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(新)档案及合同管理制度(3篇)

档案及合同管理制度一

一、总则

为加强公司档案及合同管理，有效地保护和利用档案与合同资料，维护公司的合法权益，特制定本制度。本制度适用于公司各部门及下属单位的档案与合同管理工作。

档案是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。合同是指公司与其他法人、自然人或组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

公司档案及合同管理工作遵循集中统一管理原则，确保档案与合同的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

二、档案管理

1.档案的分类与范围

公司档案分为行政档案、业务档案、财务档案、人事档案等几大类。行政档案包括公司文件、会议记录、规章制度等；业务档案涵盖项目资料、市场调研、客户信息等；财务档案包含会计凭证、账簿、报表等；人事档案有员工简历、劳动合同、绩效考核等。

2.档案的收集与整理

各部门负责本部门档案的收集工作，应及时将办理完毕且具有保存价值的文件材料收集齐全，并按照档案管理要求进行初步整理。档案管理人员对各部门移交的档案进行审核，对不符合要求的档案退回补充或重新整理。档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

3.档案的保管

公司设立专门的档案室，配备必要的保管设施，如档案柜、防潮设备、防火设备等，确保档案的安全。档案应按照分类编号存放，建立档案目录和索引，便于查找。对重要档案应进行备份，存储在不同的物理位置，以防止因自然灾害或其他意外事件导致档案丢失。

4.档案的借阅与利用

公司员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案室办理借阅手续。借阅档案应在规定的时间内归还，如需延期，需办理延期手续。档案管理人员应做好借阅登记，对借阅情况进行跟踪。利用档案时，应遵守保密规定，不得泄露档案内容。对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格控制使用范围。

5.档案的鉴定与销毁

定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。对保管期限已满且无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。档案销毁应填写《档案销毁清册》，经公司领导批准后，由两人以上监销，并在销毁清册上签字。

三、合同管理

1.合同的签订

公司签订合同应遵循合法、平等、自愿、公平、诚实信用的原则。合同签订前，业务部门应对合同对方的主体资格、资信状况等进行调查，确保合同对方具有履行合同的能力。合同文本应采用公司统一的合同模板，如无合适模板，应参照相关法律法规和行业惯例起草合同。合同起草完成后，应组织相关部门进行审核，审核内容包括合同条款的合法性、完整性、可行性等。审核通过后，由法定代表人或其授权代表签订合同。

2.合同的履行

合同签订后，各部门应按照合同约定履行各自的义务。业务部门负责合同的执行，跟踪合同履行情况，及时解决合同履行过程中出现的问题。财务部门按照合同约定进行款项收付，严格执行财务审批制度。合同履行过程中，如需变更或解除合同，应按照规定的程序进行审批，并签订书面协议。

3.合同的归档

合同签订后，业务部门应在规定的时间内将合同原件及相关附件移交档案室归档。档案室应对合同进行分类整理，建立合同档案目录，便于查询和管理。

4.合同的监督与检查

公司设立合同管理监督小组，定期对合同的签订、履行、归档等情况进行监督检查。对发现的问题及时提出整改意见，确保合同管理工作规范有序。

四、档案及合同管理的信息化建设

公司应逐步推进档案及合同管理的信息化建设，采用先进的档案管理软件和合同管理系统，实现档案与合同的电子化存储、检索和利用。建立档案及合同管理数据库，对档案和合同的基本信息、借阅情况、履行情况等进行实时监控和管理。加强信息化系统的安全防护，确保档案和合同信息的安全。

五、责任与奖惩

对在档案及合同管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。对违反档案及合同管理制度的行为，视情节轻重，给予批评教育、经济处罚直至纪律处分。因工作失误导致档案丢失、损坏或合同纠纷的，应追究相关人员的责任。

档案及合同管理制度二

一、档案管理细则

1.档案收集工作细则

各部门在日常工作中，应指定专人负责档案收集工作。对于文件材料的收集，应做到及时、全面。例如，对于上级来文，应在收到文件后立即进行登记，并按照文件的重要性和关联性进行初步分类。对于公司内部产生的文件，如会议纪要、工作报告等，应在文件形成后的一个工作日内收集到部门档案收集人员处。

在收集业务档案时，项目负责人应在项目结束后的一周内，将项目过程中形成的所有资料，包括项目策划书、合同文件、验收报告等，整理后移交部门档案管理人员。财务档案由财务部门按照会计核算周期进行收集，每月底将当月的会计凭证、报表等整理装订，定期移交档案室。

2.档案整理规范

档案整理应遵循分类