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费用申请审批流程标准模板

一、适用范围与常见应用场景

本模板适用于公司内部各类费用的申请与审批管理，覆盖日常运营、项目执行、专项支出等多场景，具体包括但不限于：

日常运营费用：办公用品采购、通讯费、交通费、差旅费、业务招待费等；

项目专项费用：研发项目投入、市场推广活动、客户维护支出、设备采购与维护等；

特殊支出费用：紧急采购、突发维修、公益活动赞助等需临时审批的费用；

其他合规性支出：符合公司财务制度及国家法律法规的其他费用类型。

二、费用申请审批全流程操作指南

（一）申请前准备阶段

明确费用性质与依据

申请人需根据实际业务需求，确定费用类型（如“差旅费”“办公采购费”等），并确认费用支出的必要性（如是否有替代方案、是否符合预算规划等）。

收集与整理附件材料

根据费用类型准备完整附件，包括但不限于：

采购类：供应商报价单、采购合同（或订单）、验收单；

差旅类：出差申请单、行程单（含交通/住宿凭证）、会议/培训通知；

招待类：招待事由说明、参与人员名单、消费明细；

其他：费用预算审批表、发票（或合规收据）等。

注：附件需原件或清晰扫描件，保证信息与申请内容一致。

（二）填写《费用申请审批表》

登录公司OA系统或纸质模板，逐项填写基础信息，包括：

申请人姓名、所属部门、联系方式、申请日期；

费用归属项目（如涉及）、费用所属期间；

费用总金额（大写+小写）、预算金额（如有）、超预算说明（如适用）。

逐项填写费用明细，需列明：

费用项目名称（如“北京-上海往返机票”“办公用品采购”等）；

单价、数量、金额（分项合计需与总金额一致）；

费用用途说明（简述支出目的，如“参加行业展会采购展物料”）；

对应附件名称及数量（如“附件1：采购合同1份，附件2：发票1张”）。

填写完毕后检查信息完整性，保证无漏填、错填，签字确认（纸质版需手写签字，电子版需电子签章）。

（三）部门负责人初审

申请人将填写完整的《费用申请审批表》及附件提交至直属部门负责人（如部门经理/主管）。

部门负责人需重点审核：

费用支出的必要性（是否符合部门年度工作计划、是否为必需支出）；

费用金额的合理性（是否与市场公允价匹配、是否超部门预算）；

附件材料的完整性（是否齐全、是否与申请内容相符）。

审核通过：在“部门负责人审核”栏签字确认，并注明审核意见（如“同意，按流程提交财务复核”）；审核不通过：注明驳回原因（如“超预算，需补充说明”“附件缺失，需补充合同”），退回申请人修改。

（四）财务部门复核

部门负责人初审通过后，提交至财务部门（对接人：财务主管*）。

财务部门重点复核：

合规性：费用类型是否符合公司财务制度规定（如招待费是否超标、差旅费是否符合标准）；

准确性：金额计算是否正确、大小写是否一致、发票/收据是否合规（如发票抬头、税号是否正确，有无过期发票）；

预算匹配度：是否在项目/部门预算额度内，超预算部分是否有合理审批依据。

复核通过：在“财务复核”栏签字确认，并注明复核意见；复核不通过：注明具体问题（如“发票抬头错误，请更换”“招待费超标准20%，需缩减金额”），退回申请人或部门负责人处理。

（五）分级审批决策

根据费用金额分级，由不同层级领导审批（具体标准以公司最新《财务管理制度》为准，示例标准如下）：

小额费用（≤5000元）：由分管领导（如总监*）审批，在“分管领导审批”栏签字；

大额费用（5000元-50000元）：由分管领导审批后，提交至总经理*审批，在“总经理审批”栏签字；

重大费用（＞50000元）：需经总经理办公会集体审议，会议决议作为审批依据，在“总经理办公会意见”栏记录决议结果。

注：审批人需在3个工作日内完成审批，逾期未审批视为默认通过（紧急费用可启动“绿色通道”，优先处理）。

（六）审批结果反馈与执行

审批通过：

财务部门将审批完成的《费用申请审批表》反馈至申请人，同步告知“可开展业务/提交付款申请”；

申请人根据审批结果执行费用支出（如与供应商签订合同、预订差旅等），并保证实际支出与申请内容一致（如遇特殊情况需调整，需重新提交申请）。

审批不通过：

财务部门或审批部门将不通过原因及修改建议反馈至申请人，申请人需在2个工作日内完成修改并重新提交申请。

（七）费用支付与资料归档

支付申请：费用支出完成后，申请人凭审批通过的《费用申请审批表》、合规发票/收据及其他附件，提交至财务部门申请付款。

财务支付：财务部门核对“申请-审批-发票-支付”一致性无误后，按公司付款流程安排支付（如银行转账、备用金报销等）。

资料归档：财务部门在支付完成后，将《费用申请审批表》、发票、合同等所有附件整理归档，保存期限不少于5年（电子档同步存档备查）。

三、费用申请审批标准模板（表格）

《费用申请审批表》

申请基本信息

申请单号

（由系统自动或手动填写）

申