物流信息管理系统与库存跟进工具.docVIP

物流信息管理系统与库存跟踪工具使用指南

一、系统应用场景与价值定位

本工具适用于电商仓储、制造业供应链、第三方物流企业等多场景，旨在解决物流信息不透明、库存数据滞后、出入库流程混乱等问题。通过系统化管理物流全链路（订单、运输、仓储）与实时跟踪库存状态，可提升作业效率30%以上，降低库存积压风险，保证“账实一致”，为企业决策提供精准数据支撑。典型应用场景包括：

电商大促期间的仓储与物流高峰应对；

制造企业原材料/成品库存周转管理；

跨境电商多仓协同与库存调配；

第三方物流客户订单履约跟踪。

二、系统操作流程详解

（一）基础信息配置（首次使用必填）

登录系统：通过分配的账号（如“企业管理员”）登录系统主界面，初始密码需首次登录后修改。

设置仓库信息：“基础数据-仓库管理”，添加仓库编码、名称、地址、库区划分（如A区-存储区、B区-待检区），保存后系统自动库位编号（如“A-01-01”）。

配置物料信息：进入“基础数据-物料档案”，录入物料编码、名称、规格、单位（如“件”“箱”“kg”）、安全库存（最低预警值）、ABC分类（按价值/周转率划分），支持批量导入Excel模板。

维护供应商/客户信息：在“基础数据-供应商管理”或“客户管理”中，添加合作方名称、联系人（*经理）、联系方式（仅填固话或企业邮箱，禁止私人信息）、合作类型（如“原材料供应商”“配送客户”）。

（二）入库操作管理

创建入库单：

“入库管理-新建入库单”，选择入库类型（“采购入库”“退货入库”“调拨入库”）；

填写入库单号（系统自动，可手动修改规则）、供应商/来源仓库、预计到货时间、关联采购订单号（如有）；

逐行添加物料信息：物料编码（支持扫码录入）、数量、生产日期/批次号（需效期管理的物料必填）、质检结果（“合格”“不合格”“待检”），系统自动校验安全库存，低于阈值时弹出预警。

审核与上架：

提交入库单后，由*主管在线审核（审核通过后单据生效）；

审核通过，系统上架任务，仓库员根据任务提示，将物料运送至指定库位，扫描库位码确认，系统自动更新库存数量与库位信息。

（三）出库操作管理

创建出库单：

“出库管理-新建出库单”，选择出库类型（“销售出库”“领料出库”“调拨出库”）；

填写出库单号、客户/领用部门、关联销售订单号、需求出库时间；

添加物料信息：物料编码、需求数量，系统自动显示当前库存数量，若库存不足则提示“不可出库”。

拣货与复核：

审核通过后，系统拣货任务（按库位路径优化拣货顺序）；

仓库员按任务拣货，扫描物料码与库位码确认，完成后提交拣货单；

复货员（*质检员）对拣货商品进行二次核对，确认数量、规格无误后，出库库单，打印交接单（含物流面单号）。

（四）库存查询与盘点

实时库存查询：

“库存管理-实时库存”，支持按物料编码、名称、库位、批次等多维度筛选；

查看库存数量、可用库存（已冻结库存需扣除）、库龄（自动计算入库至今天数）、库位分布，支持导出Excel报表。

库存盘点：

创建盘点任务：选择盘点范围（全盘/部分库区/指定物料）、盘点日期，系统空白盘点表；

现场盘点：仓管员对照实物，清点数量并录入系统，扫描物料码快速匹配；

盘点差异处理：系统自动对比账面与实际库存，差异报表，经*经理审批后，调整库存数量（“盘盈”“盘亏”需备注原因）。

（五）物流跟踪与报表分析

物流信息录入：

出库后，在“物流管理-物流跟踪”中录入物流单号（支持批量导入），选择物流公司（如“顺丰”“中通”），系统自动对接物流API（需提前配置），实时更新运输状态（“已揽收”“运输中”“已签收”）。

报表：

“报表中心-库存报表”，选择报表类型（“入库汇总表”“出库汇总表”“库存周转率分析表”）、时间范围，系统自动报表，支持柱状图/折线图可视化展示；

关键指标：库存周转率=出库数量/平均库存，库龄占比=超期库存数量/总库存，导出报表可发送至指定邮箱（仅企业邮箱）。

三、核心业务模板表格

（一）入库登记表（示例）

入库单号

日期

供应商

物料编码

物料名称

规格

单位

入库数量

批次号

质检状态

操作人

RK20240501001

2024-05-01

A供应商

W001

电路板

5V

块

100

B240501

合格

*仓管员

RK20240501002

2024-05-01

B供应商

W002

包装箱

20L

个

200

B240502

待检

*仓管员

（二）库存台账表（示例）

物料编码

物料名称

规格

单位

期初数量

本期入库

本期出库

当前库存

库位

最近入库日期

最近出库日期

W001

电路板

5V

块

50

100

30

120

A-01-01

2024-05-01

2024-05-02

W002

包装箱

20L

个

300

200

150

350

B-02-03

2024-05-