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仓库库存盘点及库存预警系统操作指南

一、系统适用场景与价值

本系统适用于企业仓库日常库存管理场景，主要解决库存数据不准确、盘点效率低、库存积压或短缺等问题。具体应用场景包括：

定期全面盘点：月末、季末或年末对仓库所有物料进行系统性清查，保证账实相符；

动态循环盘点：按物料类别或价值等级，分周期对部分物料进行抽查，实时监控库存状态；

库存异常预警：当物料库存低于最低安全库存或高于最高库存阈值时，系统自动触发预警，提醒管理人员及时补货或调拨；

库存数据分析：通过盘点数据与历史库存对比，分析库存周转率、损耗率等指标，优化库存结构。

使用本系统可显著提升库存管理效率，减少人工盘点误差，降低库存积压风险，保障生产或销售环节的物料供应稳定性。

二、详细操作流程指引

（一）系统登录与权限配置

登录系统

打开系统登录页面，输入工号（如“CK001”）、密码及验证码，“登录”按钮；

首次登录需修改初始密码（默认密码为“56”），密码需包含字母、数字及特殊字符，长度不少于8位。

权限配置

系统管理员（如“仓库主管*”）可通过“权限管理”模块，为不同角色（如盘点员、审核员、管理员）分配操作权限；

盘点员仅可执行盘点任务录入、数据提交等操作；审核员负责盘点结果审批；管理员拥有全部权限，可配置预警规则、导出报表等。

（二）库存盘点任务创建

进入盘点任务模块

登录后，在系统主菜单选择“库存管理→盘点管理→任务创建”，进入任务创建页面。

填写任务基本信息

任务名称：按“盘点周期+仓库+物料类型”格式命名，如“2024年06月A仓库原材料盘点”；

盘点类型：选择“全盘”（所有物料）或“抽盘”（指定物料范围，可按物料编码、类别、库位筛选）；

盘点仓库/库位：勾选需盘点的仓库（如“A仓库”）或具体库位（如“A-01-01货架”）；

盘点周期：选择“即时盘点”（立即执行）或“计划盘点”（设置开始和结束时间，如“2024-06-3009:00至2024-06-3017:00”）；

负责人：指派盘点任务执行人（如“盘点员”），并抄送审核人（如“仓库主管”）。

提交并发布任务

确认信息无误后，“提交”按钮，系统自动盘点任务编号（如“PD20240630001”），并通过消息提醒相关人员。

（三）盘点执行与数据采集

获取盘点清单

盘点员登录系统，进入“盘点管理→我的任务”，选择待执行的盘点任务，“盘点清单”；

系统自动导出《库存盘点表》（含物料编码、名称、规格、单位、账面数量、库位等信息），支持为Excel或PDF格式。

现场盘点操作

扫码盘点：使用PDA扫描物料条码，系统自动显示账面数量，盘点员输入实盘数量，“保存”；

手动录入：若无法扫码，可在系统页面手动输入物料编码，系统匹配信息后录入实盘数量；

异常记录：若发觉物料破损、变质或账实差异较大，需在“备注”栏填写异常原因（如“受潮结块”“过期”），并拍照（可选）。

提交盘点数据

盘点完成后，“提交数据”，系统自动校验实盘数量是否为空、格式是否正确；

校验通过后，数据状态变更为“待审核”；若校验失败，系统提示错误原因（如“物料编码不存在”“数量为负数”），需修正后重新提交。

（四）盘点差异分析与处理

审核盘点结果

审核人（如“仓库主管*”）进入“盘点管理→结果审核”，选择已提交的盘点任务，查看账面与实盘差异明细；

对差异较小的物料（如±5%以内），可直接“审核通过”；对差异较大或有异常的物料，发起“差异调查”，要求盘点员补充说明。

盘点报告

审核通过后，系统自动《库存盘点报告》，包含盘点汇总表（总账面数量、总实盘数量、差异率、差异金额）、差异明细表（差异物料清单、原因分析）及异常物料处理建议。

报告支持导出为Excel，可打印存档或提交财务部门进行账务处理。

库存数据调整

根据盘点报告结果，仓库管理员在“库存管理→库存调整”模块，对差异物料进行数量调整；

调整时需填写调整原因（如“盘点盘盈”“盘点盘亏”），经审核人确认后，系统自动更新库存台账，保证账实一致。

（五）库存预警规则设置

进入预警配置模块

管理员登录系统，选择“库存管理→预警管理→规则配置”，进入预警规则设置页面。

设置预警阈值

预警类型：选择“最低库存预警”（库存不足时提醒）或“最高库存预警”（库存积压时提醒）；

适用物料：可按“全部物料”或指定物料类别（如“原材料”“半成品”）设置；

阈值参数：

最低库存预警：输入“安全库存量”（如100件）和“补货提前期”（如3天），当库存≤安全库存量时触发预警；

最高库存预警：输入“最高库存量”（如500件），当库存≥最高库存量时触发预警；

通知对象：勾选预警接收人（如“采购经理”“仓库主管”），可通过系统消息、短信或邮件通知（需提前配置通知方式）。

启用并测试规则

“保存并启用”，规则生效后，可手动触发一次测试预