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行政机关文书档案电子化方案

一、背景与意义

在信息技术飞速发展的今天，行政机关文书档案管理作为政务工作的重要组成部分，其数字化转型已成为提升治理能力现代化的必然要求。传统纸质档案管理模式在存储、检索、利用及安全保障等方面存在诸多局限，难以适应新时代高效政务服务与科学决策的需求。推进文书档案电子化，不仅能够显著提高档案管理效率、降低管理成本、节约存储空间，更能打破信息壁垒，促进档案资源的共享利用，为政务公开、公众服务及应急决策提供有力支撑。此举亦是落实国家关于数字政府建设战略部署，提升行政机关履职能力与公共服务水平的关键举措。

二、总体目标与基本原则

（一）总体目标

以服务行政机关核心职能为导向，通过构建科学规范、安全可靠、高效便捷的文书档案电子化管理体系，实现文书档案从形成、流转、归档到利用、保管、销毁的全生命周期电子化管理。力争在一定时期内，全面建成标准统一、功能完善、互联互通、安全可控的档案信息资源管理平台，显著提升档案管理现代化水平和服务效能，为机关高效运转和科学决策提供坚实保障。

（二）基本原则

1.统一规划，分步实施：坚持顶层设计，制定统一的电子化标准和实施方案，避免重复建设和标准不一。根据实际情况，分阶段、有重点地推进各项工作。

2.需求导向，应用牵引：紧密结合行政机关履职需求和档案利用特点，以应用促建设，确保电子化成果能够真正服务于政务工作。

3.标准先行，规范管理：严格遵循国家及行业关于档案管理、电子文件管理的法律法规和标准规范，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

4.安全保密，万无一失：将信息安全和保密工作贯穿于电子化建设的全过程，建立健全安全保密制度和技术防护体系，保障电子档案万无一失。

5.资源整合，互联互通：推动档案管理系统与其他政务信息系统的互联互通和数据共享，打破“信息孤岛”，提升档案资源的综合利用价值。

6.因地制宜，注重实效：充分考虑各单位的实际情况和现有基础，选择合适的技术路径和实施方案，避免盲目追求技术先进而忽视实际应用效果。

三、主要任务与实施路径

（一）健全标准规范体系

标准规范是文书档案电子化工作的基础和前提。应依据国家最新颁布的《档案法》及相关电子文件管理、电子档案管理的标准规范，结合本机关实际，制定和完善涵盖电子文件形成与办理、电子档案采集与著录、元数据管理、载体管理、长期保存、利用服务、安全保密等环节的一系列规章制度和操作细则。重点关注电子档案的“四性”（真实性、完整性、可用性、安全性）保障措施，以及与纸质档案的衔接机制，确保电子化工作有章可循、规范有序。

（二）推进数字资源建设

1.存量档案数字化：对现有保管期限内的纸质文书档案进行系统性梳理、鉴定，按照相关标准规范进行数字化扫描、图像处理、OCR文字识别、著录标引、数据质检、封装存储等工作。对于重要、珍贵或利用频繁的档案应优先数字化。数字化过程中，需确保扫描图像的清晰度、完整性和准确性，并同步建立规范的元数据库。数字化成果应进行严格的质量验收，合格后方可投入使用，并妥善保管数字化过程中产生的各种原始凭证和metadata信息。

2.增量档案电子化：从源头上控制纸质文件的产生，大力推行无纸化办公。对于新形成的文书，应尽可能在政务协同办公系统或专门的电子文件管理系统中流转、办理，并直接形成符合归档要求的电子文件。明确电子文件的归档范围、归档时间、归档格式及元数据要求，确保电子文件“应归尽归”，实现“即时形成、即时归档”。

（三）建设档案信息管理系统

构建或升级符合电子档案管理要求的档案信息管理系统，是实现文书档案电子化管理的核心支撑。该系统应具备以下主要功能：

*电子文件接收与采集：支持从办公系统、业务系统等多种渠道接收和采集电子文件及元数据。

*档案整理与著录：提供便捷的档案分类、组卷、排列、编号、著录等功能，支持批量操作。

*档案存储与管理：支持多种格式电子档案的安全存储、备份与迁移，具备完善的版本管理和日志管理功能。

*档案编研与统计：支持档案专题编研、统计报表生成等功能。

*安全保密管理：集成身份认证、权限控制、访问审计、数据加密、病毒防护等安全机制，确保档案信息不泄露、不丢失、不篡改。

*系统接口与集成：具备开放的接口，能够与政务内网、OA系统、政务服务平台等进行数据交换和业务协同。

（四）强化安全保障体系

电子档案的安全是重中之重。应从技术、管理、制度等多个层面构建全方位的安全保障体系。技术层面，采用加密技术、访问控制技术、防火墙、入侵检测、病毒防护、容灾备份等技术手段，保障数据在传输、存储和利用过程中的安全。管理层面，明确档案管理部门和相关人员的安全职责，加强对系统管理员、档案管理员和普通用户的权限管理和行