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[XX公司]报销管理制度

一、目的

为规范公司费用报销流程，确保费用支出的真实性、合理性、合规性，强化成本控制与财务监督，保障公司资金安全，同时提高报销效率，结合公司实际情况，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司全体正式员工、试用期员工及劳务派遣人员（以下统称“员工”）因公务产生的各类费用报销，包括但不限于差旅费、业务招待费、办公费、交通费、通讯费、培训费等。个人消费或与公司业务无关的费用一律不予报销。

三、基本原则

1.真实性原则：报销费用必须基于真实发生的公务活动，严禁虚构或伪造费用。

2.合理性原则：费用支出需符合公司业务需求及行业常规标准，避免铺张浪费。

3.合规性原则：报销行为需符合国家法律法规、公司财务制度及预算管理要求。

4.及时性原则：费用发生后需在规定时间内提交报销申请，逾期未报原则上不予受理。

5.权责匹配原则：费用审批权限与职级挂钩，确保审批人对费用合理性负责。

四、报销流程与审批权限

（一）报销流程

1.费用发生：员工因公务产生费用时，需提前了解公司相关标准（如差旅标准、招待限额等），并保留完整票据及证明材料。

2.票据整理：费用发生后3个工作日内（差旅费需在返程后3个工作日内），员工需按以下要求整理票据：

原始票据：包括发票、收据、车票、机票行程单、住宿水单等，需为税务机关监制或财政部门监制的合法票据，内容完整（公司名称、税号、金额、日期、明细等），无涂改痕迹。

附件要求：

差旅费：需附《出差申请单》（含行程、目的地、事由）、交通/住宿预订记录（如机票/酒店订单截图）；

业务招待费：需附《招待申请单》（含招待对象、人数、事由、预算）、被招待方身份证明（如名片、工作证复印件）；

办公费/采购费：需附采购清单（列明物品名称、数量、单价）、验收证明（如入库单）；

培训/会议费：需附培训通知、会议议程、参会签到表；

其他费用：根据实际情况提供相关证明材料（如合同、审批单等）。

3.线上申请：通过公司OA系统（或财务报销系统）填写《费用报销单》，上传完整票据及附件，选择对应费用类型（如差旅费、业务招待费等），并填写费用明细（金额、用途、发生日期）。

4.逐级审批：

直属上级初审：审核费用真实性、必要性及与业务的关联性（如“招待客户是否与项目推进相关”），签署意见；

部门负责人复审：审核费用合理性及是否符合部门预算（如“差旅标准是否超标”“招待金额是否超限额”），签署意见；

财务部审核：重点审核票据合法性、金额准确性、审批流程完整性及预算控制（如“发票是否合规”“是否超标准报销”“是否超预算”），对不符合要求的报销单退回并说明原因；

分管领导/总经理终审：根据费用金额及性质审批（如单笔超过[X]元或特殊事项需分管领导审批，超过[Y]元需总经理审批）。

5.财务支付：审批通过后，财务部在3-5个工作日内完成报销款项支付（原则上转账至员工本人银行账户，特殊情况需提前说明）。

（二）审批权限

费用类型

审批层级

金额限制（示例）

日常办公费（如文具、打印）

直属上级+部门负责人

单笔≤500元，部门月度累计≤2000元

差旅费

直属上级→部门负责人→财务部→分管领导（单次差旅费用≥X元时）

国内差旅：按职级标准（见附件1）；国际差旅：需总经理审批

业务招待费

直属上级→部门负责人→分管领导（单次招待费用≥Y元时）

单次≤[X]元（根据客户级别分级控制）

培训/会议费

直属上级→部门负责人→分管领导→总经理（费用≥Z元或外部培训）

单次≤[Y]元

其他特殊费用（如捐赠、赞助）

需经总经理办公会审议，总经理最终审批

无明确限额，需专项说明

注：具体审批权限及金额标准以公司最新发布的《费用审批权限表》为准，特殊事项（如紧急采购）可走“绿色通道”（需附情况说明并由总经理特批）。

五、各类费用报销标准与要求

（一）差旅费

1.交通费用

飞机：原则上经济舱（职级为总监及以上可申请商务舱），需提前[X]小时预订（临时紧急情况除外）；

火车：高铁/动车二等座（职级为总监及以上可申请一等座），长途出行优先选火车；

市内交通：地铁/公交优先，出租车/网约车需注明起止地点及事由（单次超[X]元需说明合理性）。

2.住宿费用

按职级及城市级别控制标准（参考附件1《差旅住宿标准表》），超标部分自理；

同性员工两人（含）以上同行，原则上合住标准间。

3.补助标准

餐补：[X]元/人/天（按出差自然日计算，无需提供发票）；

市内交通补：[X]元/人/天（无需提供发票，仅限无公共交通覆盖的特殊情况）。

（二）业务招待费

1.总体原则：先申请后招待，严格控制陪餐人数（不超过招待对象的1/2），优先选择公司协议酒店。

2.标准分级：

普通客户：单次≤[X]元（人均≤[X]元）；

重要客户（如战略合作伙伴）：单