胖来超市防损全册实用手册.docVIP

第五章稽核控制

收货稽核

收货稽核员工作职责

1、对物流收货单据进行稽核。具体包含：出库单、订单复印件、订单交接表、订单验收单、定货验收单交接表、入库单、出库单等。

A、每一笔订单收货是否按规定填制单据，如有积压或事后补制应查明因素。

B、检验物流收货部单据无有漏掉，错误以及各项数字的计算是否对的。

C、应加盖的公章编号等手续是否齐备，关于人员签字是否齐全。

Ｄ、各种单据收货编号是否连贯,有无重编,缺号现象，装订是否完备。

Ｅ、各种单据的保存方法及放置地点是否完善,是否已登或汇总。

2、对防损部收货验收单据的汇总进行稽核，检验本部门收货验收与物流收货部单据是否一致，如有不符,应查明因素。

电脑系统中录入的内容进行核查。

A、电脑系统中的数据与单据汇总表进行查对，每曰录入的数据，是否与需录入的单据一致。

Ｂ、对仓库进行查对，与电脑系统进行盘查。

C、监督各收货口是否建立严格验收收货制度。

采购稽核

防损部采购稽核员职责

1、岗位阐明

具备条件:（１)具备采购知识;（2）具备现场判断分析能力;（3)具备计算机操作能力，大专以上学历；（4)较强的防损意识。

编制:采购稽核员编制属于防损部,报告上级为防损主管，级别为副主管,由防损部经理领导。

2、工作职责：

新品采购阶段和供应洽谈

A、与采购员联络,掌握需引进商品的供应商资料，解释公司关于防损规定,对供应商作防损方面的规定，签字反贿赂协议。

B、参加谈判组与供应商的洽谈。

Ｃ、掌握供应商的资料

Ｄ、审核供应商所报的供货价及交易条件,进行市场调查及与其余超市比较。

Ｅ、审核采购员与供应商洽谈关系是否正常

F、提交审核报告,交部门经理

3、平常工作：

A、供应商访谈

经常性访谈供应商，了解进货价格，结帐情况及采购的关系，收集供应商对采购员的看法。

Ｂ、稽核商品

设立单品的销售数量,库存,结款金额的PＨ值即在电脑数据中设立防损商品数据，进行追踪，分析差异,进行市调，并查明因素,从而了解该商品的进货渠道是否正常。

C、法律控制

依法制订保障公司与供应商正常关系的防损规定,并向供应商解释宣传，对供应商派驻我公司工作的业务员促销员进行防损培训与审查,并对违规人员（包含内部采购人员）进行解决。

D定时报告与审计制度

对重点商品品项的供应商和其商品进价,销售,库存，结帐及协议执行等情况进行审计,定时报告。

4、工作意义

防损稽核人员参加采购部工作，因为是分属两个部门,具备相对独立性,加强监督，形成良好的监督体制,达成对采购全程的监控。

稽核员相对独立的工作条件有利于供应商投诉，反映情况,也有利于采购人员反映情况。

对供应商采购都起到一定的震慑防范作用，保证采购工作的正常进行。

采购稽核员工作流程

采购稽核员給供应商简介防损政策

签定反贿赂协议书

第一阶段查看《超市报价单》及《供应商情况一览表》

《供应商洽谈情况登记表》（采购提供）

填写《稽核谈话登记表》

《反贿赂协议签定登记汇总表》

依照第一阶段情况拟定重点供应商：

与重点供应商洽谈

填写:《稽核谈话登记表》第二阶段

《重点供应商登记汇总表》

依照市场情况填写:

《重点供应商稽核市调汇总表》

《重点供应商商品经营审批单》《重点供应商促销商品审核表》

稽核员依照协议员提供情况提出审核意见填写:

《超市购（代)销协议审批单》第三阶段

报防损部经理

超市供应商洽谈情况登记表(3）

供应商名称:

序号

洽谈内容

洽谈情况

1

销售分析

1.

2.

3.

2

利润回忆

１.

2.

3.

3

促销活动

1.

２.

3.

4

供货情况

１.

2.

3.

5

送货

1.

2.

3．

6

价格分析

1.

2.

３.

7

付款方式

１.

2.

３．

８

关于新品

1.

2.

３．

９

市场信息

1．

2.

３．

１０

季节性销售计划

１.

２.

3.

１1

同行竞争情况

1.

2．

3.

12

其余

１．

2.

3.

防损部稽核谈话登记表（4)随表附件

厂商名称：电话:

厂商地址:联络人：

简介防损政策

防损的简介

反贿赂的规定

反贿赂的解决

资信证件

1)营业执照()2）税务登记证(）3）卫生许可证（)4）商品质量认可（)5）质量抽检报告（）6）进疆许可证(）7)安全许可证（）8)商品注册证（)９)代理(经销)授权证实()10)外资公司注册证实()

其余:

谈话

记录

对反贿赂协议的看法

列为重点供应商的因素

备注

采购员：记录人：