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销售合同关键信息核对与审批清单

一、适用场景说明

本清单适用于企业销售合同全流程管理中的关键信息核验与审批环节，具体包括但不限于以下场景：

新签合同：企业与首次合作客户签订销售合同时需全面核对合同条款与双方约定的一致性；

续签合同：对即将到期合同的履约情况、价格条款、合作条件等进行复核，保证续签条款合理；

重大条款变更：当合同涉及标的物数量、价格、履行期限、付款方式等核心条款调整时，需重点核查变更内容的合规性与风险；

大额/特殊合同：针对金额超过设定阈值（如50万元）或涉及定制化产品、跨境交付等特殊情形的合同，需强化多部门协同审批。

二、核对与审批全流程操作指南

步骤1：合同资料前置准备

在启动核对前，需收集完整的合同基础资料，保证信息无遗漏：

必备资料清单：客户方营业执照复印件（需加盖公章）、企业法人身份证明（若涉及授权委托）、前期沟通邮件/会议纪要、产品/服务报价单、技术规格说明书（如为定制产品）、过往合作合同（若有）；

资料完整性检查：确认上述资料是否齐全，关键信息（如客户名称、统一社会信用代码、合同金额）是否清晰可辨，避免因资料缺失导致核对偏差。

步骤2：关键信息逐项核对

按照“主体-标的-权利义务-风险”的逻辑顺序，对合同核心信息进行分模块核对，保证每一项内容准确、合规：

（1）合同主体信息核对

核对项

核对要求

甲方（销售方）信息

企业名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式需与营业执照、公章完全一致，避免简称或错别字。

乙方（客户方）信息

企业名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表、地址、联系方式需与客户提供资料一致，授权代表需提供授权委托书且在有效期内。

主体资质合规性

乙方若为特殊行业（如医疗器械、食品），需核查其行业许可证件是否在有效期内；若为首次合作，建议通过“国家企业信用信息公示系统”查询企业经营异常或严重违法记录。

（2）标的物/服务信息核对

核对项

核对要求

产品/服务名称

需与报价单、技术规格书完全一致，避免使用模糊表述（如“一批设备”应明确具体型号、规格）。

数量、单位

数值准确，单位规范（如“台”“套”“吨”），与订单、发货计划一致。

质量标准

明确执行国家标准（GB）、行业标准（如JB/T）或双方约定的技术参数，避免“优质合格”等模糊表述。

交付要求

交付时间、地点、方式（如甲方送货/乙方自提）、运输费用承担方需清晰约定，与生产/发货计划匹配。

（3）商务条款核对

核对项

核对要求

合同金额

大小写一致，含税价/不含税价明确，若涉及折扣或附加费用（如安装费、培训费），需在合同中单独列示并计算总额。

付款方式

分期付款的，需明确每期付款比例、时间节点及对应的履约节点（如“预付30%下单，货到验收合格付65%，质保期满付5%”）；避免“验收后付款”等无明确时限的表述。

发票信息

开户行、账号、发票类型（如增值税专用/普通发票）需与财务系统信息一致，避免因信息错误导致付款延迟。

（4）履约与违约条款核对

核对项

核对要求

履约期限

明确起始时间（如“合同签订后30日内交付”）和截止时间，与生产/采购周期匹配，避免约定不合理导致违约。

验收标准与流程

验收项目、方法、时限、参与人员（如双方技术人员）需具体约定，避免“客户满意”等主观表述。

违约责任

明确违约情形（如逾期交货、质量不达标）对应的违约金计算方式（如按日万分之五）或赔偿范围，且需符合《民法典》关于违约金过高的调整原则（一般不超过实际损失的30%）。

不可抗力条款

明确不可抗力的定义（如自然灾害、战争）、通知义务、证明文件及免责范围，避免争议。

（5）法律与合规性核对

核对项

核对要求

合同效力

保证合同双方签字盖章（企业公章需为合同专用章或公章，非部门章）、法定代表人/授权代表签字真实，骑缝章齐全（多页合同）。

争议解决方式

优先约定由甲方所在地人民法院诉讼管辖，或明确仲裁机构（如“中国国际经济贸易仲裁委员会”），避免约定“由某地法院管辖”但未明确具体法院。

知识产权条款

若涉及专利、商标等知识产权，需明确归属及侵权责任，避免后续纠纷。

保密条款

保密范围、期限（如“合同终止后2年内”）及违约责任需明确，尤其针对技术秘密、客户信息等敏感内容。

步骤3：多部门协同审批

根据合同金额、风险等级，按以下流程发起审批（可根据企业实际调整部门顺序）：

审批环节

审批人

审批重点

业务部门初审

销售负责人*

核对业务真实性（客户需求、订单来源）、价格策略是否符合公司政策、履约能力是否匹配。

法务部门审核

法务专员*

审核条款合法性（如违约金、争议解决）、法律风险点（如格式条款无效情形）、知识产权合规性。

财务部门审核

财务经理*

审核合同金额准确性、付款方式对公司现金流的影响、发票信息合规性、客户信用状况（如历史回款记录）。

总经办/