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办公室文件归档管理标准化模板

一、适用范围与应用场景

年度/季度工作计划、总结、会议纪要等行政文件的归档；

项目立项、执行、验收等全流程业务文件的归档；

员工入职、离职、培训、考核等人事档案的归档；

财务报销凭证、预算报表、审计报告等财务文件的归档；

合同协议、客户资料、供应商信息等合作类文件的归档。

通过标准化归档，可实现文件有序存储、快速检索、合规使用，避免文件丢失或混乱，提升办公效率与管理规范性。

二、标准化归档操作流程

（一）文件收集：明确范围与责任

收集范围：按照“应归尽归、及时完整”原则，涵盖部门在工作中形成的有保存价值的各类纸质及电子文件（含附件、审批单、相关函件等）。

责任分工：各部门指定专人（如文员或助理）作为本部门文件归档第一责任人，负责定期收集本部门文件；办公室档案管理员统筹协调，对各部门提交的文件进行审核与汇总。

时间要求：

日常文件：每月最后一个工作日前完成当月文件收集；

专项文件（如项目文件、年度总结）：在事项完成后5个工作日内完成收集；

涉密文件：即时收集，单独存放。

（二）文件分类：科学划分层级

根据文件属性与管理需求，采用“一级分类+二级分类”方式划分，保证逻辑清晰、不重不漏。

一级分类：按部门或职能划分，如“行政部”“财务部”“项目部”“人事部”等。

二级分类：按文件类型或用途划分，例如：

行政部：综合管理（制度、通知）、会议管理（纪要、议程）、办公用品管理（采购单、台账）；

项目部：立项文件（可研报告、批复）、过程文件（进度计划、变更单）、验收文件（报告、证书）；

人事部：员工档案（入职表、合同）、培训记录（课件、签到表）、考核资料（考核表、结果）。

（三）文件排序与整理：规范逻辑顺序

排序规则：

时间类文件：按文件形成日期“从早到晚”排序（如2023年文件→2024年文件，同年按月→日排序）；

事件类文件：按事件发生流程“从始至终”排序（如项目文件按“立项→执行→验收”排序）；

文件组合类：按“正件在前、附件在后，批复在前、请示在后”原则排序。

整理要求：

去除无保存价值的文件（如草稿、重复件、错误修改的废页）；

检查文件完整性（如审批单是否齐全、附件是否缺失）；

对破损文件进行修补、折叠，保证规格统一（如A4纸按标准折叠，避免装订后遮挡内容）。

（四）文件编号：唯一标识与溯源

为每份文件赋予唯一编号，便于检索与追踪。编号规则为：“一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号”，具体示例

一级分类代码：行政部（XZ）、财务部（CW）、项目部（XM）、人事部（RS）；

二级分类代码：综合管理（ZH）、会议管理（HY）、立项文件（LX）、员工档案（YG）；

年份：文件形成年份的后两位（如2024年记为“24”）；

流水号：按当年文件收集顺序，从“001”开始三位数编号（如XZ-ZH-24-001）。

注：跨年度项目文件，按项目完成年份编号；电子文件编号需与纸质文件一致。

（五）文件装订与标注：统一标准与标识

装订方式：

纸质文件：采用左侧胶装或穿线装订（厚度超2cm的文件拆分装订），避免使用金属夹（防锈）；

电子文件：按编号命名文件夹（如“XZ-ZH-24-001”），PDF格式存储，重要文件加密（密码由档案管理员保管）。

标注信息：在文件首页右上角标注“归档编号”，首页下方标注“部门名称、归档人、归档日期”（如“行政部-归档人：*文员-2024-03-31”）。

（六）归档入库：规范存放与登记

存放要求：

纸质档案：使用统一规格档案盒（长31cm×宽21cm×厚3cm），竖直存放于档案柜，标签标注“一级分类-二级分类-年份”（如“行政部-综合管理-2024”）；

电子档案：存储于专用服务器或加密移动硬盘，定期备份（每月1次），备份介质标注“备份日期、备份人”。

登记入册：填写《文件归档目录表》（详见第三部分），记录文件编号、名称、分类、存放位置、归档人等信息，保证“账物相符”。

（七）借阅与归还：流程化管控

借阅申请：借阅人填写《文件借阅登记表》，注明借阅文件编号、用途、借阅期限，部门负责人签字后交档案管理员审批（涉密文件需经分管领导*总签字）。

借阅管理：档案管理员核对借阅权限，当场提供文件（涉密文件需在指定区域查阅）；借阅期限一般不超过3个工作日，到期未归还需续借（续借不超过2天）。

归还检查：借阅人归还文件时，档案管理员检查文件完整性（有无涂改、缺失），确认无误后登记归还日期，文件归位保存。

（八）定期清理与销毁：合规处置

清理周期：每年12月开展档案清查，核对归档目录与实物，保证无遗漏、无损坏。

销毁范围：超过保存期限（如会计凭证保存10年、普通行政文件保存5年）、无保存价值的文件，或经鉴定需销毁的涉密文件。

销毁流程：

部门提出销毁申请，填写《文件销毁审批表》，注明文件名称、数量、销