跨部门协作沟通会议记录标准化表单.docVIP

跨部门协作沟通会议记录标准化表单使用指南

一、适用工作情境

在多部门联合推进项目、解决跨部门协作问题、协调资源分配或阶段性工作复盘时，需通过标准化会议记录明确责任边界、共识内容及后续行动，避免信息传递偏差、责任推诿或执行遗漏。具体场景包括：

新项目启动会（明确目标、分工、时间节点）；

跨部门问题协调会（如资源冲突、流程卡点解决）；

阶段性成果评审会（对齐进度、调整计划）；

跨部门流程优化会（明确协作规则、权责划分）。

二、标准化使用流程

（一）会前准备：保证会议高效聚焦

明确会议核心目标

组织部门需提前与相关部门沟通，确定会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线资源分工”“解决研发与测试环节的接口对接问题”），避免议题发散。

确定参会人员与材料

列出必参部门及人员（如项目负责人、各环节负责人、决策层），提前3天发送会议通知，附上议题背景、需提前准备的资料（如项目进度表、问题清单）及会议议程。

准备记录工具

提前打印或打开标准化会议记录表单，熟悉字段结构（如“议题讨论”“决议事项”“待办事项”），保证记录时能快速抓取关键信息。

（二）会中记录：客观全面抓取核心信息

记录基础信息

按表单要求填写会议名称、时间、地点（或线上会议）、主持人、记录人、参会部门及人员（用“”代替姓名，如“市场部经理”“研发部*工程师”），保证可追溯参会主体。

逐项记录议题讨论

按议程顺序，每个议题记录“讨论内容”“各部门意见”“分歧点”及“初步共识”。例如：

议题：用户反馈响应流程优化

讨论内容：当前用户反馈需经客服-产品-研发三级流转，平均响应时长5天，客户投诉率上升15%；

各部门意见：客服部建议简化流程，直接对接研发；研发部担心未过滤需求导致无效开发；产品部提出需增加“优先级评估”环节；

初步共识：由产品部牵头2天内制定“优先级评估标准”，客服部按新标准分类反馈，研发部每周固定时间处理高优先级需求。

明确决议与待办事项

区分“决议事项”（需共同遵守的结论）和“待办事项”（需具体执行的任务），每项待办需明确“负责人”（部门+姓名*）、“配合部门”（如有）、“完成时限”及“交付标准”。例如：

决议事项：新用户反馈流程自下周一（X月X日）起试运行；

待办事项：产品部于X月X日前输出《优先级评估标准V1.0》，抄送客服部、研发部；研发部于每周三17:00前反馈高优先级需求处理进度，同步至项目群。

记录其他关键信息

如需下次会议跟进，记录“下次会议议题”“时间建议”；如有附件（如流程图、文档），在“附件清单”中注明名称及版本。

（三）会后整理与分发：保证执行落地

24小时内整理初稿

记录人根据会中记录，整理成会议记录初稿，重点核对“待办事项”的责任人、时限、标准是否清晰，避免模糊表述（如“尽快完成”“相关部门配合”）。

与参会人核对信息

整理完成后，发送至主持人及各议题负责人核对，重点确认决议内容、待办事项是否准确，如有异议需2小时内反馈，避免信息偏差。

正式分发与归档

核对无误后，1个工作日内通过企业内部系统或邮件发送正式记录（抄送所有参会人员及相关部门），并标注“请查收会议决议及待办，请按时落实”；同时将记录归档至项目共享文件夹（按“会议日期+主题”命名），便于后续追溯。

三、会议记录标准化表单

会议基本信息

会议名称

[例如：项目Q3上线跨部门协调会]

会议时间

[YYYY-MM-DDHH:MM]-[HH:MM]

会议地点/线上

[会议室A/腾讯会议：X-X-X]

主持人

[部门+姓名，如：项目部总监]

记录人

[部门+姓名，如：行政部专员]

参会部门及人员

[市场部、经理；研发部、工程师；客服部、主管等]

会议议程

1.项目当前进度汇报2.研发与测试资源冲突协调3.用户反馈响应流程优化

议题讨论记录

议题1：[议题名称]

讨论内容

[简述议题背景、核心问题，如：当前研发人力紧张，测试部提出需延期2周提测]

各部门意见

[按部门记录关键观点，如：研发部-现有3个项目并行，无法抽调人力；测试部-无额外测试资源，延期不可避免；项目部-需评估延期对上线时间的影响]

分歧点

[明确未达成一致的争议，如：是否需申请外部测试资源支持]

初步共识

[如有，记录阶段性结论，如：由项目部*评估外部测试资源成本，2天内反馈]

议题2：[议题名称]

[同上结构，逐项记录]

决议事项|[需共同遵守的结论，编号列出，如：1.新用户反馈流程自X月X日起试运行；2.各部门每周五12:00前提交周进度至项目群]|

待办事项

序号

任务描述

1

制定《优先级评估标准V1.0》

2

反馈高优先级需求处理进度

下次会议安排（如有）|议题：[待解决问题]，时间建议：[YYYY-MM-DD]，主持人：[部门+姓名*]|

附件清单|1.《Q3项目进度表V2.0》2