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职离职合同录入规则指导

一、总则

为规范公司人力资源管理系统中的离职合同录入工作，确保数据准确性、完整性和一致性，提高工作效率，特制定本指导规则。本规则适用于所有涉及离职合同电子化录入的操作人员。

二、录入前的准备工作

（一）收集完整资料

1.确保离职合同原件或电子版已签署完毕，并完整无缺页。

2.准备相关附件，如离职证明、薪资结算单、保密协议等（如有）。

3.核对员工基本信息（姓名、工号、部门、职位等）与系统中的记录是否一致。

（二）确认录入权限

1.登录人力资源管理系统，检查当前用户是否具备离职合同录入权限。

2.如无权限，需提前向系统管理员申请或由指定人员操作。

三、离职合同录入步骤

（一）基本信息录入

1.打开离职合同录入模块，选择“新增合同”功能。

2.按照系统提示，逐项填写以下信息：

(1)员工姓名（需与身份证件一致）

(2)工号（系统自动带出，如错误需联系HR部门修正）

(3)入职日期、离职日期（格式统一为YYYY-MM-DD）

(4)部门及职位（与员工档案保持一致）

（二）合同内容录入

1.逐条录入合同中的核心条款，包括但不限于：

(1)离职原因（如正常离职、协商解除等，需选择系统预设选项）

(2)最后薪资结算金额及支付方式

(3)知识产权、保密义务等特殊条款（如适用）

2.对于文本较长条款，可分段录入或上传附件截图（需确保清晰可读）。

（三）附件上传

1.将已收集的附件（如身份证复印件、保密协议等）扫描为PDF格式。

2.在系统附件上传区域，按顺序上传，并注明文件名称（如“员工A-离职证明.pdf”）。

（四）信息校验

1.录入完成后，系统会自动校验数据逻辑（如离职日期是否早于入职日期）。

2.人工复核关键信息，特别是金额、日期等易错项。

3.如发现错误，需标记“修改”状态并提交HR部门审核后重新录入。

四、特殊情况处理

（一）电子签名应用

1.对于采用电子签名的离职合同，需上传签章影像。

2.确认电子签名平台与系统兼容，避免格式错误导致无法识别。

（二）合同变更记录

1.如离职合同存在修改或补充协议，需在“合同版本”字段注明。

2.新旧版本合同均需上传存档，并标注生效日期。

（三）批量录入操作

1.对于部门性离职（如裁员），可使用模板批量导入。

2.批量导入前需预览数据，确保每条记录无遗漏。

五、录入后的流程

（一）系统归档

1.录入完成后点击“保存归档”，系统自动生成唯一档案编号。

2.编号规则示例：“离职合同-YYYYMMDD-XXXX”（YYYY为年份，MM为月份，DD为日期，XXXX为随机码）。

（二）权限移交

1.录入人员需在系统日志中记录操作时间及内容。

2.月末由HR主管抽查10%的录入记录，确保符合规范。

（三）数据备份

1.系统自动执行每日备份，操作人员无需手动操作。

2.如遇系统故障，需联系技术支持恢复最近一次有效数据。

六、注意事项

1.所有录入内容必须与员工签署的合同一致，严禁擅自修改条款。

2.金额类数据需与财务部门核对，避免因录入错误导致争议。

3.涉及敏感信息（如薪资细节）的合同，需在权限控制下操作。

4.如遇合同条款与公司制度冲突，应暂停录入并上报HR经理。

本指导规则自发布之日起生效，人力资源部负责解释及修订。

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一、总则

为规范公司人力资源管理系统中的离职合同录入工作，确保数据准确性、完整性和一致性，提高工作效率，降低操作风险，特制定本指导规则。本规则旨在为所有涉及离职合同电子化录入的操作人员提供标准化的操作指南，确保每份离职合同信息都能被准确、高效地记录在案。通过遵循本规则，可以有效支持人力资源管理的后续工作，如员工档案维护、离职分析等。

二、录入前的准备工作

（一）收集完整资料

1.核对合同原件/电子版：确保手头持有的离职合同是员工本人签署的最终版本。检查合同是否完整，无缺页、无涂改（非签章修改无效），签章清晰可辨。如为电子合同，确认签署流程完整且有效。

2.准备相关附件：根据合同内容或公司要求，收集可能随合同一同存档的附件，例如：

(1)离职交接清单（如有）

(2)员工确认的薪资结算明细（如有争议需备注）

(3)特殊培训或协议的补充文件（如有）

(4)身份证明复印件（如需存档）

3.验证员工基础信息：在系统中或通过员工档案，核对该员工的姓名、工号、所属部门（最后）、职位（最后）、入职日期、身份证号（隐去部分字符保护隐私）等关键信息是否与合同记载及系统记录一致。如发现不一致，需先由HR部门确认并修正，再进行合同录入。

（二）确认录入权限与系统状态

1.登录系统并检查权限：使用正确的用户名和密码登录人力资源管理系统（或指定的人力资源信息平台）。导航至离职合同管理模块，确认当前