唐山安装工程公司—04企业档案管理办法.DOCVIP

作业指导书CBMI.QEMS.03.04

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企业档案管理办法

1. 总则

为加强企业档案管理，逐步实现规范化、标准化、制度化，更好地为企业经营生产服务，根据《档案法》及总公司有关档案工作的规定，结合公司实际制定本办法。

2.适用范围

2.1本办法适用公司各项活动中形成的档案，主要包括党群工作、行政管理、经营管理、质量环境体系管理、生产技术管理、工程施工、基本建设、设备仪器、会计、科学技术等10类档案管理。

3.档案管理体制

3.1企业档案工作由公司经理直接领导，负责档案工作重大事宜的决策及决策实施的监督、检查。

3.2公司设档案室，受经理办公室领导，业务上接受总公司档案室和唐山市档案局指导、监督、检查。

3.3企业档案工作实行统一领导、集中和分级管理相结合的原则。

4.档案室的职责：

4．1 负责宣传贯彻执行国家有关档案工作的政策、法规；制定公司档案工作计划、规章制度；统一管理公司档案(产品、职工档案除外)，为生产、经营服务。

4.2 负责档案的收集、整理、保管、利用和统计。

4.3 负责组织档案的鉴定、销毁。

4.4 负责督促检查和指导项目经理部、机械厂及各职能部门的文件资料的收集、整理和归档。

5.文件资料的形成和归档

5.1公司生产施工活动中形成的各种文件资料，由项目负责人（或指定专人）负责做好日常积累、整理和归档工作；各项管理工作中形成的文件资料，由各职能部门的兼职档案员分门别类做好日常积累、整理和归档工作。

5.1.1公司党群、行政、经营、质量环境体系和生产技术管理档案，由经理办公室秘书按《档案分类规则》进行收集、分类、整理、立卷。于第二年六月底前向档案室移交归档。

5.1.2工程施工档案，由各工程项目经理部资料室在工程竣工后，按《档案分类规则》进行整理，组卷并于竣工后两个月内移交公司工程管理部审核，经审核无误后交档案室归档。

5.1.3产品档案，由机械厂资料室按《档案分类规则》进行整理、立卷，在本厂保管。

5.1.4设备仪器档案及新购进设备随机资料，由物资部按《档案分类规则》进行整理、组卷，并在两个月内移交档案室保管。

5.1.5基建档案，由总务部、机械厂在基建项目竣工验收质保期后两个月内，按《档案分类规则》进行整理、组卷，并向档案室移交归档。

5.1.6 会计档案，由财务部按《档案分类规则》整理装订成册，在会计年度终了后在本部门保存一年后移交档案室保管。

5.1.7 科学技术档案，由工程管理部在完成每一项科技成果之后两个月内，按《档案分类规则》进行整理、组卷，并向档案室移交归档。

5．2文件资料归档的基本要求

5.2.1归档的文件资料必须保持成套性和完整性。

5.2.2归档的文件资料必须准确反映各项活动的真实内容。

5.2.3 一个年度或一个项目在结束后，由档案员按照文件的特点，系统整理组成一个或若干个保管单位（卷、册、袋、盒），经主管负责人审查签字之后，按移交归档程序和时间要求，向档案室移交归档。

5.2.4 每一个保管单位都要填写案卷封面（包括：单位名称、项目名称、保管单位名称、编制日期、张数、保管期限、档案号等）卷内目录和备考表。

5.2.5 归档的文件资料必须符合国家规定的文件种类、文件格式等有关要求，书写工整清楚，不准使用圆珠笔、铅笔及纯蓝墨水书写。

5.3归档份数

5.3.1 各类档案归档一份。

5.3.2 声像档案如数归档。

5.4归档案卷的交接

5.4.1 公司各部门形成的技术文件，由资料员按照《档案分类规则》进行整理，填写《技术文件归档移交清单》一式两份(本部门和公司档案室各存一份)。由部门经理审核后移交档案室。

5.4.2 公司所属各项目经理部（厂）形成的技术文件，包括工程施工、产品、基建、科技类等文件，由资料员按照《档案分类规则》进行整理、组卷，并编写技术文件归档说明书，填写《技术文件归档移交清单》一式两份(本单位和公司档案室各存一份)。项目经理（厂长）审核签字后送交公司工程管理部审核。

5.4.3 工程管理部在收到项目经理部（厂）技术文件后10天内审核签字完毕，并填写《技术文件归档审批表》一式三份(工程管理部、项目经理部（厂）和档案室各存一份)移交档案室。

5.4.4 工程管理部经过审核，如发现项目经理部（厂）移交的技术文件不完整，应通知送交单位限期（两个月内）收集、补充技术文件，再按移交归档程序办理。

6.档案管理

6.1档案编目与检索工具

6.1.1党群、行政、经营、质量环境体系、生产技术管理档案编制案卷