企业公文档案管理制度模板.docxVIP

企业公文档案管理制度模板

---

企业公文档案管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本企业公文档案管理工作，提高公文处理和档案管理的科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用公文档案资源，为企业经营管理和发展服务，依据国家有关法律法规及相关行业标准，结合本企业实际情况，特制定本制度。

第二条定义

本制度所称公文，是指企业在经营管理活动中形成的，具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻企业决策、部署工作、请示和答复问题、报告和交流情况的重要工具。

本制度所称档案，是指企业在各项工作中直接形成的，对企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公文档案则特指由公文转化而来的档案。

第三条适用范围

本制度适用于企业各部门、各分支机构以及全体员工在公务活动中形成的公文档案的形成、办理、收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁和统计等管理工作。

第四条管理原则

公文档案管理遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、便于利用的原则。确保公文档案的真实、完整、准确、系统和安全。

第二章公文的形成与办理

第五条公文拟制

各部门在拟制公文时，应遵循国家及企业相关公文处理规范，做到内容真实准确、重点突出、条理清晰、语言精炼、格式规范。涉及企业核心利益、重大决策的公文，需经过严格的审核程序。

第六条公文审核与签发

公文在发出前，必须履行审核、签发手续。审核重点包括：是否符合国家法律法规及企业规章制度，是否符合行文规则，内容是否准确，格式是否规范等。签发人应根据其职责权限对公文进行审批并签署意见。

第七条公文办理

收文办理应及时签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、查办和归档。发文办理应包括复核、登记、印制、核发和归档。公文办理过程中，应确保文件流转顺畅、责任明确、处理及时。

第三章档案的收集与归档

第八条归档范围

凡是反映企业各项工作活动，具有查考利用价值的公文（包括收文、发文、内部文件、会议纪要、合同协议、项目资料、财务凭证、人事材料等）均属归档范围。具体归档范围由企业档案管理部门会同各业务部门共同制定，并根据企业发展情况适时调整。

第九条归档要求

（一）归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统，符合形成规律。

（二）归档的文件材料应为原件。因故无原件的，应在备考表中注明原因，并将复制件与有关说明一并归档。

（三）文件材料的格式、书写、装订等应符合档案管理规范要求。手写文件应使用蓝黑墨水或碳素墨水，字迹清晰。

（四）电子文件的形成、积累、归档应符合国家及企业关于电子文件管理的相关规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

第十条归档时间

（一）各项工作活动中形成的文件材料，应在办理完毕后，由承办部门或经办人及时整理，定期向档案管理部门归档。

（二）年度性文件、统计年报等应在次年规定时间内归档。

（三）专项工作、重点项目文件材料，应在工作结束或项目完成后规定时间内归档。

（四）电子文件应随办随归或定期归档。

第四章档案的管理

第十一条档案整理

档案管理部门负责对接收的档案进行系统整理，包括分类、编号、排列、编目等工作。整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。

第十二条档案保管

（一）档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等条件。

（二）档案应使用符合国家标准的档案装具进行存放。

（三）建立健全档案库房管理制度，做好温湿度调控、清洁卫生和安全检查工作。

（四）对声像档案、实物档案等特殊载体档案，应采取相应的特殊保管措施。

第十三条档案保密

档案管理部门及相关人员应严格遵守国家保密法律法规和企业保密制度，严守档案秘密。涉密档案的管理应按照国家及企业有关涉密载体管理规定执行。

第十四条档案鉴定

企业应定期对已归档的档案进行鉴定。鉴定工作由档案管理部门牵头，会同相关业务部门组成鉴定小组进行。鉴定内容包括档案的保存价值、保管期限的调整等。对于已到保管期限且无继续保存价值的档案，应按规定程序予以销毁。

第十五条档案销毁

档案销毁必须严格按照规定程序进行。由鉴定小组提出销毁意见，报企业分管领导批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案材料。

第五章档案的利用

第十六条利用权限

企业员工因工作需要可查阅与其业务相关的档案。查阅涉密档案或重要档案，须经档案管理部门负责人及相关业务部门负责人批准。外部单位或人员查阅企业档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经企业档案管理部门负责人批准，必要时报企业分管领导批准。

第十七条利用手续

查阅档案应办理借阅登记手续，填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等。

第十八条利用要求

（一）查阅档案