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会议流程管理与执行跟踪模板
一、会议流程管理与执行跟踪的核心价值
在企业运营中，会议是沟通协作、决策推进的重要载体，但常因流程不规范、责任不明确、跟踪不到位，导致会议效率低下、决策落地困难。本模板通过标准化会议全流程管理（会前筹备、会中执行、会后跟踪）及行动项闭环跟踪，帮助团队明确各环节职责、提升会议决策效率、保证任务按时落地，适用于部门例会、项目推进会、跨部门协调会、战略研讨会等各类会议场景。
二、从筹备到闭环：会议管理全流程操作指南
（一）会前筹备：奠定高效会议基础
明确会议目标与类型
根据会议目的确定类型（决策型、沟通型、汇报型、brainstorm型），例如“项目季度目标决策会”需明确决策事项，“需求评审会”需聚焦方案可行性。
输出《会议目标确认表》，包含核心目标（如“确定Q3项目优先级”）、预期成果（如“输出3个核心项目排期计划”）、参会人员范围（决策层、执行层、支持层）。
确定参会人员与分工
按角色明确核心成员：决策人（总监）、主持人（经理）、记录人（*专员）、议题负责人（各模块负责人）。
提前3天发送《参会确认函》，注明会议时间、地点（或线上会议）、需提前准备的资料（如项目进度报告、方案PPT）。
制定详细会议议程
议程需包含议题顺序、每个议题的负责人、预计时长、讨论重点，例如：
序号
议题
负责人
时长
讨论重点
1
Q2项目复盘
*主管
30分钟
目标达成率、问题分析
2
Q3项目优先级讨论
*经理
40分钟
资源分配、风险评估
3
决策确认与任务分配
*总监
20分钟
明确责任人、完成时限
议程需提前2天同步至所有参会人员，预留反馈调整时间。
准备会议材料与场地
线上会议：提前测试会议软件（如腾讯会议、Zoom），共享屏幕权限、会议录制功能开启提醒。
线下会议：提前预订会议室，确认投影仪、麦克风、白板等设备可用，摆放会议材料（纸质版或电子版共享）。
（二）会中执行：聚焦议题，高效决策
会议开场与目标重申（5-10分钟）
主持人开场，明确会议目标、议程及时长规则（如“每个议题发言不超过3分钟”“避免跑题”）。
记录人分发《会议议程与决策表》（含议题、负责人、讨论要点、决策结果、行动项初稿）。
按议程推进议题讨论
各议题负责人汇报（控制在预定时长内），重点突出数据支撑、问题关键点（如“Q2项目延期原因：需求变更率30%，开发资源不足”）。
参会人员围绕讨论重点发言，主持人引导聚焦（如“关于资源分配问题，我们先聚焦核心项目A，后续再讨论项目B”）。
对决策型议题，采用“提议-讨论-表决”流程，明确决策结果（如“一致同意项目A优先级为最高，资源倾斜70%”）。
关键信息记录与确认
记录人实时记录：讨论要点、决策结果、行动项（任务描述、负责人、完成时限、所需支持）。
每个议题结束后，主持人简要总结结论，参会人员确认记录准确性（如“以上Q3项目优先级决策是否准确？如有异议请提出”）。
会议总结与后续安排（5-10分钟）
主持人总结会议成果（如“本次会议完成3项决策，输出5个行动项”）。
明确会后材料输出要求（如“纪要24小时内发出”“行动项同步至项目管理工具”）。
（三）会后跟踪：闭环管理，保证落地
整理并分发会议纪要
会议结束后2个工作日内，记录人完成《会议纪要与行动项跟踪表》，包含：
会议基本信息（时间、地点、参会人员、缺席人员及原因）
各议题讨论摘要
决策结果汇总
行动项清单（任务描述、负责人、完成时限、当前状态、反馈记录）
纪要经主持人审核后，发送至所有参会人员及相关干系人，抄送部门存档。
行动项跟踪与更新
责任人收到行动项后，1个工作日内确认完成时限及所需支持（如“需*团队协调开发资源，完成时限顺延2天”）。
记录人在项目管理工具（如钉钉待办、飞书多维表格）中创建行动项看板，标注“待执行”“进行中”“已完成”“延期”。
每周五下班前，责任人更新行动项进度（如“完成需求文档初稿，待评审”），记录人同步更新跟踪表。
定期复盘与优化
周会/月会中预留10分钟，回顾行动项完成情况（如“本周5个行动项完成4项，延期1项原因：需求变更”）。
每季度召开会议复盘会，分析会议效率（如“平均会议时长达标率80%，决策落地率70%”），优化流程（如“压缩议题汇报时间，增加决策环节预留时长”）。
三、模板工具包：会议全周期管理表格清单
（一）会议筹备清单表（会前使用）
序号
筹备项目
具体内容
负责人
完成时限
备注（如“已完成”“需协调”）
1
会议目标确认
明确类型、预期成果、参会范围
*经理
会前3天
已输出目标确认表
2
参会人员通知
发送确认函，收集参会反馈
*助理
会前2天
2人请假，已协调替补人员
3
会议议程制定
确定议题顺序、负责人、时长
*主管
会前2天
已同步参会人员，无反馈调整
4
材料与场地准备
准备
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