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会议纪要标准化记录模板包

一、适用场景与价值

本标准化模板包适用于企业、项目组、部门等各类正式会议场景，包括但不限于项目启动会、周/月度例会、问题复盘会、跨部门协调会、阶段性成果评审会等。通过统一记录格式与规范流程，保证会议信息传递准确、决策事项可追溯、行动责任明确，提升会议效率与执行闭环，减少信息遗漏或理解偏差，为后续工作推进、问题复盘及历史资料查阅提供标准化依据。

二、标准化操作流程

（一）会前准备：奠定记录基础

明确会议核心目标

提前与会议组织者（如项目经理、部门负责人）沟通，确认会议主题、需解决的核心问题及预期成果（如“确定项目第二阶段开发方案”“明确Q3销售目标分解”）。

根据目标梳理会议需覆盖的关键议题，避免讨论偏离主题。

梳理参会人员与议程

获取参会人员名单（含主持人、记录人、核心发言人员），区分“必要参会人”（需参与决策）与“列席人员”（提供信息/旁听）。

确认会议议程（含各议题预计时长），提前记录在模板“会议议程”栏，便于现场按顺序记录讨论内容。

准备会议资料与工具

收集与会议议题相关的背景资料（如项目进度表、数据报告、上次会议纪要），作为记录时的参考依据。

准备记录工具（电子版模板/纸质模板），提前熟悉模板结构，保证会议中可快速填写关键信息。

（二）会中记录：抓取核心信息

精准记录基本信息

会议开始后，第一时间填写模板“会议基本信息”栏，包括：会议编号（如“202405-PRJ-001”）、会议名称、时间（起止时间，精确到分钟）、地点（会议室/线上会议）、主持人、记录人、参会人（全名用号代替，如“张、李”）、列席人员、缺席人员及原因（如“王：出差”）。

按议程顺序记录讨论要点

依据议程逐项记录，每个议题下需包含：

议题背景（简述讨论该议题的原因，如“因客户反馈功能体验不佳，需优化方案”）；

核心发言：记录关键人员的观点（用“发言人+核心观点”格式，如“张*：建议优先优化登录流程，预计耗时2周”），避免逐字记录，提炼重点；

讨论分歧：如存在不同意见，需明确各方立场（如“李*认为应同步优化支付功能，避免后续重复开发”）；

初步共识：若现场达成一致，简要记录共识内容（如“同意优先优化登录流程，下周一前提交详细方案”）。

明确决议事项与行动项

对会议中确定的决策、任务、计划等，单独记录在“决议事项”与“后续行动”栏，保证包含：

决议编号（如“J-001”）；

决议内容（清晰、无歧义，如“批准项目第二阶段预算，上限50万元”）；

负责人（具体到人，如“张*”）；

完成时间（精确到日期，如“2024-05-30”）；

所需资源/支持（如“需财务部配合审批流程”）。

（三）会后整理与归档：保证闭环落地

24小时内完成纪要初稿

会后根据记录内容，整理出会议纪要初稿，重点检查：基本信息是否完整、讨论要点是否准确反映会议原意、决议事项与行动项是否明确（“谁、做什么、何时完成”）。

对存疑信息（如未明确的完成时间、模糊的责任人），及时与主持人或相关参会人确认，避免信息误差。

审核与分发纪要

将初稿提交主持人审核，保证内容无遗漏、无偏差，经主持人确认后定稿。

按分发范围（参会人、相关部门、上级领导）在24小时内发送纪要（建议PDF格式，避免格式错乱），并同步发送会议相关附件（如方案文档、数据表格）。

跟踪行动项落实

建立“行动项跟踪表”（可附在纪要后或单独管理），定期（如每周例会）检查各项任务的完成进度，对逾期未完成的任务及时提醒负责人，保证会议决策落地。

会议纪要及行动项跟踪表需按“年份+月份+会议类型”分类归档（如“202405-项目会议”），保存期限不少于1年，重要项目会议纪要需长期保存。

三、通用会议纪要模板结构

模块

栏目

填写说明

会议基本信息

会议编号

按规则编制，如“YYYYMM-部门类型-序号”（例：202405-SALES-003）

会议名称

需体现核心主题（例：“项目Q3目标启动会”）

时间

起止时间（例：2024-05-2014:00-16:00）

地点

会议室/线上会议平台（例：“总部301会议室”/“腾讯会议”）

主持人/记录人

填写正确姓名（号代替）（例：主持人：张；记录人：李*）

参会人员

列出必要参会人（例：张、李、王、赵）

列席人员/缺席人员及原因

列席人员（例：产品部：刘）；缺席人员（例：市场部：陈——事假）

会议议程

序号/议题/预计时长/实际时长

按会议实际流程填写（例：1.项目进度汇报（20分钟，实际25分钟））

讨论内容记录

议题/背景/发言人/发言要点/共识/分歧

按议题分栏记录，发言要点提炼核心，分歧标注各方立场

决议事项

编号/决议内容/负责人/完成时间/所需支持

决议编号连续，内容明确可执行（例：J-001：批准Q3销售方案，负责人：张*，2024-06-01前完成）

后续