公司合同审批流程和格式化文件范本.docVIP

公司合同审批流程与格式化文件管理工具

一、适用范围与应用场景

本工具适用于公司各类对外合同的规范化管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、合作协议、保密协议等类型。无论是日常业务往来中的常规交易，还是涉及金额较大、履行周期较长或法律关系复杂的项目合作，均需通过本流程审批并使用标准化范本，以保证合同合法性、合规性，防范潜在风险，同时提高审批效率与跨部门协作规范性。

二、合同审批全流程操作指引

（一）合同发起与起草

发起主体：由业务部门经办人*根据合作需求发起，填写《合同审批申请表》（见“四、标准化文件范本”），并同步准备合同初稿及相关附件。

材料准备：

合作方主体资格证明材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明等，需加盖合作方公章）；

与合同相关的需求说明、技术规格书、报价单、预算审批单（如有）；

历史合作记录或项目立项文件（如涉及续签或重大项目）。

起草要求：

使用公司发布的标准化合同范本（见“四、标准化文件范本”），根据合作具体情况调整条款，不得随意删除核心条款；

合同内容需明确标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等关键要素；

涉及专业术语（如技术标准、行业规范）时，需附详细说明或引用国家标准/行业标准。

（二）部门内部审核

审核主体：业务部门负责人*对合同的业务可行性、需求真实性及部门预算匹配性进行审核。

审核重点：

合作需求是否符合公司年度经营目标或部门工作计划；

合同条款是否满足业务需求，是否存在履约风险（如交货周期、付款方式是否合理）；

金额是否在部门预算范围内，超预算合同需附《预算调整审批表》。

输出结果：审核通过后，在《合同审批申请表》“部门审核意见”栏签字确认，并流转至下一环节；审核不通过的，需明确修改意见并退回经办人*调整。

（三）法务合规审核

审核主体：法务专员*（或法务部门）对合同的合法性、合规性及法律风险进行审核。

审核重点：

合同主体是否具备相应的民事行为能力（如合作方是否为依法设立并存续的企业）；

合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销情形；

约定的违约责任、争议解决方式（仲裁/诉讼）、知识产权归属等条款是否明确、合理；

是否存在“霸王条款”或对己方显失公平的约定。

输出结果：审核通过后，在《合同审批申请表》“法务审核意见”栏签字确认；审核不通过的，需标注具体法律风险点及修改建议，退回业务部门经办人*调整，调整后重新提交法务审核。

（四）财务审核

审核主体：财务部门负责人*对合同涉及的财务条款、资金安排及税务影响进行审核。

审核重点：

合同金额、付款方式（如预付款、进度款、尾款比例）是否与公司财务制度一致；

价款构成是否清晰（如是否包含税费、运输费、安装费等），是否存在价格虚高或重复计费；

发票类型、开具时间及税务处理是否符合税法规定（如增值税专用发票的抵扣要求）；

涉及大额资金支付的，需评估公司现金流状况，保证履约能力。

输出结果：审核通过后，在《合同审批申请表》“财务审核意见”栏签字确认；审核不通过的，需提出财务优化建议（如调整付款节点、明确费用承担方），退回业务部门调整。

（五）管理层审批

审批层级：根据合同金额及重要性划分审批权限，具体

金额≤10万元（含）：由分管业务副总*审批；

10万元＜金额≤50万元（含）：由总经理*审批；

金额＞50万元或涉及重大战略合作、对外投资的合同：需提交总经理办公会*集体审议。

审批重点：

合同内容是否符合公司战略发展方向；

履行过程中可能对公司经营、声誉产生的影响；

风险控制措施是否到位，应急预案是否完善。

输出结果：审批通过后，在《合同审批申请表》“管理层审批意见”栏签字确认；审批不通过的，需说明理由，合同终止流转或退回重新协商。

（六）合同签署与用印

签署准备：审批通过后，业务部门经办人*根据审批意见完善合同文本，保证最终版本与审批内容一致，并打印一式X份（根据合作方需求及公司存档要求确定，通常至少一式三份，甲乙双方各执一份，公司存档一份）。

用印流程：

经办人持签署齐全的《合同审批申请表》及合同文本，至行政部申请用印；

行政部*核对审批流程完整性及合同文本与审批内容的一致性，确认无误后加盖公司公章或合同专用章（严禁空白合同用印）；

用印后，行政部*在《用印登记台账》中记录合同编号、用印日期、用印份数、经办人等信息。

签署交付：合同文本经双方签字盖章（或电子签章）后生效，业务部门经办人在3个工作日内将乙方合同正本移交至行政部存档，并将副本抄送财务部、法务部及相关业务部门。

（七）合同归档与履约跟踪

归档管理：行政部*在收到合同正本后，按“合同编号-合作方名称-合同类型”分类归档，建立《合同台账》，记录合同基本信息（如编号、签约主体、金额、履行期限、归档日期等）。

履约跟踪：业务部门