企业行政公文撰写规范与标准工具.docVIP

企业行政公文撰写规范与标准工具模板

引言

企业行政公文是传递管理信息、部署工作、沟通内外的重要载体，其规范性直接影响企业行政效率与专业形象。为统一公文格式、明确撰写要求，提升公文质量，本工具模板梳理了行政公文的适用范围、标准化流程、模板框架及常见问题规避建议，为企业行政人员提供实操指引，保证公文撰写“格式统一、内容严谨、流程规范”。

一、企业行政公文的适用范围与常见类型

（一）适用场景

企业行政公文广泛应用于以下场景：

内部管理部署：如发布规章制度、工作计划、通知通报（如会议通知、放假安排、流程调整等）；

请示与汇报：下级向上级请求指示、批准事项（如预算请示、人事任免请示等），或向上级/领导汇报工作进展、问题反馈（如年度工作报告、专项工作汇报等）；

跨部门沟通协调：如商洽工作、询问/答复问题（关于项目协作的函、关于事项的复函等）；

对外事务往来：如与合作单位签订协议前的函件、对部门的请示报告等；

会议记录与决议：如各类会议的纪要、会议决议等。

（二）常见公文类型及用途

公文类型

核心用途

示例场景

通知

发布规章、批转转发文件、部署工作、告知事项

《关于2024年端午节放假安排的通知》《关于启用新版办公印章的通知》

报告

向上级汇报工作、反映情况、答复询问

《2023年度行政工作总结报告》《关于项目进展情况的汇报》

请示

向上级请求指示、批准事项

《关于购置办公设备的请示》《关于举办员工培训活动的请示》

函

不相隶属机关之间商洽工作、询问/答复问题、请求批准

《关于商请协助解决场地使用问题的函》《关于合作方案事宜的复函》

纪要

记录会议主要内容和议定事项

《项目推进会会议纪要》《2024年第3次总经理办公会纪要》

批复

答复下级机关的请示事项

《关于同意举办员工培训活动的批复》

二、公文撰制的标准化操作流程

（一）第一步：事由明确与资料准备

操作要点：

明确发文目的：清晰界定“为何发文”（如告知事项、请求批准、汇报工作等），保证公文核心目标不偏离；

收集背景资料：根据事由收集相关依据（如政策文件、previous会议记录、数据统计、部门意见等），保证内容有支撑；

确定主送/抄送机关：明确公文的接收对象（主送机关为直接执行或需知晓的部门/人员，抄送机关为需知晓内容但不直接执行的部门/人员），避免遗漏或冗余。

（二）第二步：模板选择与框架搭建

操作要点：

根据公文类型选择对应模板（如“通知”“请示”等，详见第三章模板示例）；

搭建基础框架：按“标题-主送机关–附件（如有）-发文机关-成文日期”顺序标注必备要素，保证结构完整。

（三）第三步：内容撰写

操作要点：

开头：简明扼要说明发文依据或目的，常用“根据规定”“为，现就事项通知如下”等表述；

主体：围绕核心事由展开，逻辑清晰、层次分明。

若部署工作/告知事项：分条列项说明具体要求、执行标准、时间节点等；

若请示事项：阐述理由、具体请求（如“当否，请批示”）；

若汇报工作：总结成绩、分析问题、提出下一步计划；

结尾：根据公文类型规范收尾，如通知常用“特此通知”，请示常用“妥否，请批示”，报告常用“以上报告，请审阅”，函常用“专此函达，盼复”。

（四）第四步：格式规范调整

操作要点：

一般由“发文机关+事由+文种”组成（如“*公司行政部关于规范办公用品管理的通知”），简洁明了，不超过30字；

字体与字号：

二号小标宋体；

主送机关：三号仿宋体，顶格编排，后加冒号；

三号仿宋体，一级标题用三号黑体（如“一、”），二级标题用三号楷体GB2312（如“（一）”），三级标题用三号仿宋体加粗（如“1.”）；

附件说明：三号仿宋体，如“附件：1.《管理办法》”；

发文机关、成文日期：三号仿宋体；

行距与页边距：行距设为28磅，页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；

页码：页码位于页脚居中，格式为“-X-”（X为页码数字），四号宋体。

（五）第五步：审核与签发流程

操作要点：

拟稿人自查：完成初稿后，对照模板检查格式、内容完整性、逻辑严谨性及用语规范性；

部门负责人审核：重点审核公文内容是否符合部门职责、数据是否准确、执行要求是否明确；

行政部复核：检查格式是否符合企业标准、文种使用是否恰当、主送/抄送机关是否正确；

签发人审批：根据公文重要性，由对应领导签发（如一般事项由行政负责人签发，重要事项由总经理签发），签发人需在“发文稿纸”签署姓名及日期（示例见第三章附件）。

（六）第六步：印发与归档

操作要点：

排版印刷：按规范格式定稿后，使用企业公文模板排版，打印时采用A4纸，双面印刷（根据需要单面）；

用印登记：在发文机关处加盖企业公章（或合同专用章等），用印需登记“用印登记表”，注明用印日期、公文标题、份数、经办人等；

分发与传阅：按主送/抄送机关清单分发，需签