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企业文件归档与存储管理标准流程

一、适用范围与典型应用场景

本流程适用于企业内部各类文件（含纸质文件、电子文件、影像文件等）从形成到最终销毁或永久保存的全生命周期管理，覆盖以下典型场景：

新项目启动：项目立项、合同、方案、进度报告等文件的系统化管理；

日常业务处理：财务凭证、人事档案、客户资料、会议纪要等常规文件的规范归档；

年度/季度集中归档：年度工作总结、财务年报、审计报告等周期性文件的批量整理；

审计/合规检查：应对外部审计、监管检查时，快速检索并提供完整文件链路；

历史文件追溯：员工离职交接、业务复盘时，保证历史文件可查、可用、可追溯。

二、标准操作流程详解

（一）文件收集与初步筛选

操作目标：保证应归档文件全面、无遗漏，剔除重复或无效文件。

责任主体：各部门文件管理员、项目负责人*

操作步骤：

明确收集范围：根据《企业文件分类标准》（见附件1），梳理本部门/项目周期内形成的文件，包括：

原始文件（如合同原件、审批单手写件）；

处理过程文件（如修改稿、会议纪要、沟通记录）；

成果文件（如最终版报告、验收证书、财务报表）。

初步筛选：剔除重复文件（如仅存电子版的纸质草稿）、无效文件（如未经审批的临时草稿）、过期文件（如已失效的通知公告），保留唯一有效版本。

登记备查：对收集的文件进行临时登记（可使用《文件临时收集登记表》，含文件名称、形成日期、收集人、初步状态等），保证每份文件可追溯。

（二）文件分类与编码

操作目标：通过科学分类和唯一编码，实现文件的有序组织和快速检索。

责任主体：档案管理员*、各部门文件管理员

操作步骤：

执行分类标准：依据《企业文件分类标准》，将文件按“一级分类（如综合管理、业务运营、财务人事等）+二级分类（如综合类下的制度、通知；业务类下的合同、项目）+三级分类（如合同按客户/项目细分）”逐级归类。

示例：2024年“项目”合同，分类为“业务运营-项目合同-项目”。

赋予唯一编码：采用“分类代码+年份+流水号”规则文件编码，保证全公司唯一。

编码规则：一级分类（2位字母，如“ZY”综合管理、“YW”业务运营）+二级分类（2位字母，如“ZD”制度、“TZ”通知）+年份（4位数字）+流水号（3位数字，不足补零）。

示例：“ZY-ZD-2024-001”表示2024年综合管理类制度文件第1号。

标注编码信息：在文件首页右上角（纸质文件）或电子文件属性“备注”栏（电子文件）清晰标注编码，避免混淆。

（三）文件整理与著录

操作目标：规范文件物理形态（纸质）或电子格式，建立标准化信息台账。

责任主体：各部门文件管理员（整理）、档案管理员*（审核与著录）

操作步骤：

纸质文件整理：

修整：对破损文件进行修补、折叠，去除金属夹（订书钉、回形针等），采用牛皮纸档案袋封装，每袋不超过50页；

标注：在档案袋封面注明“文件编码”“文件名称”“形成部门”“日期范围”“份数”，并粘贴《档案袋内文件清单》（含序号、文件题名、页码、备注）。

电子文件整理：

格式统一：文本文件存为PDF（禁止用Word等可编辑格式，防止修改），图片文件存为JPG（分辨率≥300DPI），视频文件存为MP4；

命名规范：采用“文件编码+文件题名”命名，如“ZY-ZD-2024-001_公司考勤管理制度.pdf”；

存储路径：按“服务器归档目录”存放，禁止跨层级混放。

信息著录：将文件基本信息录入《文件归档登记表》（见附件2），必填项包括：文件编码、文件题名、形成日期、责任部门/人、页数（纸质）/文件大小（电子）、存储位置（档案柜编号/服务器路径）、归档日期、密级（普通/秘密/机密）。

（四）存储介质选择与存放

操作目标：根据文件类型选择合适的存储介质，保证文件物理与信息安全。

责任主体：档案管理员*、IT运维人员

操作步骤：

存储介质选择：

纸质文件：使用无酸档案盒存放，存于专用档案室（需符合“防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光”要求，温度18-22℃，湿度45%-60%）；

电子文件：同时存储于本地服务器（实时备份）和云端存储（异地容灾），重要文件（如合同、财务凭证）需刻录成不可擦写光盘（一式两份，一份异地存放）；

影像文件：定期迁移至数字档案管理系统，避免因设备淘汰导致无法读取。

存放规范：

纸质档案：按“分类编码”顺序排列，档案盒脊面标注编码，建立《档案存放位置索引》（含区域、排架、层位信息）；

电子档案：服务器目录禁止随意修改，云端存储需开启加密功能，访问权限仅开放至档案管理员及经授权人员；

介质标签：所有存储介质（档案盒、光盘、硬盘）需粘贴标签，注明“文件编码、存储日期、保管期限”。

（五）归档登记与台账建立

操作目标：形成标准化归档台账，实现文件全流程可追溯。

责任主体：档案管理员*

操作步骤：

审核与登记：核对《文件归档登记表》信息