订，距左边缘2.5cm，三个孔均匀分布），加装统一规格档案卷皮（填写标题、编号、日期、部门等信息）。

电子文件整理：

按编号创建文件夹（如“2024-XZ-01会议纪要”），将电子文件存入对应文件夹；

文件名格式：编号-文件标题-形成日期（如“2024-XZ-01-001年度工作总结会议纪要”）；

检查电子文件可读性，保证格式为PDF、DOC、XLS等通用格式，加密文件需解密后归档。

（四）第四步：文件登记与入库

登记造册：

纸质文件：录入《文件归档总台账》（见附件2），记录归档编号、文件标题、形成部门、形成日期、页数、密级、存放位置（档案柜-层数-格子）、移交人、移交日期等信息；

电子文件：同步录入《电子文件归档登记表》（见附件3），注明存储路径、备份情况及访问权限。

入库存储：

纸质文件：按编号顺序存入专用档案柜，档案柜标签标注“年度-部门-问题级”（如“2024-XZ-01会议纪要”），档案库房配备温湿度计（温度14-24℃，湿度45-60%）、防火柜、防虫剂等设施；

电子文件：存储于公司服务器专用档案分区，每周进行增量备份，每月进行全量备份（备份介质包括移动硬盘及云端存储），备份文件需加密并标注备份日期。

（五）第五步：文件借阅与利用

借阅申请：

内部员工因工作需要借阅文件，需填写《文件借阅申请表》（见附件4），说明借阅理由、文件名称、借阅期限，经部门负责人*审批；

涉密文件（如未公开合同、财务数据）需经分管领导*某审批，借阅期限不超过3天；

外部单位借阅需持单位介绍信，经行政部*经理及总经理审批。

借阅管理：

档案管理员*某核对审批手续后，登记借阅信息（借阅人、借阅日期、归还日期