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采购流程及供应商选择决策辅助工具应用指南

一、工具适用场景与核心价值

在企业运营中，采购活动涉及成本控制、供应链稳定性及产品质量等多重风险。本工具适用于以下场景：

常规物料采购：如生产原料、办公用品、IT设备等标准化物资的供应商选择；

项目采购：如工程外包、服务采购等非标准化需求的供应商筛选；

供应商年度评估：对现有合作供应商的履约表现进行复盘与分级；

跨部门协同采购：需技术、财务、业务等多部门共同参与的复杂采购决策。

通过结构化流程与量化评分，本工具可帮助采购团队规范决策过程，减少主观判断偏差，保证供应商选择的“合规性、经济性、可靠性”三原则落地。

二、采购流程及供应商选择操作详解

（一）阶段一：需求确认与采购计划制定

目标：明确采购需求边界，避免需求模糊导致的后续争议。

操作步骤：

需求提报：由需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求申请表》，注明物料名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、预算上限及使用场景，部门负责人*签字确认。

需求评审：采购部门组织技术、财务、法务等部门召开需求评审会，重点核查需求的合理性（如规格是否冗余）、预算匹配度及合规性（如是否涉及独家采购），形成《需求评审纪要》。

采购计划输出：根据评审结果，采购部门制定《采购计划》，明确采购方式（公开招标/邀请招标/询价/单一来源等）、时间节点及责任分工。

（二）阶段二：供应商寻源与资质初筛

目标：建立合格供应商池，保证候选方具备基本履约能力。

操作步骤：

寻源渠道：通过行业平台（如中国招投标公共服务平台）、供应商自荐、行业协会推荐、现有合作供应商转介绍等多渠道收集潜在供应商信息，记录《供应商寻源记录表》。

资质预审：要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO9001、行业生产许可证）、近三年类似业绩合同、财务报表（资产负债表、利润表）等文件，采购部门核验原件并留存复印件，形成《供应商资质预审表》。

初筛标准：剔除不符合基本条件的供应商（如资质过期、业绩造假、经营异常），保留3-5家候选方进入下一阶段。

（三）阶段三：供应商详细评估与量化打分

目标：通过多维度量化分析，筛选出综合最优供应商。

操作步骤：

信息收集：向候选供应商发放《供应商调研问卷》，内容包括生产产能、质量管控流程、研发能力、售后服务体系、价格构成（原材料成本、加工费、税费等）、付款周期等。

现场考察（可选）：对金额较大或关键物料采购，组织技术、质量部门赴供应商生产基地进行现场考察，重点核查生产设备、工艺流程、仓储管理、员工素质等，形成《现场考察报告》。

量化打分：成立评估小组（采购、技术、质量、财务代表各1名），采用加权评分法对供应商进行打分，评分维度及权重参考下表：

评估维度

权重

评分标准（10分制）

价格竞争力

30%

最低报价得10分，每高于最低报价1%扣0.5分，扣完为止

质量保证能力

25%

体系认证（5分）、检测设备（3分）、不良品率控制（4分）、客户投诉率（3分）

履约能力

20%

产能匹配度（5分）、准时交付率（5分）、应急响应速度（5分）、合同履约率（5分）

服务与支持

15%

售后响应时间（5分）、技术培训支持（5分）、问题解决效率（5分）

合作稳定性

10%

企业成立年限（3分）、财务状况（3分）、行业口碑（4分）

汇总排名：计算各供应商综合得分（∑单项得分×权重），按得分高低排序，形成《供应商评估汇总表》。

（四）阶段四：谈判与合同签订

目标：明确合作细节，规避履约风险。

操作步骤：

商务谈判：优先与排名第一的供应商进行谈判，围绕价格、交付周期、付款方式、违约责任、质量异议处理条款等达成一致，形成《谈判纪要》。

合同评审：法务部门审核合同条款，保证符合《民法典》《招标投标法》等法规要求，重点核查标的物描述、验收标准、争议解决方式等，出具《合同评审意见书》。

合同签订：双方法定代表人或授权代表签字盖章，合同正本交采购部门、财务部门、需求部门存档，副本抄送供应商。

（五）阶段五：履约跟踪与供应商绩效评估

目标：保证采购执行到位，建立供应商动态管理机制。

操作步骤：

履约跟踪：采购部门按合同约定跟踪供应商生产进度、发货物流信息，需求部门在收到货物后3个工作日内完成验收，填写《到货验收单》（注明数量、质量、外观等）。

绩效评估：每季度或每年度，根据供应商的准时交付率、质量合格率、价格稳定性、服务响应速度等指标，参照《供应商绩效评估表》进行评分，划分A（优秀）、B（良好）、C（合格）、D（不合格）四个等级。

结果应用：对A级供应商优先续约、增加订单份额；对C级供应商约谈整改；对D级供应商终止合作，并从合格供应商池中剔除。

三、采购决策辅助表模板

（一）供应商资质预审表

供应商名称

统一社会信用代码

联系人

联系电话

注册地址

经营范围

注册资本

成立年限

提供资质清