费用申请与审批标准化表单.docVIP

费用申请与审批标准化表单工具指南

一、适用范围与典型应用场景

本表单工具适用于各类企业、事业单位及社会组织在日常运营中产生的各类费用申请与审批管理场景，具体包括但不限于：

日常办公支出：如办公用品采购、通讯费、快递费、维修费等常规运营费用；

项目专项费用：如研发项目、市场活动、工程项目等专项支出的预算内费用申请；

员工差旅费用：因公出差产生的交通费、住宿费、伙食补助、市内交通费等；

业务招待费用：客户接待、商务洽谈等场合产生的餐费、礼品费等；

固定资产采购：单价超过规定标准的办公设备、工具等采购支出；

其他合规费用：符合公司财务制度及国家法律法规的其他必要支出。

通过标准化表单的使用，可统一费用申请流程，明确审批权限，提高费用管理效率，保证费用支出的合规性与合理性。

二、标准化操作流程详解

（一）申请准备：明确费用需求与依据

确认费用性质：申请人需根据实际业务需求，判断费用类型（如办公费、差旅费等），保证费用符合公司预算及财务制度规定。

收集支持材料：根据费用类型准备相应附件，例如：

采购类费用：需提供供应商报价单、采购合同（如适用）、需求部门申购单；

差旅类费用：需提供出差审批单、行程单（机票/车票）、住宿发票（预付凭证）；

招待类费用：需提供招待事由说明、参与人员名单、消费清单。

预估费用金额：根据实际需求及市场价格，合理预估费用金额，保证与实际支出偏差不超过公司规定比例（如±10%）。

（二）填写表单：保证信息完整准确

获取模板：申请人可通过公司OA系统、行政部或财务部门《费用申请与审批表单》（模板见第三部分），或使用标准化电子表单。

填写基本信息：

申请人信息：填写姓名*、所属部门、工号、联系方式（办公电话/企业）；

申请日期：填写提交表单的当日日期；

费用类别：勾选对应费用类型（如“办公费-办公用品”“差旅费-交通费”等）；

预算科目：根据公司财务预算编码填写对应科目（如“销售费用-市场推广-办公费”）。

填写费用明细：

按“费用项目-单位-数量-单价-金额”逐项填写，若为多项费用需分列明细；

用途说明需简明扼要（如“采购部门A4纸100包，用于日常打印”）；

附件清单需列明所有支持材料的名称及份数（如“增值税发票1张，采购合同1份”）。

签字确认：申请人需在“申请人签字”处手写签名，保证所填信息真实无误。

（三）提交审批：按权限逐级流转

确定审批路径：根据费用金额及公司审批权限规定，确定审批流程（参考示例）：

金额≤500元：部门负责人*审批；

500元＜金额≤5000元：部门负责人→分管领导审批；

金额＞5000元：部门负责人→分管领导→总经理*审批。

*注：审批权限可根据企业规模及管理需求调整。

提交表单与附件：将填写完整的纸质表单（需签字）及附件材料一并提交至第一审批人（部门负责人*），或通过OA系统线上提交（扫描件+电子版）。

跟进审批进度：提交后需及时跟踪审批状态，若审批人提出修改意见，应根据反馈调整后重新提交。

（四）审核反馈：审批人职责与要求

部门负责人*审核：

核查费用需求的合理性（如是否为必要支出、是否符合部门预算）；

审核费用明细及附件的完整性（如是否有发票、合同等支持材料）；

确认金额是否在部门审批权限内，若超权限则提交至下一级审批。

分管领导*审核：

重点审核费用与业务目标的关联性（如项目费用是否对应项目进度）；

判断费用支出的必要性，避免重复或超标申请；

对权限内的费用签署审批意见，超权限则提交至总经理*。

总经理*审核：

审核大额或特殊费用（如固定资产采购、重大招待费）的战略合规性；

保证费用支出符合公司整体财务规划及内控要求；

签署最终审批意见。

*注：审批人需在收到表单2个工作日内完成审核（特殊情况需提前告知申请人），逾期未反馈视为默认通过。

（五）财务复核与支付：保证合规入账

财务部门审核：审批通过后，表单流转至财务部门，财务人员需：

核查发票真伪及合规性（如发票抬头、税号、金额是否与申请一致）；

审核费用是否超出预算，若超预算需提供额外说明及审批文件；

确认审批流程完整（所有审批人签字齐全）。

费用支付：审核通过后，财务部门按公司支付流程办理：

现金报销：申请人填写《费用报销单》，财务部门现金支付或转入工资卡；

对公转账：供应商信息确认无误后，通过银行转账支付；

预付/垫付费用：凭付款凭证及后续发票冲抵。

资料归档：费用申请表单、发票、合同等材料由财务部门统一归档保存，保存期限不少于5年。

三、费用申请表单模板

费用申请与审批表

基本信息

申请人姓名*

_______________部门*

工号*

_______________联系方式*

申请日期*

____年__月__日费用类别*

预算科目*

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