销售合同签订及审查管理工具.docVIP

销售合同签订及审查管理工具

一、适用工作场景与对象

本工具适用于企业销售部门、法务部门及财务部门在日常工作中对销售合同的签订与审查管理，覆盖产品销售、服务销售、定制化合同等各类销售场景。具体包括：

销售专员与客户初步洽谈后，需起草正式合同文本；

法务部门对合同条款的合法性、完整性进行审查；

财务部门对付款方式、税务条款进行合规性审核；

业务部门对合同履行可行性、客户需求匹配度进行确认；

合同签署后归档及履行跟踪管理。

二、合同签订及审查全流程操作指引

（一）合同需求发起与资料准备

操作主体：销售专员（或客户经理）

操作步骤：

明确合同需求：根据与客户（如“公司”）的洽谈结果，确定合同标的（产品名称/服务内容）、数量、价款、履行期限等核心要素，填写《合同需求申请表》（见模板1）。

收集客户资料：要求客户提供加盖公章的营业执照复印件（需核对是否在有效期内）、法定代表人身份证明（或授权委托书及授权代表人身份证明），保证对方签约主体资格合法。

提交审批：将《合同需求申请表》及客户资料提交至部门负责人审批，审批通过后启动合同起草流程。

（二）合同文本起草

操作主体：销售专员（或法务专员）

操作步骤：

选用标准模板：优先使用企业已制定的《销售合同标准模板》，若涉及定制化需求（如特殊技术参数、定制服务），可在标准模板基础上补充专用条款。

填写核心条款：

双方主体信息：填写我方公司全称、统一社会信用代码、地址、联系方式，对方客户信息需与营业执照复印件一致；

标的条款：明确产品名称/服务内容、规格型号、技术标准（如适用）、质量要求（可附《质量标准附件》）；

数量与价款：列明产品数量、单位、单价（含税/不含税）、总价款，大写与小写金额需一致；

履行期限与方式：约定交货时间/服务开始时间、地点、运输方式（运费承担方）、验收标准及流程；

付款方式：明确付款节点（如预付款、到货款、验收款、质保金）、账户信息（需与企业对公账户一致）、发票类型（如增值税专用发票）；

违约责任：约定双方违约情形及对应的违约金计算方式（如逾期交货按日支付合同总额的X%违约金）；

争议解决：约定协商解决不成时，提交我方所在地人民法院诉讼解决（或明确仲裁机构）。

内部审核初稿：起草完成后，先与部门负责人核对业务条款（如数量、价格、履行期限），保证无遗漏或偏差。

（三）内部多部门审查

操作主体：法务专员、财务专员、业务部门负责人

审查流程及要点：

法务部门审查（必审）：

审查合同主体是否具备完全民事行为能力（如企业营业执照是否在有效期内，授权委托书是否载明具体授权范围）；

检查条款是否违反法律法规强制性规定（如“霸王条款”无效情形）；

核对违约责任、争议解决等关键条款是否公平合理，避免我方承担过重责任；

检查合同文本是否有涂改（如有涂改需双方盖章/签字确认）、条款是否前后矛盾。

法务审查后出具《合同审查意见表》（见模板2），标注“通过”“需修改”或“不通过”，并说明具体修改意见。

财务部门审查（必审）：

审查付款方式是否符合企业财务制度（如预付款比例是否超规定、质保金比例是否合理）；

核对价款是否包含税费，发票类型与业务是否匹配（如销售货物需开具增值税专用发票）；

检查对方账户信息是否规范（避免个人账户收款，除非有特殊授权）。

业务部门审查（业务条款复核）：

确认合同标的、数量、质量标准等是否与客户需求一致，是否影响后续履行；

评估客户履约能力（如历史付款记录、信用状况），必要时要求对方提供担保。

意见汇总与修改：销售专员*汇总各部门审查意见，与客户沟通修改（如涉及我方责任条款修改，需重新报法务审核），直至所有部门审查通过。

（四）与客户沟通确认并签署

操作主体：销售专员*、客户授权代表

操作步骤：

发送合同文本：将最终审查通过的合同文本（PDF盖章版）发送给客户，明确签署要求（如签字并加盖公章、签署日期）。

接收客户签署件：客户签署后，要求其提供合同原件（一式X份，双方各执X份，我方存档X份），并通过快递或当面交接方式收取，核对签署信息（签字、盖章、日期）是否完整。

我方用印审批：销售专员*填写《合同用印申请表》，附客户签署的合同原件，提交至法务部门及总经理办公室审批，审批通过后加盖企业公章（或合同专用章）。

（五）合同归档与履行跟踪

操作主体：法务专员（或行政专员）

操作步骤：

合同编号与登记：按照“年份-部门-序号”规则（如“2024-销-001”）为合同编号，填写《合同签署登记表》（见模板3），记录合同基本信息（双方主体、标的、金额、签署日期、归档编号等）。

归档管理：

纸质合同：原件按编号顺序存入档案柜，标注“销售合同-编号-客户名称”；

电子合同：扫描PDF版至企业合同管理系统，与纸质档案同步编号，便于检索。

履行跟踪：业务部门负责人指定专人跟踪合同履行情况（如交货进度