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采购管理流程与工具汇编

引言

采购管理是企业运营的核心环节，直接影响成本控制、供应链效率及合规性。本汇编系统梳理采购管理全流程的关键节点、操作规范及配套工具，旨在为采购人员提供标准化操作指引，保证采购活动高效、透明、合规，同时降低运营风险，提升采购价值。

一、需求提报与审批：采购活动的起点

适用情境

各部门因业务开展需要采购物资、服务或工程时，需通过标准化流程提报需求，保证采购需求与业务目标匹配、预算可控。适用于常规采购、紧急采购、项目采购等各类采购场景。

操作流程详解

步骤1：需求发起

责任主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

操作说明：

需求部门根据实际需求，填写《采购需求申请表》，明确以下信息：

物资/服务名称、规格型号、技术参数、数量、用途；

预估单价、总价（需参考历史采购数据或市场行情）；

交货/服务时间、地点、质量标准；

紧急程度（一般/紧急，紧急需说明原因）。

需求部门负责人*对需求的合理性（必要性、数量准确性）进行初审，签字确认后提交至采购部。

步骤2：采购部审核

责任主体：采购专员、采购经理*

操作说明：

采购专员审核需求信息的完整性（如规格型号是否清晰、预算是否超限）、技术参数的可行性（是否与现有设备兼容）；

对常规物资，核对历史采购记录，确认是否存在替代方案或更优价格；对新型物资，组织技术部门*进行参数评审；

审核通过后，提交采购经理*复核；若需修改，反馈需求部门补充完善。

步骤3：财务与高层审批

责任主体：财务部、分管副总/总经理*

操作说明：

财务部审核采购预算是否符合公司财务制度，重点检查预估总价是否超年度/季度预算，若超预算需说明资金来源；

根据采购金额分级审批（示例）：

金额≤5000元：采购经理*审批；

5000元＜金额≤50000元：分管副总*审批；

金额＞50000元：总经理*审批；

审批通过后，采购部启动后续采购流程；若未通过，退回需求部门并说明原因。

配套工具表单

表1-1采购需求申请表

申请部门

需求日期

物资名称

规格型号

单位

需求数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

紧急程度（□一般□紧急）

申请人*

部门负责人*审核意见

采购部审核意见

财务部审核意见

高层审批意见

关键风险提示

需求描述模糊：规格型号、技术参数不明确易导致采购物资与实际需求不符，需需求部门与技术部门*共同确认参数；

超预算采购：未提前申请预算或虚报预估价格，需财务部严格核对预算，超预算需求必须经高层审批；

紧急采购滥用：部分部门将“紧急”作为规避审批流程的借口，需明确紧急采购的定义（如生产突发停机需立即更换的备件），并事后补签审批手续。

二、供应商管理：采购质量的保障

适用情境

供应商管理涵盖供应商引入、评估、关系维护及淘汰全流程，适用于新供应商开发、现有供应商绩效评价、战略供应商合作等场景，旨在建立稳定、优质、低成本的供应商资源池。

操作流程详解

步骤1：供应商寻源与资质审核

责任主体：采购专员、质量部*

操作说明：

根据采购需求，通过行业展会、招标平台、行业协会、供应商自荐等渠道收集潜在供应商信息；

向供应商发放《供应商资质审查表》，要求提供以下材料：

营业执照、税务登记证、相关行业资质证书（如ISO9001认证、3C认证等）；

生产/经营许可证、产品检测报告（若涉及特殊行业）；

企业简介、生产规模、主要客户案例、供货能力证明；

法定代表人身份证复印件、授权委托书（若非法人办理）。

采购专员审核资质材料的真实性、有效性；质量部*审核供应商的质量管理体系是否满足采购要求；

资质审核通过后，纳入《合格供应商名录》。

步骤2：现场考察与样品测试

责任主体：采购部、质量部、技术部门

操作说明：

对关键物料或战略供应商，组织现场考察，重点检查：

生产设备先进性、产能匹配度；

质量检测流程、仪器设备配置；

仓储物流条件、交付能力；

环保、安全生产合规性。

现场考察通过后，要求供应商提供样品，由质量部、技术部门按技术标准进行测试，出具《样品测试报告》；

样品测试合格，可进入小批量试产/试用阶段；试用合格后，正式纳入采购范围。

步骤3：供应商绩效评估与分级

责任主体：采购部、质量部*、使用部门

操作说明：

每季度/半年对供应商进行绩效评估，评估指标包括：

质量指标（来料批次合格率、退货率、质量问题响应速度）；

交付指标（准时交货率、订单满足率、紧急订单响应时间）；

价格指标（价格稳定性、降价配合度、成本控制能力）；

服务指标（沟通效率、售后服务满意度、问题解决及时性）。

采用加权评分法（示例：质量30%、交付30%、价格20%、服务20%），计算供应商综合得分；

根据得分将供应商分为四级：

A级（≥90分）：优秀供应商，可加大合作份额，优先参与战略项目；

B级（80-89分）：合格供应商，维持正常合