访客管理制度.docxVIP

[XX公司]访客管理制度

一、目的

为规范公司访客接待流程，保障公司正常办公秩序、人员安全及信息安全，同时提升访客体验与公司形象，结合公司实际情况，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于所有因公务、商务合作、业务洽谈、技术交流、参观学习等事由进入公司办公区域（含总部及各分支机构）的外部人员（以下简称“访客”），包括但不限于：

-客户（现有/潜在）、供应商代表、合作伙伴；

-政府部门工作人员（如检查、调研）、行业协会人员；

-媒体记者（需提前报备）、应聘人员、培训/会议参与者；

-其他因公需进入公司的外部人员。

员工家属探访、私人访客（非公务）按本制度特殊条款执行。

三、基本原则

1.安全优先原则：访客管理需确保公司人员、财产及信息安全，防范无关人员进入敏感区域。

2.预约登记原则：访客须提前或现场登记信息，经被访人/部门确认后方可进入。

3.分类管理原则：根据访客类型（如普通访客、重要客户、媒体记者）实施差异化接待与权限管控。

4.全程陪同原则：访客进入办公区域后，原则上需由被访人或指定接待人全程陪同（特殊区域需专人引导）。

5.合规透明原则：访客行为需符合公司规章制度，禁止从事与来访事由无关的活动（如拍摄、打探机密信息）。

四、访客分类与接待要求

（一）访客分类

类别

定义

管理重点

普通访客

一般业务往来人员（如供应商普通职员、普通客户代表）

常规登记、被访人确认、基础陪同

重要访客

高层级客户（如战略合作伙伴负责人）、政府部门领导、重要媒体记者等

提前报备、专人接待、重点区域管控

特殊访客

携带设备/物品进入（如设备安装人员）、需进入敏感区域（如研发实验室、机房）

严格审批、安全检查、权限限制

应聘人员

参加面试的候选人

人力资源部专项接待、信息保密

（二）分类接待要求

1.普通访客：由被访人通过OA系统/电话提前通知前台（或现场登记），填写《访客登记表》（附件1），经前台核对后发放访客证，由被访人接待。

2.重要访客：需提前[X]小时（如24小时）由对接部门填写《重要访客接待申请表》（附件2），注明访客姓名、职务、来访事由、时间、需进入区域及特殊需求（如会议室、茶歇），经部门负责人→分管领导审批后，由公司指定专人（如部门经理/高管）接待，必要时协调行政部准备接待资源（如专属停车位、会议室）。

3.特殊访客：

携带设备/工具的访客（如设备维修人员），需提前提交《设备/物品进出台账》（附件3），说明物品名称、用途及安全性承诺，经被访部门负责人审批后，由专人引导至指定区域，全程监督操作；

需进入研发实验室、财务室、数据中心等敏感区域的访客，除被访人确认外，须经行政部/信息安全负责人审批，签署《保密承诺书》（附件4），并由专人全程陪同（禁止独立行动）。

4.应聘人员：由人力资源部统一接待，填写《应聘人员登记表》（附件5），核对身份证件，引导至指定面试区域，禁止进入非面试相关办公区。

五、访客来访流程

（一）预约阶段（推荐提前预约）

1.访客联系被访人：访客提前与被访人（或对接部门）沟通来访事由、时间、人数及是否需要特殊安排（如会议室、资料准备）。

2.被访人提交申请（重要/特殊访客必选）：

通过OA系统填写《访客预约单》（或纸质版《重要访客接待申请表》），明确访客信息（姓名、单位、职务、联系方式）、来访时间（精确到时段）、事由、需进入区域及是否携带物品；

重要访客需附对方单位公函/介绍信（扫描件）；特殊访客需说明设备/物品详情及安全措施。

3.审批流程：

普通访客：被访人确认后，前台直接登记（无需额外审批）；

重要访客：部门负责人审核→分管领导审批（如涉及高层对接）；

特殊访客：被访部门负责人审核→行政部/信息安全负责人审批（敏感区域需额外审批）。

（二）到访登记

1.前台接待：访客到达公司后，前往前台（或指定接待点）出示有效身份证件（身份证/护照/工作证），前台核对预约信息（或现场登记）。

2.信息登记：填写《访客登记表》（含姓名、性别、单位、职务、联系电话、来访时间、被访人姓名、事由、预计离开时间），重要/特殊访客需额外登记携带物品信息。

3.身份核验：前台通过电话/系统联系被访人确认访客身份及来访事由（如“XX公司XX先生/女士是否今日[X]点来访？事由是XX？”），确认无误后发放访客证（重要访客发放专属标识，如VIP胸牌）。

（三）进入办公区域

1.访客证佩戴：访客需全程佩戴访客证（挂于胸前显眼位置），未佩戴者将被限制进入非公共区域。

2.安全检查（特殊访客/携带物品时）：携带设备/包裹的访客需通过安检设备（如X光机）或人工检查，禁止携带危险物品（如易燃易爆品、管制刀具、大容量存储设备）。

3.专人陪同：访客由被访人或指定接待人（如前台安排的引导员）带领进入办公区域，禁止自