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采购流程规范与操作指南

一、适用范围与背景说明

本指南适用于公司各部门（含分支机构）的所有采购行为，涵盖办公用品、生产物资、服务外包、固定资产等各类采购场景。制定目的是规范采购全流程操作，明确各环节职责分工，提高采购效率，控制采购成本，防范合规风险，保证采购活动公开、公平、公正及经济性。本指南依据《中华人民共和国采购法》《公司采购管理制度》等制定，是各部门开展采购工作的标准操作依据。

二、采购全流程操作指南

（一）采购需求发起与审批

操作主体：需求部门（使用部门）

核心目标：保证采购需求合理、必要，预算可控。

需求提报

需求部门根据实际工作需要（如新增岗位配置、设备故障更换、项目实施等），填写《采购需求申请表》（模板见第四章），详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算总额、用途、期望交付时间等关键信息。

对于技术性较强的采购需求（如专业设备、软件系统），需附技术参数说明或《技术需求确认书》（由技术部门*审核确认）。

部门初审

需求部门负责人*对需求的合理性、必要性及预算准确性进行审核，重点核查：是否存在重复采购？是否可通过内部调配满足？预算是否在部门年度预算额度内？

审核通过后，在《采购需求申请表》上签字确认；不通过则退回需求部门修改或说明理由。

跨部门会签（如需）

涉及多个部门使用的采购项目（如公共办公设备），需由需求部门发起跨部门会签，使用部门负责人*共同确认需求细节。

采购金额超过[具体金额，如5万元]的，需财务部门*审核预算匹配度，出具《预算审核意见》。

分级审批

根据采购金额及类型，按以下权限审批：

金额≤5000元：需求部门负责人*审批→采购部备案；

5000元＜金额≤5万元：需求部门负责人*→采购部经理*审批；

5万元＜金额≤20万元：需求部门负责人*→采购部经理*→分管副总*审批；

金额＞20万元：需求部门负责人*→采购部经理*→分管副总*→总经理*审批。

审批通过后，采购部接收《采购需求申请表》，启动后续采购流程；审批不通过的，由采购部反馈需求部门并说明原因。

（二）供应商选择与管理

操作主体：采购部

核心目标：通过合规方式选择优质供应商，保证采购性价比。

供应商信息收集

采购部通过以下渠道收集供应商信息：

公开渠道：招标平台、行业展会、知名企业名录、电商平台（如京东企业购、巴巴企业采购）等；

内部推荐：各部门可推荐合格供应商（需填写《供应商推荐表》，附供应商资质文件）；

合作历史：优先选择过往合作良好、无违约记录的供应商。

供应商资质审核

对候选供应商，采购部需审核以下资质（加盖公章复印件）：

营业执照（经营范围需覆盖采购品类）；

相关行业资质证书（如食品经营许可证、ISO质量体系认证、特种设备生产许可证等，根据品类确定）；

法定代表人身份证明及授权委托书（如委托他人签约）；

近三年无重大违法声明（需盖章）。

资质审核通过后，录入《供应商信息登记表》（模板见第四章），纳入《合格供应商名录》；审核不通过的，及时反馈推荐方或需求部门。

采购方式确定

根据采购金额、紧急程度及市场情况，选择以下采购方式：

公开招标（适用于金额≥10万元或涉及公共利益的采购）：

采购部编制招标文件（含采购需求、投标要求、评标标准、合同条款等），在公司官网或招标平台发布招标公告（公告期≥5个工作日）；

组织开标会议，邀请需求部门、财务部、法务部*及外部专家（如需）组成评标委员会（人数为单数，≥3人），按“价格（40%）+资质（20%）+技术方案（30%）+服务（10%）”等标准打分，得分最高者中标；

发布《中标通知书》，与中标供应商签订合同。

询价采购（适用于5000元＜金额＜10万元的标准化物品/服务）：

采购部向不少于3家合格供应商发出《询价函》，明确需求详情、报价截止时间（≥2个工作日）；

收集报价后，对比价格、质量、交期等因素，选择综合最优供应商，报采购部经理*审批后签订合同。

单一来源采购（适用于只能从唯一供应商处采购或紧急情况）：

需由采购部出具《单一来源采购说明》，说明理由（如专利保护、独家代理等），附供应商资质证明；

经分管副总及总经理审批后，与该供应商直接签订合同（紧急采购需在24小时内补办审批手续）。

竞争性谈判（适用于技术复杂或需求不明确的采购）：

邀请≥3家供应商进行多轮谈判，明确最终需求及价格，形成谈判记录，按审批权限签订合同。

（三）合同签订与执行

操作主体：采购部、法务部*

核心目标：明确双方权责，防范合同风险。

合同起草

采购部根据采购结果，使用公司《标准采购合同模板》（模板见第四章），起草合同条款，包括：

双方基本信息（供应商名称、地址、联系人等）；

采购物品/服务的名称、规格、数量、单价、总价；

质量标准（需符合国家/行业标准或双方约定）；

交付时间、