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员工奖惩记录管理规范

一、总则

员工奖惩记录管理规范旨在建立系统化、标准化的奖惩记录管理机制，确保奖惩信息的准确性、完整性和保密性，促进企业内部公平公正，提升员工积极性和组织效率。本规范适用于企业全体员工的奖惩行为记录、存储、使用及保密等相关管理活动。

二、奖惩记录管理原则

（一）客观公正原则

奖惩记录应基于事实，避免主观臆断，确保记录内容真实、客观。

（二）及时准确原则

奖惩信息应在事件发生后及时记录，确保记录时间与事件发生时间一致。

（三）保密原则

奖惩记录属于员工个人隐私，未经授权不得外泄或用于非公务目的。

（四）统一管理原则

奖惩记录由人力资源部门统一管理，确保记录格式、存储方式及使用流程标准化。

三、奖惩记录管理流程

（一）记录的发起与审核

1.奖惩事件发生后，直接上级或相关部门应填写《奖惩申请表》，并附相关证明材料。

2.人力资源部门对申请表进行审核，核实事件真实性及记录的合规性。

3.审核通过后，记录录入奖惩管理系统。

（二）记录的存储与分类

1.奖惩记录分为“奖励记录”和“惩戒记录”两类，分别存档。

2.每条记录应包含：员工姓名、部门、事件时间、事件描述、证明材料、处理结果等关键信息。

3.记录存储在人力资源部门的电子档案系统中，设置访问权限，仅授权人员可查看。

（三）记录的使用与查阅

1.奖惩记录主要用于员工绩效评估、晋升、培训分配及违纪处理等场景。

2.查阅需经部门主管及人力资源部门负责人双重审批，并记录查阅目的及时间。

3.未经批准，严禁将记录用于其他用途。

四、奖惩记录的更新与归档

（一）记录的更新

1.奖惩事件如有新证据或情况变化，应及时更新记录内容。

2.更新需经原审核人员重新确认，并标注更新时间及原因。

（二）记录的归档

1.员工离职后，其奖惩记录应完整归档，存档期限为离职后3年。

2.归档文件需进行编号，并注明存储位置及介质（纸质/电子）。

3.人力资源部门定期对归档记录进行检查，确保完整性。

五、注意事项

（一）记录的准确性

1.奖惩描述应具体、清晰，避免模糊或歧义表述。

2.证明材料需与记录内容一一对应，确保可追溯。

（二）系统的维护

1.奖惩管理系统应定期备份，防止数据丢失。

2.人力资源部门应培训相关人员在系统中录入和查询记录的操作规范。

（三）违规处理

1.故意篡改、泄露奖惩记录的员工，将按企业相关规定进行处理。

2.系统操作人员需签署保密协议，违规者将承担相应责任。

一、总则

员工奖惩记录管理规范旨在建立系统化、标准化的奖惩记录管理机制，确保奖惩信息的准确性、完整性和保密性，促进企业内部公平公正，提升员工积极性和组织效率。本规范适用于企业全体员工的奖惩行为记录、存储、使用及保密等相关管理活动。奖惩记录的规范化管理有助于企业建立健康的内部环境，激励先进，鞭策后进，同时为员工的职业发展提供客观依据。

二、奖惩记录管理原则

（一）客观公正原则

奖惩记录应基于事实，避免主观臆断，确保记录内容真实、客观。所有记录必须由直接主管或指定证人签字确认，必要时可辅以录音、录像或监控录像作为佐证。记录的撰写应避免情绪化或带有偏见的语言，应采用中性、陈述性的表达方式。

（二）及时准确原则

奖惩信息应在事件发生后24小时内启动记录流程，确保记录时间与事件发生时间一致。记录内容应准确反映事件经过，不得遗漏关键细节。如需补充信息，应在72小时内完成更新。

（三）保密原则

奖惩记录属于员工个人隐私，未经授权不得外泄或用于非公务目的。人力资源部门应指定专人负责记录的保管，并定期对保管人员进行保密教育。查阅记录需经部门主管及人力资源部门负责人双重审批，并记录查阅目的及时间。

（四）统一管理原则

奖惩记录由人力资源部门统一管理，确保记录格式、存储方式及使用流程标准化。人力资源部门应建立统一的电子档案系统，并制定操作手册，确保所有相关人员熟悉记录流程。

三、奖惩记录管理流程

（一）记录的发起与审核

1.奖惩事件发生后，直接上级或相关部门应填写《奖惩申请表》，并附相关证明材料。证明材料应包括但不限于：

(1)书面陈述（包括事件经过、当事人描述等）

(2)相关证据（如照片、视频、第三方证人证言等）

(3)当事人签字确认的《事件说明》

2.人力资源部门对申请表进行审核，核实事件真实性及记录的合规性。审核内容包括：

(1)事件描述是否清晰、具体

(2)证明材料是否齐全、有效

(3)处理建议是否符合企业相关规定

3.审核通过后，记录录入奖惩管理系统。录入时需确保以下信息准确无误：

(1)员工基本信息（姓名、部门、职位、入职日期等）

(2)事件基本信息（事件时间、地点、涉及人员、事件描述等）

(3)处理结果（奖励类型、惩戒等级、执行期限等）

（二）记录的存储与分类

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