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学校综合办公室制度监督

**一、概述**

学校综合办公室作为学校日常管理的核心部门，其工作涉及行政事务、资源协调、信息传达等多个方面。为确保办公室工作的高效、规范与透明，建立健全的制度监督机制至关重要。本制度旨在明确监督内容、方法与责任，保障办公室各项工作依法依规、有序开展。

**二、监督内容**

**(一)日常工作监督**

1.**文件管理**：监督文件收发、登记、传阅、归档等流程是否规范，确保文件流转时效性与安全性。

2.**会议管理**：检查会议通知、记录、决议落实情况，确保会议效果与效率。

3.**印章使用**：监督印章保管、借用、使用审批流程，防止违规使用。

4.**接待工作**：评估接待流程是否规范，服务态度是否达标。

**(二)资源管理监督**

1.**办公用品采购**：监督采购流程是否合规，是否存在浪费或滥用现象。

2.**办公设备维护**：检查设备报修、保养记录，确保设备正常运行。

3.**固定资产管理**：监督资产登记、调拨、报废等环节的规范性。

**(三)信息化管理监督**

1.**信息系统使用**：检查办公系统登录、权限分配是否合理，数据安全是否达标。

2.**信息发布审核**：监督对外发布信息的真实性、合规性。

**三、监督方法**

**(一)日常检查**

1.**定期巡查**：综合办公室负责人每周组织一次内部巡查，核对制度执行情况。

2.**抽查记录**：随机抽查文件归档、会议记录等，确保流程完整。

**(二)考核评估**

1.**绩效考核**：每季度对办公室人员工作完成度、制度遵守情况开展考核。

2.**满意度调查**：通过问卷调查或访谈，收集师生对办公室服务的反馈。

**(三)投诉处理**

1.**设立监督渠道**：公布投诉电话或邮箱，及时受理意见建议。

2.**问题整改**：对发现的问题限期整改，并跟踪落实情况。

**四、责任落实**

**(一)主体责任**

综合办公室负责人对制度监督工作负总责，确保各项监督措施有效实施。

**(二)人员责任**

办公室工作人员需严格遵守制度，配合监督工作，对违规行为及时报告。

**(三)监督小组**

成立由学校相关领导组成的监督小组，每半年开展一次专项检查，并将结果纳入部门评优。

**五、附则**

本制度自发布之日起实施，由综合办公室负责解释。监督结果将作为优化制度的重要依据。

**三、监督方法（续）**

**(一)日常检查**

1.**定期巡查**：

(1)综合办公室负责人需每周组织一次内部巡查，巡查前制定详细路线表，明确检查重点（如文件归档、印章保管、办公环境等）。

(2)巡查时采用“看、问、查”相结合的方式：

-**看**：现场查看文件是否分类整齐、印章是否锁在保险柜内、办公设备是否整洁；

(3)**问**：随机询问工作人员当日制度执行情况，如“今日是否收到XX文件？”“印章今日是否使用？”；

(4)**查**：调取系统记录或台账，核对审批流程是否完整（如办公用品采购是否经过采购申请、审批、入库等环节）。

2.**抽查记录**：

(1)每月随机抽取10%-15%的文件记录进行复查，重点检查红头文件、会议纪要、重要通知的流转情况；

(2)对发现的问题制作《问题清单》，明确整改责任人及期限（一般不超过3个工作日），整改后需签字确认并存档。

**(二)考核评估**

1.**绩效考核**：

(1)绩效考核采用“百分制”，分为基础项（占比60%）和加分项（占比40%）：

-**基础项**包括：文件处理及时率（≥95%）、印章使用准确率（100%）、接待服务满意度（≥90%）；

(2)**加分项**包括：提出合理化建议被采纳、协助其他部门高效完成工作等；

(2)考核结果分为“优秀”（85分以上）、“良好”（70-84分）、“待改进”（70分以下），与年度评优挂钩。

2.**满意度调查**：

(1)每学期通过线上问卷或线下访谈收集师生反馈，问卷需包含10个核心问题（如“文件复印是否及时？”“接待人员态度是否友善？”），匿名填写；

(2)对低分项进行原因分析，如复印等待时间长可能是设备不足或流程繁琐，需提出改进方案（如增加复印机、优化排队系统）。

**(三)投诉处理**

1.**设立监督渠道**：

(1)在学校官网、公告栏公示投诉邮箱（如office@）和投诉电话（如12345），明确受理范围（仅限办公室服务相关问题）；

(2)设置“投诉登记簿”，记录投诉时间、内容、处理进展，每月汇总分析高频问题。

2.**问题整改**：

(1)对于投诉，需在2个工作日内响应，7个工作日内给出初步解决方案；

(2)复杂问题（如系统故障）需制定阶段性措施（如临时人工登记），并明确最终解决