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行政文件归档与档案管理标准化模板

一、适用范围与应用场景

本模板适用于各类企业、事业单位、机关及社会组织的行政文件归档与档案管理工作，覆盖日常办公、项目运作、年度总结等多场景下的文件处理需求。具体应用场景包括：

年度文件归档：每年末对全年形成的行政类文件（如通知、报告、会议纪要、合同等）进行系统性整理归档；

专项档案管理：针对重点项目、审计检查、资质认证等专项工作形成的文件，按独立档案单元进行归档；

日常文件处理：对日常工作中形成的即时性文件（如请示、批复、函件等）进行及时分类与暂存，保证文件流转可追溯；

历史档案清理：对存量档案进行梳理、鉴定与数字化转换，优化档案存储结构，提升管理效率。

二、标准化操作流程

（一）文件收集与分类：明确范围，规范归类

文件收集

收集范围：涵盖本单位在行政管理活动中形成的具有保存价值的各类文件，包括但不限于：上级单位发文、本单位发文、会议材料、合同协议、规章制度、人事任免、财务凭证、审计报告、项目资料等。

收集责任：各业务部门指定专人（如部门助理）作为文件收集责任人，于文件形成后3个工作日内提交至档案管理部门；档案管理部门定期（如每月末）对各部门文件收集情况进行督查，保证无遗漏。

文件分类

一级分类：按文件来源分为“上级文件”“本单位文件”“外单位来文”三大类。

二级分类：在一级分类基础上，按文件性质细分（如“本单位文件”可分为“综合管理”“人力资源”“财务管理”“项目管理”等）。

三级分类：按文件类型或年度进一步细分（如“综合管理”类下分为“通知”“报告”“会议纪要”等，或直接按年度分类）。

（二）档案整理与编目：系统梳理，规范著录

文件排序与检查

对收集的文件按“文号+形成日期”排序，检查文件是否齐全（如附件是否缺失、签批手续是否完备），对不完整文件及时补充（如联系经办人补签）。

文件装订与编号

装订要求：对纸质文件采用左侧装订（超过页数的文件加装封面、封底，使用棉线装订，避免金属订书钉锈蚀损坏文件）；对电子文件按“件”整理，去除病毒后统一存储格式（如PDF）。

档号编制：采用“分类号+年度+流水号”规则（如“本单位-综合管理-2023-001”），其中“分类号”对应二级分类代码（如“综合管理”为“Z”），流水号按文件形成顺序从001开始连续编制。

档案著录与登记

按《档案著录规则》填写《档案目录表》，著录项包括：档号、文件题名、责任者（发文部门或个人）、形成日期、页数、保管期限、存放位置、备注等（详见“核心工具表格模板”）。

著录完成后，将档案信息录入档案管理系统（如OA系统或专业档案管理软件），实现电子化检索。

（三）档案保管与存储：安全存储，规范管理

入库登记

档案管理员将整理完毕的档案（纸质+电子）登记入《档案入库登记表》，记录档案名称、档号、入库日期、数量、经手人等信息，保证账物相符。

存储环境要求

纸质档案：存放于专用档案柜，库房保持温度14-24℃、湿度45%-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗设备（如灭火器、温湿度计、防虫药剂），定期（每季度）检查存储环境。

电子档案：存储于专用服务器或云端，定期（每月）进行备份（异地备份+本地备份），备份数据至少保留2份，防止数据丢失。

档案保管期限划分

依据《档案保管期限表》，结合文件价值划分保管期限，分为“永久”（如单位发展规划、重要人事任免）、“30年”（如年度工作总结、财务凭证）、“10年”（如日常通知、会议记录）三类，并在档案著录时明确标注。

（四）档案利用与销毁：规范流程，责任到人

档案借阅

内部人员借阅档案需填写《档案借阅登记表》，注明借阅人、部门、借阅档案名称及档号、借阅事由、归还日期，经部门负责人审批后，档案管理员方可提供档案；借阅期限不超过15天，到期需续借的需重新申请。

外单位借阅档案需持单位介绍信，经本单位分管领导（如分管行政副总）批准后，方可查阅，且原则上不借出原件，特殊情况需经最高负责人（如总经理）签字同意。

档案归还与检查

档案归还时，管理员需检查档案是否完好（如有无涂改、缺页），确认无误后注销借阅记录；对损坏或丢失的档案，按《档案管理规定》追究借阅人责任。

档案销毁

对保管期限届满的档案，由档案管理部门会同业务部门、审计部门组成鉴定小组（如档案管理员、人力资源部经理、审计主管）进行鉴定，确认无继续保存价值后，填写《档案销毁审批表》，经分管领导审批后，方可销毁。

销毁过程需两人以上监销，纸质档案采用碎纸机销毁，电子档案进行彻底删除（低级格式化），并填写《档案销毁记录表》存档备查。

三、核心工具表格模板

表1：文件归档清单（年度/专项）

序号

文件名称

文号

形成部门

形成日期

页数

保管期限

存放位置

备注（如附件数量）

1

2023年度工作总结

办发202305号

办公室

2023-12-20

15

永久

A