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采购管理流程及合同模板应用指南

一、采购管理流程的典型应用场景

本指南适用于各类企业（含制造业、服务业、事业单位等）的采购部门、项目团队及行政管理部门，具体场景包括但不限于：

生产物料采购：企业生产所需原材料、零部件、辅料等常规或紧急采购；

办公用品采购：日常办公消耗品（如纸张、文具）或固定资产（如电脑、打印机）采购；

服务外包采购：IT服务、咨询服务、保洁服务、工程外包等非实物类采购；

项目专项采购：研发项目、市场活动、基建工程等特定目标的采购需求。

通过标准化流程管理，可实现采购合规性、成本控制及效率提升，适用于企业年度采购计划内的常规采购及临时性紧急采购（紧急采购需额外说明原因并简化审批环节）。

二、标准化采购操作全流程

采购管理需遵循“需求驱动、合规优先、质优价廉”原则，分为以下6个核心步骤，各环节需明确责任主体及输出文档：

（一）采购需求发起与审批

目标：保证采购需求真实、必要且符合预算，避免盲目采购。

操作步骤：

需求部门提报：需求部门（如生产部、行政部、项目部）填写《采购申请单》，详细说明：

采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数（需附技术图纸或需求说明书）；

需求数量、期望交付时间、预算金额（需符合部门年度预算）；

采购原因（如新增生产、替换旧设备、项目需求等）。

部门负责人初审：需求部门负责人审核需求的合理性（如数量是否匹配产能、预算是否超支），签字确认后提交采购部。

采购部复核：采购部核对需求是否符合采购政策（如是否属于集中采购目录、是否需要招投标），重点审查技术参数的明确性及预算合规性，必要时与需求部门沟通调整。

财务部与高层审批：

财务部审核预算额度及资金来源（如自有资金、专项拨款）；

根据采购金额分级审批：

金额≤5000元：采购部经理审批；

5000元＜金额≤5万元：分管副总审批；

金额＞5万元：总经理审批。

输出文档：《采购申请单》（需附需求说明书、技术图纸等附件）。

（二）供应商寻源与评估

目标：筛选资质合规、服务优质、价格合理的供应商，保证采购源头可控。

操作步骤：

确定寻源方式：根据采购金额及物品特性选择合适方式：

公开招标：适用于金额＞5万元或涉及公共利益的采购（需在指定媒体发布招标公告）；

邀请招标：适用于3-5家合格供应商参与的竞争性采购（需向至少3家供应商发出邀请）；

询价采购：适用于标准化物料（如办公用品、耗材），向3家及以上供应商询价；

单一来源采购：仅能从唯一供应商处采购（如专利产品），需提供唯一性说明并审批。

供应商资质审核：要求供应商提供以下资料（复印件需加盖公章）：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）；

相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、医疗器械生产许可证等，根据行业特性）；

近3年类似项目业绩证明（如合同复印件）；

法定代表人身份证明及授权委托书（如委托代理人办理）。

供应商评估与选定：成立评估小组（由采购部、需求部门、技术部、财务部组成），采用量化评分表（见“配套表单”），评分维度包括：

价格（占比30%-40%）：对比多家报价，取均价或最优价；

资质（占比20%-30%）：检查证书有效性、行业准入合规性；

技术能力（占比20%-25%）：样品测试结果、技术方案可行性；

服务（占比10%-15%）：售后响应速度、供货周期、过往合作评价。

评分最高者为候选供应商，若评分相近（差距＜5分），需组织现场考察后再定。

输出文档：《供应商评估表》《供应商资质文件》《询价/招标记录表》。

（三）合同拟定与审批

目标：明确双方权利义务，规避法律风险，保证合同条款严谨可执行。

操作步骤：

合同起草：采购部根据选定供应商信息及采购需求，使用《采购合同模板》（见“配套表单”）拟定合同，核心条款包括：

合同双方信息（供应商全称、地址、联系人；采购方全称、地址、联系人*）；

采购标的（名称、规格型号、品牌、技术参数，需与《采购申请单》一致）；

数量与价格（含单价、总价，大写与小写金额一致）；

交付条款（交付时间、地点、运输方式、风险转移节点）；

验收标准（依据技术参数、行业标准或双方确认的样品，明确验收流程及期限）；

付款方式（如“验收合格后30日内支付90%，质保期满无质量问题支付10%”）；

违约责任（如逾期交货的违约金比例、产品质量不合格的处理方式）；

争议解决方式（如“提交采购方所在地人民法院诉讼”）；

其他特殊约定（如质保期、知识产权、保密条款等）。

内部审批：

采购部审核合同条款与采购需求、供应商评估结果的一致性；

法务部审核法律合规性（如违约责任是否明确、争议解决方式是否有效）；

财务部审核付款条款与财务制度的匹配性；

分管副总及总经理最终审批（金额＞10万元需总经理审批）。

供应商确认：审批通过后，将合同文本发送供应商盖章，供应商需在3个工作日