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人事档案管理实务规范

一、引言

人事档案作为记录个人政治思想、道德品行、学习工作经历、专业素养、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的重要载体，是组织人事工作不可或缺的基础性资料。科学规范地管理人事档案，不仅是维护员工个人权益的基本保障，更是单位高效开展人力资源管理、进行科学决策的重要依据。本规范旨在结合人事档案管理的实际操作需求，明确管理流程中的关键节点与具体要求，以期提升档案管理工作的标准化与精细化水平，确保档案材料的真实、完整、安全与有效利用。

二、档案管理的基本原则

人事档案管理工作应严格遵循以下原则：

档案内容必须真实反映个人实际情况，严禁任何形式的虚构、篡改或隐瞒。归档材料需经过严格审核，确保其来源可靠、事实准确。同时，档案材料的收集应全面完整，力求涵盖个人经历的各个重要阶段与方面，避免关键信息的缺失。在整个管理过程中，档案的保密性是重中之重，所有接触档案的人员必须恪守职业道德，严守档案纪律，防止档案信息外泄。档案管理还应坚持动态管理原则，及时补充新的材料，更新档案内容，确保档案的时效性与生命力。

三、档案的建立与接收

员工入职后，档案管理部门应及时为其建立人事档案。对于新录（聘）用、调入的员工，档案管理部门需负责接收其原有档案。接收档案时，务必认真核对档案材料的完整性、封装的严密性以及转递手续的合规性。如发现材料短缺、封装破损或手续不全等问题，应立即与原档案管理单位联系核实，并做好记录，及时补齐或处理。新建立的档案，应按照规定的项目准确填写员工的基本信息，并为其分配唯一的档案编号，以便于后续管理与检索。

四、档案材料的收集与归档

档案材料的收集归档是档案管理的核心环节之一，应做到及时、准确、规范。

收集范围应包括：员工的履历材料；鉴定考核、考察材料；学历学位、专业技术职务、学术评议、职业资格等材料；政治历史情况审查材料；党团材料；奖励材料；处分材料；招录聘用、任免、工资、待遇、出国、退（离）休、死亡等材料；以及其他有参考价值的材料。

归档要求：所有归档材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实，字迹清楚，符合归档规格。复印件须注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。材料收集应及时，一般情况下，形成的材料应在一个月内归档。归档时，需对材料进行认真鉴别，对不符合要求的材料，应退回形成单位或个人补充完善。归档材料应按照档案管理规定的顺序进行整理、排序、编目，并装订成册。

五、档案的日常保管与维护

档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设施。档案库房与办公区域应分开设置。

档案存放应科学有序，按照档案编号或姓氏笔画等方式进行排列，便于查找。档案箱、柜应坚固耐用，并做好防尘、防潮处理。

日常维护工作包括：定期对档案进行清点核对，确保账物相符；对破损、褪色的档案材料应及时进行修补、复制；定期检查库房的温湿度，做好记录，并根据需要进行调整；做好防虫、防霉工作，定期投放防虫药剂，并检查效果。同时，应建立档案管理台账，详细记录档案的接收、建立、查阅、转递、销毁等情况。

六、档案的查阅与利用

档案的查阅利用必须严格遵守保密制度和阅档规定，履行必要的审批手续。

查阅权限：因工作需要查阅档案时，须由所在部门提出申请，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅党委管理的干部档案，须报请相关领导批准。公检法等机关因办案需要查阅相关人员档案，应持单位介绍信和办案人员有效证件，经档案管理部门负责人批准。

查阅要求：查阅档案时，必须在指定的阅档室进行。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并办理交接手续。查阅档案时，原则上不得带出阅档室。确因特殊情况需要借出档案的，须经档案管理部门主要负责人批准，严格履行借阅手续，并限期归还。档案材料一般不得复制，因工作确需复制的，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案管理部门印章。

七、档案的转递

员工因调动、辞职、解除劳动合同、开除、退休等原因离开原单位时，其人事档案应及时转递至新的档案接收单位或相关机构。

档案转递应通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递。转递前，档案管理人员应对档案材料进行认真核对、整理，确保材料齐全、准确，并在档案转递通知单上详细填写材料份数、页数等信息。转递时，须由接收单位在回执上签字盖章后存档，以确保档案安全送达。对于暂时无法确定接收单位的档案，应妥善保管，并积极联系相关单位，及时办理转递手续。

八、档案的鉴定与销毁

对于已故人员的档案，应按照规定进行鉴定。具有永久保存价值的，移交档案馆保存；具有定期保存价值的，按规定期限保存后，经批准予以销毁。

档案销毁工作是一项严肃