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办公用品公司数据管理办法

一、总则

1.目的

为规范办公用品公司的数据管理，确保数据的准确性、完整性、安全性和可用性，提高数据的利用价值，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于办公用品公司内所有部门和员工在业务活动中产生、收集、存储、使用、共享和销毁的数据。

二、数据分类与分级

1.数据分类

（1）业务数据：包括销售数据、采购数据、库存数据、客户数据等与公司业务直接相关的数据。

（2）财务数据：包括财务报表、预算数据、成本数据等财务相关的数据。

（3）管理数据：包括人力资源数据、行政数据、绩效数据等公司管理方面的数据。

2.数据分级

（1）机密级：涉及公司核心商业秘密和敏感信息的数据，如重大商业谈判方案、核心技术资料等。

（2）秘密级：涉及公司重要业务和管理信息的数据，如客户名单、销售策略等。

（3）内部级：公司内部使用的数据，不涉及商业秘密，但需要一定的管理和控制，如员工考勤数据、部门工作报表等。

三、数据管理职责

1.数据所有者

（1）确定数据的分类和分级。

（2）负责数据的准确性、完整性和可用性。

（3）审批数据的使用和共享请求。

2.数据管理员

（1）制定和执行数据管理策略和流程。

（2）负责数据的存储、备份和恢复。

（3）监督数据的使用和共享，确保符合规定。

（4）组织数据的清理和销毁工作。

3.数据使用者

（1）按照规定的流程申请和使用数据。

（2）确保使用数据的合法性和安全性。

（3）及时反馈数据使用中发现的问题。

四、数据收集与存储

1.数据收集

（1）数据收集应遵循合法、准确、完整的原则。

（2）明确数据收集的来源、方式和责任人。

（3）对收集到的数据进行初步审核，确保数据的质量。

2.数据存储

（1）根据数据的分类和分级，选择合适的存储介质和方式。

（2）建立数据存储目录和索引，方便数据的查找和管理。

（3）定期对存储的数据进行备份，确保数据的安全性。

五、数据使用与共享

1.数据使用

（1）数据使用者应根据业务需要，按照规定的流程申请使用数据。

（2）在使用数据过程中，应严格遵守数据的保密规定，不得将数据用于非法目的或泄露给无关人员。

（3）使用完毕后，应及时清理和销毁不必要的数据副本。

2.数据共享

（1）数据共享应在确保数据安全的前提下进行，遵循最小化原则，即只共享必要的数据。

（2）数据共享需经过数据所有者的审批，并签订数据共享协议。

（3）共享数据的接收方应承担与数据提供方相同的数据管理责任。

六、数据安全管理

1.访问控制

（1）根据数据的分类和分级，设置不同的访问权限。

（2）采用身份认证、授权管理等技术手段，确保只有合法用户能够访问数据。

2.数据加密

对机密级和秘密级数据进行加密存储和传输，确保数据的安全性。

3.安全审计

定期对数据的访问和使用情况进行审计，发现安全隐患及时整改。

七、数据清理与销毁

1.数据清理

（1）定期对过期、无效的数据进行清理，释放存储空间。

（2）在清理数据前，应进行备份，以防误删重要数据。

2.数据销毁

（1）对于不再需要的数据，应按照规定的流程进行销毁。

（2）采用安全可靠的销毁方式，如物理销毁、数据擦除等，确保数据无法恢复。

八、附则

1.本办法由办公用品公司数据管理部门负责解释和修订。

2.本办法自发布之日起施行。