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技术开发文档管理标准与流程文档
一、文档管理的典型应用场景
技术开发文档管理贯穿项目全生命周期，覆盖不同角色与阶段的协同需求，具体应用场景包括：
1.项目启动与需求阶段
在项目立项初期，需求分析师需输出《需求规格说明书》，明确业务目标、功能边界、用户场景及验收标准，同步组织产品经理、技术负责人*进行评审，保证需求理解一致，避免后续开发偏差。
2.技术设计与开发阶段
架构师需基于需求文档输出《技术架构设计文档》，包括系统架构、技术选型、模块划分及接口定义；开发工程师根据设计文档完成《模块设计说明书》及《代码注释规范》，保证代码可读性与可维护性；测试工程师*同步制定《测试计划书》，明确测试范围、用例及准入准出标准。
3.测试与验收阶段
测试过程中，测试工程师需记录《测试缺陷报告》，跟踪缺陷状态（新建、处理中、已验证、已关闭）；项目验收时，输出《验收测试报告》，由客户方、产品经理、技术负责人共同签字确认，保证交付成果符合预期。
4.项目运维与知识沉淀
系统上线后，运维工程师需编写《运维手册》，包含部署流程、监控指标、故障处理流程；项目结束后，项目经理组织编写《项目总结报告》，复盘项目经验、问题及改进措施，形成知识资产，供后续项目参考。
二、文档全生命周期管理流程
1.文档创建与分类
（1）创建时机
项目启动：3个工作日内完成《需求规格说明书》《项目计划书》初稿；
设计阶段：需求评审后2个工作日内完成《技术架构设计文档》《模块设计说明书》；
开发阶段：每个迭代周期结束前1个工作日内更新《开发进度报告》《代码变更记录》；
测试阶段：测试启动前完成《测试计划书》，测试过程中实时更新《测试缺陷报告》；
项目收尾：验收通过后3个工作日内完成《验收测试报告》《项目总结报告》。
（2）文档分类与编号
一级分类：需求文档、设计文档、开发文档、测试文档、运维文档、管理文档；
二级分类：需求文档下分业务需求、功能需求、非功能需求；设计文档下分架构设计、数据库设计、接口设计；
编号规则：项目代码-文档类型代码-版本号-序号（示例：PRJ-REQ-1.0-001，PRJ为项目代码，REQ为需求文档，1.0为版本号，001为序号）。
2.文档评审与审批
（1）评审流程
初审：文档创建人完成初稿后，提交至直接负责人（如需求文档提交至产品经理*），1个工作日内完成内容完整性检查；
复审：初审通过后，组织跨角色评审会（如需求文档需邀请技术负责人、测试工程师参与），2个工作日内完成评审意见反馈；
终审：根据评审意见修改后，提交至项目总监*签字确认，最终形成正式版本。
（2）评审要点
需求文档：是否覆盖业务目标、功能边界是否清晰、验收标准是否可量化；
设计文档：架构是否合理、技术选型是否符合项目规范、接口定义是否准确；
测试文档：测试范围是否覆盖核心功能、用例是否可执行、准入准出标准是否明确。
3.文档存储与版本控制
（1）存储规范
线上存储：使用企业文档管理系统（如Confluence、SharePoint），按项目分类建立文件夹，设置“只读”“编辑”“管理员”三级权限；
线下存储：重要文档需定期备份至本地服务器，备份频率为每周1次，备份介质保留不少于2年；
权限管理：文档创建人拥有编辑权限，项目成员拥有只读权限，项目经理*拥有管理员权限，外部人员查阅需提交申请经审批后开放临时权限。
（2）版本控制
文档修改时需更新版本号（如1.0→1.1→2.0），并在文档中注明“修改日期、修改人、修改内容”；
正式版本文档禁止直接修改，如需变更需通过“变更申请流程”，由变更申请人提交《文档变更申请表》，经原审批人确认后执行。
4.文档查阅与借阅
内部查阅：通过文档管理系统直接在线查看，无需申请；
外部查阅：如需向客户或合作伙伴提供文档，由项目经理提交《文档查阅申请表》，说明查阅目的、范围及使用期限，经部门负责人审批后提供加盖公章的电子版或纸质复印件；
借阅管理：纸质文档借阅需登记《文档借阅登记表》，借阅期限不超过3个工作日，到期归还时需检查文档完整性，如有损坏或丢失需照价赔偿。
5.文档归档与销毁
（1）归档条件
项目已正式结项，所有相关文档已完成终审；
文档内容完整，包含版本记录、审批签字等关键信息。
（2）归档流程
项目经理*在结项后5个工作日内，将所有正式文档整理归档至文档管理系统“项目归档库”，并提交《文档归档清单》；
归档后文档进入“只读”状态，如需修改需重新启动“变更申请流程”。
（3）销毁管理
归档文档保存期限：项目核心文档（如需求、设计、验收报告）保存不少于5年，一般文档（如会议纪要、进度报告）保存不少于2年；
保存期满后，由档案管理员提出《文档销毁申请表》，经部门负责人、法务专员*审批后，使用碎纸机销毁纸质文档，电子文档彻底删除并保留销毁记录
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