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自动化文档编号及管理系统模板

一、适用业务场景

在企业运营、项目管理、研发管理、行政合规等高频文档处理场景中，常面临文档数量庞大、编号规则复杂、人工操作易出错、追溯困难等问题。本模板适用于需要规范文档编号流程、实现编号自动与动态管理、提升文档检索与归档效率的组织，具体包括但不限于：

研发项目管理：需求文档、设计文档、测试报告、代码版本说明等编号管理；

行政公文管理：通知、报告、合同、会议纪要等文件的编号与版本控制；

合规文档管理：审计报告、资质证书、培训记录、风险管控文档等编号归档；

跨部门协作：多团队共同参与的文档编号统一与权限隔离。

二、系统操作流程指南

1.系统初始化配置

基础信息设置：登录系统后台，进入“系统管理-基础配置”，填写组织名称（如“科技有限公司”）、文档类型（如“合同”“方案”“报告”等）、默认编号前缀（如“HT”“FA”“BG”）。

用户权限分配：在“用户管理”中创建角色（如“管理员”“文档创建者”“审核人”“查阅者”），分配对应权限（如编号规则配置权、文档创建与提交权、编号审核权、编号查询权）。

2.编号规则自定义配置

规则创建：进入“编号管理-规则配置”，“新增规则”，设置规则名称（如“合同编号规则”）、适用文档类型（勾选“合同”）、编号结构（支持自定义字段，如“年份-部门代码-流水号”，示例“2024-CG-001”）。

参数定义：配置各字段逻辑：

年份：支持自动提取当前年份或手动选择；

部门代码：关联组织架构中的部门编码（如“CG”代表采购部）；

流水号：设置起始值（如“001”）、步长（如“+1”）、位数补全（如“3位不足补零”）。

规则启用：完成配置后“启用”，规则生效后仅适用于对应文档类型。

3.文档创建与编号

新建文档：用户在前端选择对应文档类型（如“采购合同”），进入文档编辑界面，系统自动匹配已启用的编号规则。

编号：

单条：“编号”，系统按规则自动填充编号（如“2024-CG-001”），支持用户手动修改（需备注修改原因，仅管理员有权限）；

批量：文档列表（Excel模板），系统批量按规则编号并关联文档，结果支持核对。

信息填写：补充文档标题、创建人（*某某）、关联项目、关键词等元数据，“提交”，编号状态更新为“待审核”。

4.编号审核与变更管理

审核流程：管理员或审核人收到待审核文档，进入“编号管理-审核列表”，查看编号规则、文档内容及修改备注（若有），通过或驳回（驳回需填写原因，用户可重新提交）。

变更记录：编号审核通过后，如需变更（如流水号错误、部门调整），由提交人发起“编号变更申请”，说明变更原因，经管理员审批后，系统自动记录变更前编号、变更后编号、操作人（*某某）、变更时间，并保留历史编号关联性。

5.编号查询与统计分析

快速检索：用户在前端“编号查询”页面，支持按编号、文档标题、创建人、创建时间等条件组合查询，结果展示文档基本信息及编号状态（如“生效”“变更”“作废”）。

统计分析：管理员进入“数据中心-编号统计”，可查看各文档类型的编号量、部门编号使用频率、编号规则执行情况等报表，支持导出为Excel或PDF格式。

三、核心数据表模板设计

1.文档编号规则配置表

字段名

字段类型

必填

说明

示例值

规则ID

字符串

是

唯一标识

R20240521001

规则名称

字符串

是

用户自定义规则名称

采购合同编号规则

适用文档类型ID

字符串

是

关联文档类型表主键

DOC_TYPE_001

编号结构

字符串

是

支持变量，如{年份}-{部门}-{流水号}

{年}-CG-{流水号}

流水号起始值

整数

是

默认流水号起始

1

流水号步长

整数

是

每次递增值

1

位数补全

整数

否

流水号位数不足时补零位数

3

创建人

字符串

是

系统用户名

*某某

创建时间

日期时间

是

规则创建时间

2024-05-2110:00:00

启用状态

布尔值

是

是否启用（0-禁用，1-启用）

1

2.文档基本信息表

字段名

字段类型

必填

说明

示例值

文档ID

字符串

是

唯一标识

DOC20240521001

文档编号

字符串

是

系统的唯一编号

2024-CG-001

文档标题

字符串

是

文档标题

项目采购合同

文档类型ID

字符串

是

关联文档类型表主键

DOC_TYPE_002

创建人

字符串

是

文档创建人

*某某

创建部门

字符串

是

创建人所属部门

采购部

创建时间

日期时间

是

文档创建时间

2024-05-2111:00:00

审核人

字符串

否

编号审核人

*某某

审核时间

日期时间

否

编号审核时间

2024-05-2114:00:00

编号状态

字符串

是

待审核/生效/变更/作废

生效

关联项目ID

字符串

否

关联项目表主键（可选）

P