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供应链管理标准化操作手册模板
第一章适用范围与目标
本手册适用于制造、零售、物流等各类企业供应链管理部门，旨在规范供应链全流程（含采购、库存、物流、供应商协同等环节）的操作标准，明确各部门职责边界，保证业务流程可追溯、风险可控制、效率可提升。通过标准化操作，降低流程冗余，减少人为失误，支持新员工快速上岗，同时为供应链优化提供数据基础。
第二章核心标准化操作流程
以“采购订单全流程管理”为例，分步骤说明操作规范（其他流程如库存管理、物流配送等可参照此框架细化）：
一、需求提报与审核
需求提报
责任主体：需求部门（如生产部、销售部、仓储部）
操作动作：
（1）需求部门根据生产计划、销售预测或库存预警，填写《采购需求申请表》（详见第三章模板），明确物料名称、规格型号、需求数量、期望到货日期、用途说明及预算金额。
（2）紧急需求需在“备注”栏标注“紧急”，并说明原因（如生产停工风险、客户加急订单等）。
输出文档：《采购需求申请表》（电子版+纸质版签字）
需求审核
责任主体：需求部门负责人→供应链管理部→财务部（预算审核）
操作动作：
（1）需求部门负责人审核需求的合理性与必要性，签字确认后提交供应链管理部。
（2）供应链管理部复核：需求数量与历史消耗数据、生产计划的匹配度，是否存在替代物料，库存是否可满足部分需求（若有库存，需注明“优先使用库存”）。
（3）财务部审核预算金额是否符合公司财务制度，超预算需求需提交分管领导审批。
关键节点：需求信息不完整或审核不通过时，供应链管理部需在1个工作日内反馈需求部门补充材料或调整需求。
二、供应商选择与询价
供应商筛选
责任主体：供应链管理部采购组
操作动作：
（1）根据物料属性（如原材料、标准件、定制件），从《合格供应商名录》（动态更新）中筛选候选供应商；新供应商需经资质审核（营业执照、生产许可证、质量体系认证等）并现场评估后纳入名录。
（2）对于战略物料或金额≥10万元的采购项目，候选供应商数量≥3家；常规物料候选供应商≥2家。
输出文档：《供应商资质审核表》《现场评估记录》
询价比价
责任主体：供应链管理部采购组
操作动作：
（1）向候选供应商发放《询价单》（明确物料规格、数量、交货期、付款条件、质量标准等），要求供应商在2个工作日内提供报价（加盖公章）。
（2）汇总报价后，组织相关部门（技术部、质量部、财务部）召开价格评审会，综合评估价格、质量、交期、服务等因素，形成《报价分析表》，推荐中标供应商。
关键节点：避免单一供应商依赖，若某供应商报价明显低于市场均价（≥15%），需要求其提供成本分析说明，防范质量风险。
三、订单与审批
订单创建
责任主体：供应链管理部采购专员
操作动作：
（1）根据评审结果，在公司ERP系统中创建采购订单，录入供应商信息、物料明细（名称、规格、型号、单价、数量）、交货地点、交货日期、付款条款、质量要求等，《采购订单确认表》初稿。
（2）与供应商核对订单信息，保证双方理解一致，供应商需在1个工作日内书面（或系统确认）回复订单。
订单审批
责任主体：采购专员→采购经理→法务部（需合同）→财务部→总经理（金额≥50万元）
操作动作：
（1）采购专员提交订单审批，附《报价分析表》《供应商确认函》。
（2）采购经理审核订单金额、交期是否符合采购计划，风险是否可控。
（3）法务部审核订单条款（如违约责任、知识产权、争议解决等）是否符合公司法律要求，需签订合同的订单需先完成合同审批。
（4）财务部审核付款条款与公司财务政策一致。
（5）总经理审批大额订单（具体金额根据公司权限划分表确定）。
输出文档：审批通过的《采购订单确认表》（加盖公司公章，供应商留存联）
四、订单执行与跟踪
供应商备货确认
责任主体：供应链管理部采购专员→供应商
操作动作：
（1）订单审批通过后，采购专员通知供应商确认生产/备货计划，要求供应商反馈预计开工时间、产能安排。
（2）对于定制物料或长周期物料，采购专员需每周跟进备货进度，记录《订单跟踪表》。
异常处理
责任主体：供应链管理部采购专员、需求部门、供应商
操作动作：
（1）若供应商无法按期交货，需提前3个工作日书面通知，并提供延期原因及新的交货日期。采购专员评估延期对生产/销售的影响，协调需求部门调整计划或寻找替代供应商，必要时启动《供应商考核机制》（扣分、暂停合作等）。
（2）若物料规格临时变更，需求部门需提交《变更申请单》，经供应链管理部、供应商确认后，更新订单信息并重新审批。
五、到货验收与入库
到货通知
责任主体：供应商→供应链管理部采购专员→仓库
操作动作：
（1）供应商发货后，将《发货清单》（含订单号、物料名称、数量、批次号、物流单号）同步至采购专员和仓库。
（2）采购专员在系统中更新订单状态为“已发货”，通知仓库准备收货。
入
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