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项目团队会议记录与决策跟踪模板
一、模板概述
本模板旨在规范项目团队会议流程，保证会议信息完整记录、决策事项清晰明确、执行责任落实到人，通过系统化的记录与跟踪机制，提升团队协作效率，避免信息遗漏或责任推诿，适用于各类项目型团队的常规会议及专项决策场景。
二、适用场景
本模板可广泛应用于以下项目团队会议场景，帮助团队实现会议目标与执行闭环：
项目启动会：明确项目目标、范围、分工及关键里程碑，记录各方共识与风险预案。
周/月度例会：同步项目进度、复盘阶段成果、讨论当前问题并制定解决措施，跟踪上次会议决策执行情况。
问题解决会：针对项目推进中的突发问题或瓶颈（如技术难点、资源冲突），组织专项讨论并形成决策方案。
阶段评审会：评审项目阶段成果（如原型设计、测试报告），确认是否进入下一阶段，记录改进项与验收标准。
项目总结会：复盘项目全周期成果、经验教训，归档重要决策与过程资料，为后续项目提供参考。
三、操作流程指南
（一）会前准备
明确会议目标：会议组织者（如项目经理*）需提前确认会议核心目标（如“确定需求优先级”“解决模块技术选型问题”），避免讨论偏离主题。
确定参会人员：根据会议目标列出必要参会人（如产品负责人、开发组长、测试工程师*等），提前发送会议通知，明确会议时间、地点（或线上会议）、议程及需提前准备的资料（如项目进度报表、问题清单）。
准备会议资料：整理上次会议的《决策跟踪表》，同步未关闭的决议事项执行情况；收集本次会议需讨论的背景资料（如需求文档、数据报表），提前分发至参会人。
（二）会中记录
填写会议基本信息：在《会议记录表》中记录会议名称、日期、时间、地点/线上、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、会议主题，保证基础信息完整。
按议程记录讨论内容：根据会议议程逐项记录讨论要点，包括：
各参会人的核心观点（标注发言者，如“产品负责人*提出：用户侧需优先完成A功能”）；
存在的分歧点及讨论结论（如“开发组长*建议采用技术方案X，经讨论一致同意”）；
关键数据或决策依据（如“根据用户调研数据，70%用户需求集中在B模块，优先级定为最高”）。
明确决议事项：对会议达成的决策进行单独记录，需包含：
决策编号（按“日期-序号”格式，如01”）；
决策描述（具体、可执行，避免模糊表述，如“由开发组长*负责完成模块接口开发，而非‘尽快完成开发’”）；
责任人（明确到具体人，如“测试工程师*负责制定测试用例”）；
计划完成时间（精确到日期，如“2023年11月30日前”）；
交付物（如“接口文档、测试用例表”）。
（三）会后整理与分发
核对与补充记录：会议结束后24小时内，记录人需根据会议录音（如有）及参会人反馈，核对会议记录的准确性，补充遗漏的关键信息，保证讨论内容、决议事项无偏差。
审批与分发：记录人将整理后的会议记录提交主持人（如项目经理）审核，确认无误后，在1个工作日内分发给所有参会人及相关干系人（如项目发起人），并同步抄送至项目文档库。
更新决策跟踪表：将本次会议新增的决议事项录入《决策跟踪表》，标注“未开始”状态，并与上次会议未关闭的决议项合并，形成完整的决策清单。
（四）决策跟踪与更新
责任人与执行：各决议责任人需按照计划时间推进执行，过程中若遇风险需及时向主持人反馈（如“开发组长*反馈：接口开发因第三方依赖延迟，需延期至12月5日”）。
定期跟踪更新：
日常更新：责任人完成决议后，在《决策跟踪表》中更新“实际完成时间”“交付物”及状态（“已完成”）；若延期，需注明原因及新完成时间。
会议同步：在后续周/月度例会中，主持人需优先回顾《决策跟踪表》，逐项通报决议执行情况，对未按时完成的事项分析原因并制定补救措施。
闭环管理：决议事项完成后，需由相关干系人（如产品负责人*）验收交付物，并在《决策跟踪表》中签字确认，保证“决策-执行-验收”全流程闭环。
（五）归档与复盘
文档归档：项目结束后，将本次项目的所有会议记录表、决策跟踪表、会议纪要等资料整理归档至项目文档库，按“项目名称-会议日期-文档类型”分类存储，便于后续查阅。
经验复盘：在项目总结会中，结合《决策跟踪表》分析决策执行效率（如“延期率高的决议类型多为跨部门协作项，后续需加强沟通机制”），总结经验教训，优化团队协作流程。
四、核心模板内容
（一）会议记录表
会议基本信息
会议名称
项目需求评审会
会议日期
2023年11月20日
会议时间
14:00-16:00
会议地点/线上
3楼会议室/腾讯会议（会议号：X）
主持人
项目经理*
记录人
产品助理*
参会人员
产品负责人、开发组长、前端工程师、测试工程师、UI设计师*
缺席人员及原因
后端工程师*（因客户拜访请假）
会议主题
确定V1.2版本需求优先级及UI设计方案
会议议程与讨
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