办公文档管理规范化模板（含存档流程）.docVIP

办公文档管理规范化模板（含存档流程）

一、适用范围与典型应用场景

二、标准化操作流程详解

（一）文件创建与审核

文件起草

根据业务需求确定文件类型（如通知、报告、合同等），使用统一模板（如Word、Excel标准格式）起草内容，保证标题明确、逻辑清晰、数据准确。

文件命名规则：[部门代码]-[文件类型]-[年份]-[流水号]（示例：HR-通知-2024-001），部门代码可参考组织内部编码规则。

内部审核

起草人完成文件后，提交至部门负责人进行内容合规性与业务准确性审核；涉及跨部门的文件，需同步抄送相关会签部门确认。

审核通过后，由指定负责人（如部门经理/项目负责人）签字确认电子档或纸质档，标注“审核通过”及日期。

（二）文件分类与编号

分类标准

按文件性质分为：行政类（通知、制度、会议纪要等）、业务类（项目方案、合同、报告等）、人事类（简历、合同、考核记录等）、财务类（预算、报销凭证、审计报告等）。

按载体形式分为：纸质文档（A4纸打印、签字盖章原件）、电子文档（Word/PDF/Excel等格式，存储于指定服务器或云盘）。

编号规则

统一采用“分类代码-年份-流水号”格式，分类代码示例：XZ（行政）、YW（业务）、RS（人事）、CW（财务）。

流水号按年度从001开始顺序编制，不得重复或跳号；电子档与纸质档编号一致，便于关联查询。

（三）文件归档存储

归档范围

已审核定稿的正式文件、审批过程中的关键版本（如最终修改版、签字版）、与文件相关的支撑材料（如附件、原始数据等）。

存储要求

纸质档归档：使用统一规格档案盒（如A4竖装），标注档案盒名称、编号、文件范围及归档日期，存放于指定档案柜（按分类编号顺序排列），避免阳光直射、潮湿环境。

电子档归档：存储于组织指定服务器/云盘的加密文件夹，路径示例：\\服务器\文档中心\2024\行政类\XZ-2024-001，设置访问权限（仅授权人员可读写），定期备份（每周增量备份+每月全量备份）。

归档登记

完成归档后，填写《文件归档登记表》（见模板一），记录文件名称、编号、分类、密级、存储位置、归档人、归档日期等信息，保证账实一致。

（四）文件借阅与查阅

借阅申请

因工作需要借阅文件时，借阅人需填写《文件借阅申请表》（见模板二），注明文件名称、编号、借阅事由、借阅期限、用途（如“项目参考”“审计备查”等），经部门负责人审批后提交至文档管理部门。

借阅执行

纸质档借阅：文档管理员核对申请表无误后，发放档案盒，借阅人签字确认；借阅期限一般不超过3个工作日，确需延期的需提前申请续借。

电子档借阅：文档管理员赋予借阅人临时访问权限（仅可查阅，不可或修改），借阅后及时回收权限。

归还与记录

借阅人按时归还文件，文档管理员检查文件完整性（纸质档无污损、缺页；电子档无篡改），更新《文件借阅登记表》中的归还状态。

（五）文件定期清理与销毁

清理周期

每年12月底组织年度档案清理，对超过保存期限的文件（如无保存价值的临时通知、已失效的制度文件）进行鉴定，由文档管理部门会同业务部门确认是否销毁。

销毁流程

需销毁的文件需填写《文件销毁审批表》（见模板三），经部门负责人、文档管理部门负责人及分管领导审批后，方可执行销毁。

纸质档销毁采用碎纸机处理，由两人以上共同监销，保证无法复原；电子档销毁需彻底删除文件并清空回收站，必要时进行数据覆写。

销毁记录

销毁完成后，在《文件销毁审批表》中记录销毁时间、监销人、销毁方式，并由监销人签字确认，相关资料存档备查。

三、核心工具表格模板

模板一：文件归档登记表

序号

文件编号

文件名称

分类

密级（公开/内部/秘密）

存储位置（档案盒编号/电子路径）

归档日期

归档人

备注

1

XZ-2024-001

关于2024年春节放假的通知

行政

内部

档案柜-01-001

2024-01-20

*

纸质+电子

2

YW-2024-015

项目可行性研究报告

业务

秘密

\服务器\2024-015.pdf

2024-03-15

*

仅电子档

模板二：文件借阅申请表

借阅人

*

所在部门

市场部

借阅日期

2024-05-10

文件名称

项目合作合同

文件编号

YW-2024-008

借阅期限

3个工作日

借阅事由

合作谈判参考

用途

拟与客户洽谈合作细节

审批人（部门）

*赵六（市场部经理）

审批意见

同意借阅

审批日期

2024-05-10

文档管理员

*孙七

归还状态

□未归还□已归还

归还日期

2024-05-12

备注

无

模板三：文件销毁审批表

文件名称

2023年临时会议纪要（1-6月）

文件编号范围

XZ-2023-001~XZ-2023-020

销毁数量

纸质档20份/电子档20份

销毁原因

保存期限已满，无历史参考价值

鉴定部门

行政部、综合管理部

鉴定人

周八