采购审批标准化流程模板合同与款项双重核实版.docVIP

采购审批标准化流程模板（合同与款项双重核实版）

一、适用范围与应用场景

本模板适用于各类企业（含中小微企业、集团化公司）的采购业务审批管理，尤其适用于对采购合规性、资金安全性要求较高的场景。具体包括但不限于：

生产型企业原材料、设备采购；

服务型企业外包服务（如IT运维、咨询、广告等）采购；

行政办公用品、固定资产采购；

项目制采购（如工程建设、研发项目物资采购）。

通过“合同条款与款项支付双重核实”机制，可保证采购需求真实、供应商资质合规、合同条款与付款条件一致，有效防范采购风险（如超预算支付、合同条款与实际执行不符、供应商违约等）。

二、采购审批标准化操作流程（含合同与款项双重核实）

本流程基于“需求驱动、预算控制、合规优先、权责清晰”原则，分为6个核心环节，每个环节明确责任主体、操作要点及输出成果，保证流程可追溯、风险可防控。

（一）采购需求发起与初步审批

责任主体：需求部门经办人、需求部门负责人、采购部门专员*

操作步骤：

需求提报：需求部门根据业务需要，填写《采购申请单》（见表1），详细注明采购物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、总价、预算科目、需求紧急程度、用途说明及附件（如技术参数表、市场调研报告等）。

部门初审：需求部门负责人*审核需求的合理性、必要性及预算匹配性（如是否超年度预算、是否有替代方案），审核通过后提交采购部门。

采购部门复核：采购专员*核对采购申请是否符合公司采购政策（如是否属于集中采购目录、是否需要招标/询价），重点审查需求描述是否清晰、预算是否准确，复核通过后进入下一环节。

输出成果：《采购申请单》（需求部门负责人、采购专员签字版）

（二）供应商选择与合同拟定

责任主体：采购专员、供应商管理专员、法务专员（或指定审核人）*

操作步骤：

供应商寻源：采购专员*根据采购需求，通过公司合格供应商库、公开招标、询比价等方式筛选供应商（至少3家，单一来源采购需附说明），并收集供应商资质文件（营业执照、相关资质证书、业绩证明等）。

供应商评估：供应商管理专员*组织对供应商的资质、报价、服务能力、信誉等进行评估，形成《供应商评估报告》，确定最终合作供应商。

合同拟定：采购专员*根据采购需求及供应商确认结果，拟定采购合同（需包含标的物信息、价格、交付方式、验收标准、付款条件、违约责任、争议解决等核心条款），合同文本需与采购申请单、供应商报价单保持一致。

输出成果：《供应商评估报告》、采购合同初稿

（三）合同双重审核（法律合规性与条款一致性）

责任主体：法务专员、财务专员、采购部门负责人、分管领导

操作步骤：

法律合规性审核：法务专员*重点审核合同条款的合法性、完整性，包括：

标的物名称、规格、数量是否与采购申请一致；

付款条件（如预付款比例、进度款节点、尾款支付条件）是否明确；

违约责任、知识产权归属、争议解决方式是否合规；

供应商资质是否在有效期内。

审核通过后，法务专员在《合同审批表》（见表2）中签署意见。

财务条款与预算一致性审核：财务专员*重点审核：

合同总价是否超采购申请预算；

付款方式是否符合公司财务制度（如是否需要提供发票、预付款是否需提供履约保函）；

收款账户信息是否与供应商开户许可证一致。

审核通过后，财务专员在《合同审批表》中签署意见。

采购部门负责人审批：采购部门负责人*审核合同与采购需求的匹配度及供应商选择的合理性，签署审批意见后提交分管领导。

最终审批：分管领导*（或总经理/授权人）根据采购金额及权限，审批合同最终版本，重大合同需提交总经理办公会审议。

输出成果：《合同审批表》（法务、财务、采购负责人、分管领导签字版）、合同终稿

（四）合同签订与订单下达

责任主体：采购专员、授权签约人、供应商

操作步骤：

合同盖章：采购专员将审批通过的合同文本提交至行政部（或指定盖章部门），由授权签约人（如总经理、分管副总）加盖公司公章；供应商需加盖公章（或合同专用章），并通过邮寄/现场签订方式完成合同签署。

订单下达：采购专员*根据签订的合同，制作《采购订单》（需包含合同编号、标的物信息、交付时间、交付地点等），发送至供应商并确认接收。

输出成果：正式采购合同（双方盖章版）、《采购订单》

（五）款项支付申请与合同-款项双重核实

责任主体：采购专员、财务专员、财务负责人、总经理（或授权人）

操作步骤：

支付申请发起：采购专员*根据合同约定的付款条件（如“预付款”“到货验收合格后”“质保期满后”），填写《款项支付核实表》（见表3），附以下材料：

采购合同复印件（重点页：金额、付款条件、签字盖章页）；

供应商开具的有效发票；

交付证明（如《送货单》《验收单》）；

预付款需提供供应商履约保函（或保证金缴纳凭证）。

合同-款项双重核实质控：财务专员*对照合同条款，逐项核实以下内容，保证“合同与支付申请